Тема 2.9. Архивные каталоги: основные виды и этапы работы по их составлению

Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппи­рована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соот­ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ции документной информации.

В отличие от архивной описи каталог:

· во-первых, как правило, охватывает подавляющее большин­ство фондов архива, потому что его структура не зависит от сис­темы хранения документов, а отражает классификацию докумен­тной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составля­ется на документы одного архивного фонда или его части;

· во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одной единицы хранения, но и части до­кумента, одного документа, группы документов, группы единиц хранения;

· в-третьих, в отличие от описи не является учетным справоч­ником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хране­ния и документов; единственная его функция — информацион­ный поиск;

· в-четвертых, если каждая опись строится на основе собствен­ной схемы систематизации материалов данного фонда, то ката­ложные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответ­ствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

Совокупность различных каталогов составляет систему катало­гов архива.

Процесс подготовки, составления и ведения архивных ка­талогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается из следующих видов работ:

1. определение вида каталога;

2. разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

3. выявление и отбор документной информации для каталогизации;

4. описание документной информации на каталожных карточках;

5. индексирование каталожных карточек;

6. систематизация карточек и ведение каталога.

Рассмотрим подробнее каждый вид работ по каталогизации.

1. Определение вида каталога

При определении состава каталогов конкретного государствен­ного архива учитываются:

· ранг и профиль архива;

· структура, со­став и содержание фондов архива;

· степень разработанности фон­дов;

· интенсивность и задачи использования документов;

· наличие и качественный уровень других типов архивных справочников;

· материально-технические возможности архива.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов:

· логической структуры

· алфавитной структуры.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидно­сти (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидно­сти, именной и географический (рис. 2). В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

2. Разработка схемы классификации документной информации в каталоге

Создание конкретного вида каталога начинается с разработки схемы его классификации.

На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в нашей стране был подготовлен ряд изданий классификационных схем для систематических каталогов, среди которых — «Таблицы библиотечной классификации для массовых библиотек» и «Библиотечно-библиографическая классификация», СЕК (1962, 1978).

В России и странах Восточной Европы ББК используется как основа классификационной системы поиска ретроспективной до­кументной информации (РДИ).

В Международной библиографии и документалистике наибо­лее распространены две системы классификации:

«Универсальная десятичная классификация» (ДК Дьюи);

«Классификация при помощи двоеточия» (Ранганатана).

3.Выявление и отбор документной информации для каталогизации

В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов:

· организационно-распорядительные, планово-отчетные и дру­гие основные документы учреждения-фондообразователя;

· руководящие документы вышестоящих органов, непосредствен­но относящиеся к учреждению-фондообразователю;

· документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа;

· печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя;

· копии предложений, проектов постановлений, актов провер­ки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

При каталогизации особое внимание должно уделяться важ­ным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, опреде­ленный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.д.

Отобранная для каталогизации документная информация опи­сывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. пу­тем применения различных приемов описания:

· подокументного;

· поединичного;

· группового.

При подокументном описании на карточку выносится информа­ция одного документа или части сложного, многоаспектного до­кумента (протоколы, доклады).

При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопро­са, события, места и времени.

4.Описание документной информации на каталожных карточках

Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирова­ние вторичной документной информации на каталожной карточ­ке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов.

Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе следующие сведения:

· классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место со­бытия);

· информационные (содержание документов);

· поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);

· внешние (язык документа и способ воспроизведения);

· контрольные (должность и подпись составителя, дата состав­ления карточки).

5.Индексирование каталожных карточек

После отбора и описания документной информации на ката­ложных карточках можно приступать к их индексированию.

Индексирование - это процесс выбора или составления индек­сов по схеме и их проставление на каталожных карточках.

Индекс - это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр и условных знаков.

Одно условное обозначение или их совокупность присваива­ются соответствующим классификационным делениям схемы клас­сификации документной информации и проставляются на ката­ложных карточках.

Назначение индекса - передать содержание информации, ко­торая зафиксирована в документах, закрепить место делений в клас­сификационной схеме и отразить связи между этими делениями.

Система индексов - это система построения индексов с учетом методики, определенных правил, другими словами, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв, сим­волов, правил.

Системы индексов бывают нескольких видов:

· буквенные;

· цифровые;

· смешанные (комбинированные).

Цифровые индексы в свою очередь подразделяются:

· на нумерационные;

· серийные;

· десятичные.

Нумерационная система индексов - это простой ряд чисел от 0 до бесконечности, т.е. порядковая (валовая) индексация, приме­няемая при наличии только одного уровня делений в схеме.

Например

1 Абазинский

2 Абхазский

3 Аварский

4 Австралийские языки. Папуасские. Тасманийские.

При серийной системе индексов для деления в схеме отводится определенный ряд цифр: от 0 до 99, от 100 до 999 и т.

Например, подраздел Х9 85/89 «Педагогические науки» далее детализирован:

Х9 86 «Общая педагогика и дидактика»;

Х9 87 «Школьная педагогика»;

Х9 88 «Внешкольная педагогика»;

Х9 89 «Дефектология».

Десятичная система индексов позволяет отводить для понятий ряд делений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений (класс, раздел, тему), вторая - следующий уровень делений и т.д.

Например, в подотделе Р «Сельское, лесное и водное хозяй­ство» разделы имеют индексы Р0, PI, Р2 и так далее до Р9.

Необходимо учитывать следующие требования при вы­боре системы индексов:

1) система должна быть удобной в применении, хорошо выра­жать взаимоотношения, легко запоминаться, т.е. должна быть мнемоничной;

2) индексы должны вызывать ассоциацию близости или удале­ния обозначенных предметов от основных классификационных понятий и наиболее сокращенным способом указывать на степень подчинения и соподчинения;

3) индексы должны быть максимально краткими, т. е. при наи­меньшем количестве обозначений давать наибольший объем све­дений.

6.Систематизация карточек и ведение каталога

Заиндексированные карточки необходимо систематизировать для включения в каталог.

Систематизация карточек проводится в соответствии с индек­сами в порядке расположения букв и цифр, например:

Г0 Суд. Прокуратура.

П Охрана общественного порядка и взаимоотношений между члена­ми общества.

П 20 Паспортная система.

П 25 Пожарная охрана.

П 25 (01.31) Реорганизация пожарной охраны.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу — от высшего к низшему, от общего к частному. Например, группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному прин­ципу, а равнозначные — по алфавиту географических наименова­ний. Группы карточек, образованные по хронологическому призна­ку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Для взаимосвязи как отдельных делений систематического ка­талога, так и всего каталога с архивными справочниками исполь­зуют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы «Ин­декс», «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном поряд­ке, а в графе «Содержание» после информации из документов указываются: «см. также» и индекс соответствующего деления каталоге или в другом архивном справочнике.

Поиск по сайту: