Наладить эффективный документооборот в организации поможет переход на автоматизированную систему делопроизводства. «1С-КПД» предлагает полный комплекс услуг по ее созданию и внедрению. Практика подтверждает, что чем лучше организована работа с документацией, тем быстрее осуществляется поиск и обработка нужной информации и тем выше уровень производительности сотрудников компании.
Благодаря рациональному ведению документооборота на предприятии достигаются следующие цели:
- упорядоченность и эффективность деятельности организации;
- последовательность и объективность предоставления сведений;
- информационная поддержка при принятии управленческих решений;
- бесперебойность работы при возникновении форс-мажоров;
- соблюдение всех существующих требований, норм и стандартов;
- защита и поддержка в судебных делах;
- доказательство личной, общественной и деловой деятельности.
Автоматизация документооборота на предприятии повышает трудовую дисциплину, сокращает время на работу с данными. При этом осуществляется контроль над всем делопроизводством в организации и ее отдельных филиалах.
Потоки документов в организациях
Документооборот на предприятии — это движение документации с момента ее создания (получения) вплоть до завершения работы над ней (отправления). Различают потоки входящих, исходящих и внутренних документов.
Первая группа включает всю документацию, поступающую на имя фирмы: распоряжения и приказы от вышестоящих инстанций, решения суда, письма от налоговой инспекции, деловую корреспонденцию, коммерческие предложения, обращения граждан и т. п. Электронный документооборот автоматизирует каждый этап работы с входящими документами в организации: прием, регистрацию, рассмотрение, резолюцию, постановку на контроль, доставку исполнителям.
Ко второй группе относится документация, отправляемая от имени фирмы: доклады об исполнении приказов, иски, кассации, деловая почта, ответы на запросы и жалобы. Переход к автоматизированному документообороту в организации позволяет избежать ошибок в оформлении, согласовании, утверждении и регистрации исходящих документов.
В третью группу включается документация, не выходящая за пределы фирмы:
- распорядительная (приказы, распоряжения, решения, указания, постановления);
- финансово-бухгалтерская (главная книга, баланс, годовой отчет, акты ревизий и т. п.);
- организационно-правовая (устав, штатное расписание, должностная инструкция и т. п.);
- информационно-справочная (служебные, объяснительные и докладные записки, предложения, акты, протоколы, заявления и т. п.);
- документация по трудовым отношениям (трудовые контракты, личные дела, графики отпусков и т. п.);
- личные документы (расписки, автобиографии, доверенности и т. п.).
Электронный документооборот помогает автоматизировать подготовку, согласование, принятие, регистрацию и исполнение — все этапы взаимодействия с внутренними документами на предприятии.
Таким образом, вся документация в организации проходит сложный цикл развития, включающий множество стадий и подразумевающий вовлечение в процесс целого ряда сотрудников. Автоматизируя документооборот на предприятии, руководство избавляется от множества привычных проблем. Исчезает необходимость в архивах для хранения бумаг, ускоряются процессы поиска и обработки информации, повышается уровень ее безопасности. Благодаря эффективному внедрению документооборота в организации сотрудники получают возможность концентрироваться на более важных задачах, не тратя лишнее время на рутинные операции. Облегчается контроль над трудовой дисциплиной, снижается риск ошибок и неточностей в оформлении документов.
«1С-КПД» внимательно изучает требования каждого конкретного заказчика и разрабатывает систему документооборота в организации в соответствии с ее индивидуальными особенностями. Это позволяет свести к минимуму затраты на автоматизацию делопроизводства, ведь предлагаемый функционал нацелен на решение существующих задач клиента. Различные пакеты услуг позволяют построить действенную систему документооборота на предприятии любого масштаба.
|