|
|||||||
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция |
Работа с входящими документами2.2.1. Получение Получение секретарем входящих документов в почтовом отделении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосредственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества. В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы. Проверенная и документально оформленная почта укладывается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и пломбируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте организации. Доставленные до места назначения входящие документы проходят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе. На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается. 2.2.2. Регистрация Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) входящих документов. Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов входящих документов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал — журнал учета входящих документов. Как показывает практика, в условиях функционирования современной организации наилучшим образом зарекомендовала себя централизованная система регистрации документов, в соответствии с которой выполнение всех необходимых операций с документами производится в одном месте — как правило, в офисе руководителя или в учетно-регистрационном отделе предприятия. Такая система обеспечивает: — единый порядок регистрации документов; — оперативное ведение по документам информационно-поисковой и архивно-справочной работы; — эффективный контроль исполнения документов. Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала согласно утвержденной номенклатуре дел организации, например 3004/5, где 3004 — порядковый номер записи, 5 — номер журнала. 2.2.3. Порядок рассмотрения Поступившие в адрес руководителя входящие документы должны представляться ему для ознакомления, как правило, в день поступления. Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего документы к руководителю, например кадровой службы, поступают после их рассмотрения руководителем организации (с соответствующей резолюцией). Секретарем производится подготовка полученной деловой корреспонденции на доклад руководителю, включающая: — разметку, то есть выделение заголовков и некоторых других реквизитов входящего документа цветом, подчеркиванием и др.; — укладку документов (в папки и т. п.) в определенном порядке. Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укладываются секретарем в отдельную папку, а при небольшом повседневном количестве докладываемых документов помещаются поверх всех остальных. Документы особой важности, с пометкой "срочно" и т. п., докладываются руководителю в первую очередь. Папки с подготовленной соответствующим образом входящей корреспонденцией передаются руководителю для последующего рассмотрения и оформления резолюций. Как правило, вся поступившая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена им не позднее дня, следующего за днем представления на доклад. Отдельные входящие документы могут быть оставлены руководителем предприятия у себя для принятия по ним решения после выяснения дополнительных сведений. В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представленных входящих документов продолжают находиться у руководителя, а также то, какие вспомогательные материалы (например, из числа документов, ранее поступивших в адрес организации) для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и когда их следует представить. 2.2.4. Вынесение резолюций По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начинается непосредственная работа по исполнению документа. Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотренных входящих документов пишутся на свободных от текста полях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается. В необходимых случаях, когда поручение слишком обширно по своему содержанию, для его оформления используются специальные бланки формата А5 с указанием в верхней строке должности лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер"). Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу (например, начальнику планового отдела, главному редактору и т. п.). Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соисполнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто является ответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения (документа) в целом. В случае, если ответственный не назначен, таковым полагают должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции первым. В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, входящий документ должен быть исполнен в течение месяца после его рассмотрения. При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней. Устанавливая срок исполнения документа, руководитель обязан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и доставку. Содержание резолюций по наиболее важным и срочным документам при необходимости может регистрироваться секретарем в соответствующем журнале — журнале учета резолюций. Должностные лица, которым поручено исполнение входящего документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением) руководителя. Однако во всех случаях эта работа начинается для соответствующих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержанием резолюции и получения адресованного им на исполнение документа. Следует также подчеркнуть, что исполнение документов может поручаться и секретарю руководителя. Памятка секретарю руководителя о порядке и правилах исполнения документов: 1. Обращение с документом осуществляется на основании допуска и соответствующих указаний руководителя (непосредственного начальника). 2. Служебные полномочия и профессиональная компетенция должностного лица должны находиться в полном соответствии со сложностью задачи по подготовке документа. 3. Передача документа другим должностным лицам в процессе работы осуществляется только под роспись (кроме случаев, когда документ не выносится указанными лицами в другое помещение). 4. Работа с документом осуществляется в строго отведенном месте, оборудованном всем необходимым для работы и ограниченном от доступа посторонних. 5. На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано исключать доступ к исходному документу и производным материалам посторонних лиц, в том числе в результате "случайного" ознакомления. 6. На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано обеспечивать конфиденциальность содержания исходного документа и производных материалов, не разглашая их посторонним. 7. Работа с документом должна быть выполнена таким образом, чтобы обеспечить своевременное согласование и представление проекта нового документа на рассмотрение, а затем и утверждение (подпись) его окончательного варианта. 8. Хранение документов должно осуществляться в помещениях (местах), исключающих доступ к ним посторонних. 9. Контроль наличия документа в процессе работы осуществляется должностным лицом, ответственным за его хранение, постоянно. 10. По окончании работы с документом последний подлежит незамедлительной сдаче. Поиск по сайту: |
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.004 сек.) |