Документооборот

1.1 Регистрация и учет поступающих документов в организацию документов. Оформление журнала регистрации входящей

корреспонденции.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В Администрации с.Красногорского, Алтайского края можно выделить следующие потоки документов:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации;

- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

1 учет документов;

2 контроль за их исполнением;

3 справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри Администрации с.Красногорского, Алтайского края, так и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Существует три формы регистрации документов:

- журнальная;

- карточная;

- автоматизированная.

В Администрации с.Красногорского, Алтайского края преобладает журнальная форма регистрации.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

- поздравительные телеграммы;

- проспекты;

- приглашения;

- программы;

- извещения;

- документы поступающие в копиях для сведения.

Все поступающие в Администрацию с.Красногорского, Алтайского края документы независимо от спо­соба поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринт связь и т.д.) передаются секретарю.

Во время практики вместе с секретарем при поступлении документа по почте, до вскрытия конверта проверяли правильность их доставки по адресу, целостность кон­вертов, упаковки, а также документов и вложений если документ адресован не нам или поврежден мы его возвращаем отправителю.

Прежде чем зарегистрировать документ, мы его пред­варительно рассматриваем. При предварительном рассмотрении документа необходимо учи­тывать важность его содержания, сложность и новизну поставлен­ных вопросов, авторство, вид документа. При рассмотрении документа главная наша цель была установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение.

Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией ру­ководителя.

После рассмотрения документа, мы регистрировали. На всех регистрируемых документах проставляли штамп.

1.2 Оформление регистрируемых документов с присвоением регистрационного номера

При регистрации в Администрации с.Красногорского, Алтайского края каждой группе документов присваивается свой регистрационный номер и индекс документа.

Проставление штампа, даты, регистрационного номера производится по по­рядку номеров начиная с календарного года, регистрируется в день поступления документа.

Входящие, исходящие и внутренние документы в Администрации с.Красногорского, Алтайского края имеют регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будут подшивать документ или его копию.

Например, номер документа 01-01/267 включает:

01 - индекс структурного подразделения

01 - номер дела по номенклатуре

267 - порядковый номер документа по журналу регистрации

2 Рассмотрение входящей документации

2.1 Регистрация документов с учетом рассмотрения и наложения резолюции руководителя организации.

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записей необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме.

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителя предприятия Шептуна Е.И. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций Евгения Игоревича. Результаты рассмотрения документов руководителем отражаются в резолюциях.

В резолюции Шептун Е.И указывает исполнителя, указания по исполнению документа и сроки исполнения

Например:

И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову

Прошу подготовить ответ

___________________________

Подпись руководителя

Дата

(см. приложение 1)

После этого заносили все данные из резолюции в журнал регистрации. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Согласно резолюции документ передавали исполнителю, если их в резолюции несколько, то подлинник передавали главному ис­полнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии — дру­гим исполнителям.

2.2 Передача документов исполнителю.

Исполнение резолюции Шептуна Е.И Администрации с.Красногорского, Алтайского края осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксировали в журнале регистрации. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передавали нам для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращали исполнителю. Правильно оформленный проект документа передавали на подпись Евгению Игоревичу.

Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатывали. Подписанные документы регистрировали,если это ответные письма, отправляли.

3 Организация поисковой системы

3.1 Запись регистрационных сведений о документах в карточку. Состав реквизитов карточки.

Информационно-поисковая система (ИПС) по документам Администрации с.Красногорского, Алтайского края создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащихся в них информации.

В Администрации с.Красногорского, Алтайского края создаваться ИПС на основе следующих требований:

-полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

-обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

-максимальное сокращение при необходимости обращения

непосредственно к документам;

-обеспечение рациональной организации массива документов

организации.

В Администрации с.Красногорского, Алтайского края при карточной форме регистрации документов создавали регистрационно-контрольные карточки на документы, в которую заносили сведения о документе, и присваивали регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

4 Оформление регистрационно – контрольных карточек

В Администрации с.Красногорского, Алтайского края единая регистрационно - контрольная карточка оформляется на бумаге формата А5 или А6.

Преимущества карточной формы регистрации:

- для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов единая форма карточки;

- карточки можно заполнять на машинке в нескольких экземплярах (для контрольной картотеки, структурных подразделений);

- РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов.

Реквизиты контрольной карточки в Администрации с.Красногорского, Алтайского края:

- срок исполнения

- откуда поступило, номер

- входящий номер и от какого числа

- содержание (о чем?)

- кому передано на исполнение

- отметка об исполнении и результаты распределения

- исполнитель

- номер дела

- номер страницы.

(см. приложение 2)

5 Осуществление контроля за прохождением документов

5.1 Ведение входящей документации организации

При поступлении документов в Администрацию с.Красногорского, Алтайского края, проводили первичную обработку входящего документа, проверяли целостность конверта, правильность адресования и кому направлен документ. Конфиденциальные письма не вскрывали. После чего проверяли наличие вложений и документов.

Затем документы сортировали на регистрируемые и не регистрируемые. На регистрируемых документах проставляли отметку о поступлении входящий штамп (см. приложения 3).

Далее документ регистрировали, тем самым заносили все сведения о документе в входящий журнал регистрации. После чего документ передавали Шептуну Е.И. для нанесения резолюции. Затем сведения из резолюции заносили в данную строку, а документ или же его копию передавали исполнителю. Документ ставили на контроль исполнения. На протяжении всего времени, следили за исполнением документа.

После того, как документ исполнен, его подшивали в дело.

5.2. Ведение исходящей документации организации

Составляли проект документа в черновом виде, после чего относили его на согласование Шептуну Е.И.

Затем перепечатывали документ со всеми изменениями в соответствии ГОСТ Р 6.30-2003 и относили на подписание Евгению Игоревичу.

После чего документ регистрировали, то есть все сведения о документе заносили в исходящий журнал регистрации. Документу присваивали номер и дату.

Следующим этапом проверяли правильность адресования и отправку документа адресату.

Делали копию и подшивали в дело.

5.3. Ведение внутренней документации организации

Составляли проект внутреннего документа после чего относили его на согласование Шептуну Е.И.

Перепечатывали документ со всеми изменениями и относили на подписание руководителю.

После чего документ регистрировали, то есть все сведения о документе заносили журнал регистрации внутренних документов. Документу присваивали номер и дату.

Документ передавали Шептуну Е.И. для нанесения резолюции.

Затем сведения из резолюции заносили в журнал регистрации, а документ или же его копию передавали исполнителю. Документ ставили на контроль исполнения. На протяжении всего времени, следили за исполнением документа, и если требовалось, то сведения заносили в базу данных.

После того, как документ был исполнен, его подшивали в дело.

6 Информационно – справочная документация

6.1 Оформление и отправка телеграмм. Переписка по электронной почте. Факс, модемная связь.

Информационно-справочные документы в Администрации с.Красногорского, Алтайского края сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Телеграмма – это документ, отправляемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Потому, чтобы обеспечить срочное получение информации, мы передавали по телеграмме.

Телеграмма в Администрации с.Красногорского, Алтайского края содержит следующие реквизиты:

- служебный заголовок;

- указание категории телеграммы;

- отметка о виде телеграммы;

- телеграфный адрес получателя (условный или полный);

- текст (содержание телеграммы);

- подпись;

- регистрационный делопроизводственный номер;

- дата регистрации;

· адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Переписка по электронной почте

Электронная почта (E‑mail — сокращение от electronic mail) является удобным и быстрым средством связи с другими людьми.

Связь по электронной почте является двусторонней в Администрации с.Красногорского, Алтайского края может получать сообщения от любого, кому известен наш адрес электронной почты, и после прочтения написать ответ.

Электронная почта очень удобна для обмена информации. Сообщения можно отправлять в различные города, не зависимо от их места положения.

Отправляли сообщения сразу нескольким подразделениям. Кроме текста внутри сообщения электронной почты отправляли почти все типы файлов, включая и документы. Сообщения доставляются адресату за несколько секунд.

Электронная почта почти бесплатна. По сравнению с обычной почтой, не нужны ни марка, ни оплата, а также не имеет значения, где живет получатель. Единственной статьей расхода является оплата за подключение к сети Интернет.

Факс - это устройство факсимильной передачи изображения по телефонной сети

Когда компьютер используется для обмена информацией по телефонной сети, необходимо устройство, которое может принять сигнал из телефонной сети и преобразовать его в цифровую информацию. На выходе этого устройства информация подвергается модуляции, а на входе демодуляции, отсюда и название модем.

Назначение модема заключается в замене сигнала, поступающего из компьютера (сочетание нулей и единиц), электрическим сигналом с частотой, соответствующей рабочему диапазону телефонной линии. Акустический канал этой линии модем разделяет на полосы низкой и высокой частоты. Полоса низкой частоты применяется для передачи данных, а полоса высокой частоты - для приема.

6.2 Составление информационно – справочных документов

Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия (см. приложение)

При составлении и оформлении акта использовали следующие реквизиты:

- наименование организации;

- название вида документа;

- дата;

- индекс;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст (делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы);

- отметка о наличии приложения (если оно имеется);

- виза ознакомления с актом;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- подпись.

7 Составление организационно – правовых документов

7.1 Составление с использованием формуляров конкретных видов.

Организационные документы – документы, закрепляющие конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время.

Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности, оформляли в унифицированной форме № Т-3 (см. приложение).

Штатное расписание утверждается приказом руководителем Шептуном Е.И

Изменения в штатное расписания вносили приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание», который подписал руководитель организации.

Работников, которых затронули изменения штатного расписания, ознакомили с приказом под роспись.

8 Составление распорядительных документов

8.1 Составление с использованием формуляров конкретных видов.

Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом (см. приложение)

Прика­зы издавали и по административным вопросам, требующим пра­вового решения

Текст приказа делится на 2 части:

- констатирующая;

- распорядительная (распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ»).

Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Приказ вступивший в силу с момента его подписания и регист­рации, которая проводится отдельно от других документов.

8.2 Оформление копий и выписок.

Копия документа

В Администрации с.Красногорского, Алтайского края часто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа. Чтобы они имели юридическую силу оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывали следующие сведения:

- слово «копия верна» без двоеточия – заверительная надпись;

- наименование должности – кто заверяет копию;

- личная подпись заверителя;

- расшифровка подписи;

- дата заверения (см. приложение 4).

Поиск по сайту: