УЧЕТ ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ И ПР

1. Все оформленные ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР с приложениями, при их наличии, передают в службу технической документации (СТД) предприятия.

Одновременно в СТД передают подлинники, выпущенные в связи с заменой или добавлением листов изменяемых документов, а также вновь введенные или замененные подлинники.

2. При приемке подлинников ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР проверяют:

наличие подписи лица, производящего нормоконтроль;

наличие всех листов этих документов;

наличие вновь выпущенных и замененных документов;

пригодность их для хранения и размножения.

3. Все ИИ, ПИ и ПР, выпускаемые на данном предприятии, подлежат регистрации в книге регистрации извещений об изменении, предварительных извещений и предложений об изменении (далее — книге регистрации), при этом на всех листах ИИ, ПИ и ПРи приложениях к ним проставляют обозначение по книге регистрации. В проектах подлинников документов, прикладываемых к ПР в соответствии с п. 4 приложения 7, обозначение ПР не проставляют.

4. На одном экземпляре копий ИИ и ПИ на лицевой стороне всех листов ставят штамп «Контрольный экземпляр».

5. На основании ИИ и ПИ вносят все связанные с ними изменения учетных данныхв инвентарную книгу подлинников и карточки учета документов в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501.

6. Ведение книги регистрации

6.1. Книга регистрации предназначена для регистрации ИИ, ПИ и ПР и ведетсяв пределах предприятия.

6.2. Книга регистрации ведется по форме 4.

6.3. Книги регистрации ИИ, ПИ и ПР ведут, как правило, отдельно для конструкторских и технологических документов. Допускается вести одну книгу регистрации для конструкторских и технологических документов.

6.4. ИИ, ПИ и ПР регистрируют в отдельных книгах, при этом книги регистрации ведут отдельно для документов, выпущенных данным предприятием и полученных от других предприятий.

6.5. В книге регистрации указывают:

в графе «Дата» — дату поступления ИИ, ПИ или ПР в СТД предприятия;

в графе «Кем выпущен»: для ИИ, ПИ и ПР данного предприятия — код (номер) или краткое наименование подразделения, выпустившего их; для ИИ и ПИ других предприятий — номер или краткое наименование подразделения, ответственного на данном предприятии за изготовление и учет изделий;

Форма 4

Книга регистрации извещений, предварительных извещений и предложений об изменении

в графе «Сдано в СТД» — подпись сотрудника СТД, принявшего ИИ, ПИ и ПР и дату их получения;

в графе «Примечание» — различные отметки; например: для срочного ИИ — время принятия ИИ в СТД, для ПИ — ссылку на обозначение ИИ, которым погашено ПИ, и т. д. В данной графе для ИИ и ПИ указывается, что оно действует соответственно с ДИ и ДПИ;

графы «Номер изменения», «Код изменения» и «Срок изменения» заполняют так же, как соответствующие графы ИИ;

остальные графы заполняют в соответствии с их наименованиями.

7. Лист учета извещения и предварительного извещения.

7.1. Лист учета извещения и предварительного извещения (далее — лист учета) предназначается для учета рассылки копий ИИ или ПИ внешним абонентам документов, изменяемым по данным ИИ или ПИ, и подразделениям данного предприятия, а также для учета проведения изменений по ИИ или ПИ на данном предприятии.

7.2. Лист учета выполняют по форме 5 и заполняют на основании ИИ или ПИ и карточек учета документов и абонентских карточек по ГОСТ 2.501 или карточек учета применяемости документации по ГОСТ 3.1201.

Форма 5

Лист учета извещения и предварительного извещения

7.3. В листе учета указывают:

в заголовке — обозначение ИИ или ПИ и обозначение изменяемого документа;

в графах «Местонахождение» и «Кол. экз.» — соответственно абоненты учтенных копий документов и количество экземпляров копий, числящихся за абонентом.

Подпись сотрудника СТД, заполнившего данные графы и заголовок листа учета, и дату заполнения указывают ниже сделанных записей;

в графе «» — подпись сотрудника подразделении получившего ИИ или ПИ, или сотрудника СТД, составившего опись в соответствии с п. 9. и дату;

в графе «№ и дата описи» — порядковые номера описей и даты их выставления;

в графе «Исправлено» — подпись лица, произведшего изменения (замену, исправление, аннулирование) копий документов на данном предприятии в соответствии с ИИ, и дату изменения.

8. Опись извещений и предварительных извещений (далее — опись)

8.1. Опись является сопроводительным документом к копиям (или дубликатам) ИИ или ПИ и прилагаемым к ним копиям (или дубликатам) документов, рассылаемых другим предприятиям.

8.2. Опись составляют по форме 6.

Опись извещений и предварительных извещений

8.3. Заполнение всех граф описи производят в соответствии с их наименованиями, указанными в форме.

Поиск по сайту: