Составление описей

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.1
На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.
Описи составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу и иные однотипные дела;
- на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);
- служебные ведомственные издания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная.
Например:
1998год 1999 год
Канцелярия Канцелярия
Отдел кадров Отдел кадров
Отдел маркетинга Отдел маркетинга
Бухгалтерия Бухгалтерия
Отдел труда и Отдел труда и
заработной платы заработной платы
Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.
Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:
- приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;
- приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;
- планы, сметы;
- отчеты, балансы;
- доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или алфавиту.
Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись.
При большом объеме специальной документации - технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее так же составляются отдельные описи.
В описание каждого дела входит:
- порядковый номер;
- индекс дела;
- заголовок дела
- дата
- количество листов
- примечания.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.
В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

5. Порядок передачи документов на хранение в архив

Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1. Что означает экспертиза ценности документов? Для чего она проводится?
2. Каков порядок подшивки и нумерации дел постоянного хранения?
3. Какие требования предъявляются к хранению документов и дел в структурных подразделениях?
4. Каковы правила подготовки дел к сдаче в архив организации?
5. Какие операции должны быть выполнены в случае необходимости изъятия документа из дела постоянного хранения?
6. Каков порядок сдачи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) в архив?

Поиск по сайту: