Основные причины дефицита времени. Анализ использования рабочего времени

Планирование рабочего времени менеджера

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 мин на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Принципы и правила планирования времени.

Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.

При планировании следует учитывать такие основные правила:

ü при составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, т. е. 60 % времени отвести на плановые работы, 20 - на непредвиденные, 20 % - на спонтанно возникающие.

ü необходимо постоянно фиксировать затраченное время, при этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

ü для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

ü основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

ü для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которыми менеджер может реально справиться.

Основой плана использования времени менеджера может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого, недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени менеджера.

План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Методы упорядочения планов рабочего времени

1. Упорядочение планов дня с помощью метода "Альп". Этот метод охватывает пять стадий:

ü упорядочение заданий;

ü оценивание продолжительности действий;

ü резервировании времени (в соотношении 60:40);

ü принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

ü контроль учета выполненного.

2. Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Паретто (в соотношении 80:20). В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени менеджера: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени - дают лишь 20 % общего результата.

3. Установление приоритетов с помощью анализа АБВ (таблица). Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ базируется на трех закономерностях:

4. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

Неправильная организация менеджером своей деятельности создает дефицит рабочего времени, что существенно влияет на эффективность работы всего предприятия.

Специалисты выделяют следующие наиболее характерные причины дефицита времени:

ü постоянная спешка в выполнении работы не дает возможности менеджеру полностью сосредоточиться на той проблеме, которую он решает в данный момент. В результате у него нет времени даже на рассмотрение альтернативных способов решения проблемы; нагромождение работ. Для выявления причин дефицита времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Обеспокоенность менеджера состоянием своих дел можно определить по таким признакам:

ü отсутствует четкое расписание работы на текущий день, т. е. менеджер не знает очередности своих дел;

ü секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;

ü из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма;

ü из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден работать с деловыми бумагами вечерами дома;

ü частые телефонные звонки и приход посетителей не дают возможности сосредоточиться на основной работе;

ü менеджер постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он ее сделает лучше;

ü большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности заниматься основной работой.

Менеджер вынужден заниматься большими и мелкими делами, не выделяя главные из них, в том числе ключевые и перспективные; постоянная доработка дел во внерабочее время.

В результате время, предназначенное для отдыха, затрачивается на доработку невыполненного.

ü Несоблюдение нормального режима труда и отдыха существенно снижает трудоспособность менеджера в следующий рабочий день и создает проблемы со здоровьем;

ü Переутомление как следствие работы в условиях постоянной спешки приводит к неэффективному использованию рабочего времени;

ü Суетливость - результат плохой организации рабочего времени часто зависит от импульсивности руководителя и особенностей его психики;

ü Бесплановость работы - результат деятельности не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации;

ü Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности, порождающей хронический недостаток времени.

Существует несколько основных путей совершенствования системы управления:

ü технократический,

ü рыночный,

ü стратегический.

Технократический путь ориентирован на создание "идеальной" модели механизма управления путем поступательных последовательных малозаметных изменений, позволяющих снизить сопротивление усилиям реформаторов.

Рыночный путь ориентирован на стихийное приспособление механизмов управления к изменяющимся условиям экономических отношений. Однако спонтанность его реализации может привести к поляризации сил, росту сопротивления переменам в общественно-политической жизни и экономике, к упрочнению позиций псевдоменеджеров и бюрократии.

Стратегический путь ориентирован на учет реальных условий функционирования предприятия (организации) на основе выявления и развития позитивных демократических форм управления, на учет слабых сторон бюрократических структур, ослабление влияния бюрократических структур.

Поиск по сайту: