Виды архивных каталогов

Все каталоги объединяются в единую архивную систему ката­логов. При их классификации можно использовать Схему еди­ной классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

В международной документалистике приняты:

- универсальная десятичная классификация;

- классификация при помощи двоеточия.

Выбор схемы классификации определяется составом докумен­тов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от по­нятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсыл­ки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри- к межархивным каталогам, более полно от­ражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном — единице хранения, при групповом — связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, до­кумента, группы документов, единицы хранения, группы еди­ниц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

- индекс классификационного деления;

- наименование рубрики и подрубрики;

- обозначение даты и места события;

- информационные сведения (описание содержания);

- название архива;

- название фонда;

- архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);

- язык;

- способ воспроизведения;

- фамилия составителя;

- дата составления;

- в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

- научно-методическое обеспечение работы;

индексирование карточек;

- систематизацию их по индексам и рубрикам;

- составление отсылочного аппарата к каталогу;

- усовершенствование каталога;

- ведение учетных форм работы по каталогизации и использова­нию каталогов.

Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс — условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого яв­ляется передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.

Индексы могут быть:

- буквенными;

- цифровыми;

- комбинированными.

Они служат для определения места карточек в каталоге. Сис­тематизация их проводится в соответствии с индексами в по­рядке расположения букв и цифр.

Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержа­ния и оформления, совершенствование описаний.

В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.

Поиск по сайту: