Работа с исходящими и внутренними документами

2.3.1. Общий порядок работы должностных лиц организации

Упорядоченная, тщательно организованная работа с докумен­тами организации ведет к устранению спешки и резкому сниже­нию вероятности совершения разного рода ошибок в процессе исполнения документов.

Исполненные документы, в зависимости от места своего даль­нейшего использования, являются либо внутренними, либо исхо­дящими. Остановимся на этом чуть подробнее.

Работа с внутренними документами осуществляется исключи­тельно внутри организации. Это означает, что исполненный до­кумент в дальнейшем поступает во временное пользование долж­ностным лицам, в структурные подразделения и др.

Исходящий же документ после исполнения высылается для последующей работы за пределы предприятия.

Отметим, что если по прошествии некоторого времени возник­нет необходимость в отправке внутреннего документа за пределы организации, то в этом случае (после соответствующего доофор­мления) последний также станет исходящим документом.

В процессе работы по исполнению (контролю за исполнени­ем) документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осу­ществить контроль за выполнением) следующие операции:

1. Постановку задачи (адресование документа на исполнение).

2. Исполнение документа.

3. Тиражирование документа.

4. Регистрацию документа.

5. Упаковку и отправку (рассылку) документа.

6. Помещение контрольного экземпляра документа в дело, последующую работу с ним.

7. Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосред­ственной работы над документом.

2.3.2. Сроки исполнения

Следует учесть, что продолжительность каждого этапа рабо­ты по исполнению документа будет меняться в зависимости от особенностей содержания документов, а также их объема.

Для корректной постановки задачи на исполнение документа для каждого этапа определяются:

— необходимое на подготовку документа время, включая ре­зерв (исчисляемый в объеме 10—15\% от минимально необходи­мого времени);

— меры организационно-технического, информационного и иного обеспечения;

— должностное лицо, ответственное за исполнение документа;

— соисполнители документа (его отдельных частей, приложе­ний и т. п.);

— технические исполнители документа;

— должностное лицо, осуществляющее контроль за исполне­нием документа (как правило, секретарь руководителя).

Получение документов на исполнение

2.3.3. Передача секретарем документов на исполнение

В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:

— лично принимает от руководителя предприятия рассмот­ренные им документы;

— на основании имеющихся резолюций и справочных данных о документах изучает круг лиц, которым адресованы документы для исполнения;

— связывается с указанными лицами по телефону или лично, из­вещая их о необходимости исполнения тех или иных документов;

— лично передает указанные документы ответственным испол­нителям;

— осуществляет контроль за ходом исполнения документов. Если документ предназначен для исполнения несколькими

должностными лицами, секретарь (в целях повышения оператив­ности работы) может предварительно размножить его и передать копии всем исполнителям (в этом случае оригинал получит от­ветственный исполнитель).

Отметим, что размножение копий документов осуществляет­ся только с письменного разрешения руководителя кадровой служ­бы организации. Копии документа учитываются наряду с посту­пившим оригиналом документа и впоследствии за ненадобностью уничтожаются установленным порядком.

Ответственный исполнитель полностью отвечает за организа­цию исполнения документа или связанного с ним поручения.

Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать (ис­полнить) необходимые документы (в части, касающейся их рабо­ты) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

В том случае, если ответственный исполнитель не имеет дос­таточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.

При невозможности своевременно исполнить тот или иной документ за 2—3 дня до истечения срока должностному лицу, ус­тановившему срок исполнения, представляется доклад с указани­ем причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока за­вершения работы с документом.

Техническое исполнение документа включает:

— подготовку проекта документа (так называемого черновика);

— набор и распечатку текста проекта документа (основного текста и текста приложений);

— корректировку содержания документа по результатам со­гласования;

— оформление окончательного варианта документа.

2.3.4. Разработка проекта документа

Разработка проекта (черновика) документа производится от­ветственным исполнителем лично или с привлечением соиспол­нителей. В последнем случае соисполнители передают результа­ты своей работы (компьютерные файлы, рабочие тетради или от­дельные листы с машинописными или рукописными записями) ответственному исполнителю.

В общем случае содержание проекта документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект.

В необходимых случаях в дополнение к документу разрабаты­ваются приложения. Последние, наряду с текстуальной частью, могут включать в себя и необходимые графические материалы.

После проверки содержания проекта, его корректуры и доо­формления ответственный исполнитель передает исправленный

первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй (контрольный) экземпляр.

2.3.5. Порядок согласования

Проект документа в обязательном порядке должен согласо­вываться (как правило, на стадии предварительной подготовки) с уполномоченными представителями всех заинтересованных сто­рон.

Согласование производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (то есть оговаривается, что именно и в какой последовательности должно быть согласовано) и занима­ет, как правило, не более 3—5 дней, включая время на доставку и возврат документа.

При необходимости согласовать проект документа с несколь­кими сторонами в сжатые сроки целесообразно созвать совеща­ние с представителями заинтересованных сторон, провести видео­конференцию либо произвести согласование по техническим сред­ствам коммуникации (телефаксу, электронной почте и т. п.).

При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в соответствующих графах которого пол­номочные представители сторон оставляют свои визы и замеча­ния по содержанию проекта документа.

Виза включает в себя дату ознакомления с документом и под­пись лица, производящего согласование.

При отсутствии разногласий согласуемый документ визиру­ется соответствующим должностным лицом в пределах своих пол­номочий.

В случае возникновения разногласий должностное лицо, осу­ществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяс­нение по поводу своих претензий к содержанию проекта.

Свои замечания и предложения по проекту документа долж­ностное лицо излагает в листе согласования или в служебной за­писке ad hoc. Здесь же могут найти отражение и те вопросы, кото­рые не были учтены в проекте документа.

Если документ не удается согласовать в установленные сроки, ответственный исполнитель документа обязан заблаговременно

проинформировать об этом заинтересованные стороны в письмен­ной форме и довести соответствующую информацию до должно­стного лица, осуществляющего контроль за исполнением доку­мента (до секретаря руководителя).

При этом, как правило, кратко указывается содержание основ­ных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложе­ний. Заинтересованные стороны, кроме того, извещаются о но­вых сроках согласования проекта документа.

Отказ от согласования не допускается. Полностью согласован­ный документ вместе с листом согласования передается на кор­ректировку.

2.3.6. Корректировка содержания по результатам согласования

В процессе корректировки из содержания проекта (в полном соответствии с результатами согласования) устраняются разно­чтения и исправления. Фрагменты текста, признанные по резуль­татам согласования излишними, удаляются.

Кроме того, в "усеченный" текст могут вноситься и дополне­ния. Видоизмененный проект документа редактируется ответ­ственным исполнителем с учетом требований к общепринятому стилю изложения документов.

После этого отредактированное содержание проекта подвер­гается верификации (проверке на предмет выявления и устране­ния технических ошибок-опечаток и пр.). Содержание полностью "очищенного" от ошибок проекта прочитывается ответственным исполнителем.

По результатам контрольного чтения вновь выявленные ошиб­ки устраняются. После повторной проверки их устранения окон­чательный вариант документа визируется ответственным испол­нителем (подписывается с оборота) и передается для окончатель­ного оформления.

2.3.7. Оформление документа

Для оформления документа техническому исполнителю (сек­ретарю или оператору-машинистке) передается подписанный от­

ветственным исполнителем окончательный вариант документа (компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или рукопись).

К проектам служебных документов, представляемым на под­пись во исполнение поручений, принято также прилагать матери­ал с оригиналом текста отданного поручения (сам документ или лист с резолюцией).

Текст окончательного варианта документа может содержать оговоренные исправления, которые должны читаться однознач­но (это особенно важно в отношении цифр и фамилий, упоминае­мых в документе).

Отпечатанный и выведенный "набело" первый экземпляр пе­редается техническим исполнителем ответственному исполните­лю, который, как правило, осуществляет просмотр документа на предмет выявления ошибок (опечаток).

Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным исполнителем секретарю руководителя для завершающей провер­ки и представления на подпись (утверждение) руководителю пред­приятия.

2.3.8. Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа

Документ, подписанный или утвержденный руководителем, передается на тиражирование и регистрацию секретарю руково­дителя (ответственному сотруднику службы ДОУ организации).

Если необходимо изготовить более одного экземпляра доку­мента, то ответственный исполнитель указывает нужное количе­ство цифрой и прописью в верхнем левом углу первого листа пер­вого экземпляра документа.

Все экземпляры документа регистрируются. В дальнейшем первый экземпляр и необходимое количество последующих экзем­пляров документа, за исключением последнего (контрольного, помещаемого в дело):

— выдаются в работу (должностным лицам организации);

— высылаются за пределы организации установленным по­рядком;

— поступают на временное хранение в службу ДОУ организа­ции.

Принято считать документ исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему завершена.

На таком документе ответственным исполнителем указывает­ся, каким исходящим номером исполнен документ, и ставится дата исполнения, заверенная подписью ответственного исполнителя.

После оформления на документе соответствующей записи от­ветственный исполнитель обязан передать его в место постоянно­го хранения. Вместе с документом в дело подшивается контрольный экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.

Документы, с течением времени утратившие практическое зна­чение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.

2.3.9. Подготовка исполненных документов к отправке

Подписанный (утвержденный) документ, подлежащий отправ­ке в адрес другого предприятия, в обязательном порядке прохо­дит процедуру оформления, регистрации по журналу учета исхо­дящих документов и конвертования.

Под оформлением в данном случае понимается исполнение сопроводительного листа (письма) к документу. Подчеркнем, что исходящий документ принимается к отправке только при нали­чии как минимум двух экземпляров такового (последний остает­ся в деле вместе с контрольным экземпляром документа).

В процессе регистрации документу присваивается исходящий номер — как правило, это порядковый номер записи в журнале учета исходящих документов.

Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводи­тельного письма документа, предназначенного к отправке. Ана­логичным образом учитываются все экземпляры документа.

До отправки ответственный сотрудник службы ДОУ (секре­тарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а так­же адреса мест назначения.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется "расчет

рассылки", существенно облегчающий последующее конвертова-ние документов.

Соответствующим образом оформленные и зарегистрирован­ные документы, а также сопроводительные письма к ним уклады­ваются в конверты.

На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки правильности адресования конверты заклеиваются и опечатыва­ются печатью предприятия "для пакетов".

Подготовленные к отправке конверты (пакеты) передаются в экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое от­деление или отправки получателю иным общепринятым способом).

Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, мо­гут направляться адресату с курьером, которому, помимо пакета, выдается на руки и реестр на доставляемую корреспонденцию, исполненный в двух экземплярах (первый остается у адресата, второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный отдел службы ДОУ отправителя).

В небольших организациях отправку (рассылку) документов организует секретарь руководителя.

После отправки исходящих документов секретарем (ответ­ственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание отправленных экземп­ляров в журнале учета исходящих документов путем проставле­ния отметки "отправлено, дата" в соответствующей графе.

Поиск по сайту: