Документа

Рис. 3.95. Вибір наступної дії

Якщо вибір основного документа зроблено правильно і Ви клацнули на кнопку , то в наступному діалоговому вікні Мастер слияния виберіть файл Джерело даних за допомогою альтернативних перемикачів (рис. 3.96).

Рис. 3.96. Вибір джерела даних

Якщо список одержувачів уже є, то перемикач потрібно встановити в положення Использование списка або Контакты Outlook, потім натиснути на кнопку Обзор і відкрити файл, де міститься список одержувачів документа.

Коли списку одержувачів немає, перемикач слід встановити в положення

Создание списка, а потім клацнути на кнопку Создать в області завдань (рис.3.97).

Рис. 3.97. Вибір режиму створення джерела даних — списку одержувачів документа

Після виконання цих дій відкриється діалогове вікно Новый список адресов, в якому потрібно створити список відомостей про одержувачів документа. Слід клацнути на кнопку відповідного поля і ввести з клавіатури необхідну інформацію, потім натиснути на кнопку діалогового вікна Создать запись для створення запису про нового одержувача документа (рис. 3.98).

Кнопка Настройка діалогового вікна Новый список адресов дає змогу відібрати необхідні поля для списку, використовуючи кнопки Удалить, Переименовать і Добавить, а також розмістити їх у певному порядку, застосовуючи кнопки Вверх і Вниз (рис. 3.99).

Рис. 3.98. Створення даних про отримувачів документа

Створивши список, клацніть на кнопку Закрыть діалогового вікна Новый список адресов; збережіть створений список (файл). Для цього в діалоговому вікні Сохранение списка адресов, що відкриється, дайте ім'я файла (у даному завданні — Джерело), вкажіть місце збереження (свою папку на сервері) і

натисніть на кнопку Сохранить (рис. 3.100).

Надалі створений один раз список адрес Джерело зможете використовувати під час створення інших документів злиття і не тільки в МS Word, а й в інших програмах МS Оffісе. Зверніть увагу на тип файла.

Після вибору списку злиття в області завдань потрібно клацнути на кнопку

Рис. 3.99. Вибір полів списку та порядку

.

Рис. 3.100. Збереження списку одержувачів документа

У діалоговому вікні Получатели слияния клацніть на кнопку Выделить все (або виберіть зі списку лише потрібні, використовуючи індикаторні перемикачі), а потім натисніть на кнопку ОК (рис. 3.101).

У документі, який брали за основний для створення документа злиття, створіть текст, установіть текстовий курсор у певне місце (у цьому прикладі на початку документа) і вставте необхідні поля злиття: Обращение, а потім Имя.

Рис. 3.101. Вибір отримувачів документа

Для цього у вікні Мастер слияния в області завдань натисніть на кнопку Другие злементы (рис. 3.102).

Рис. 3.102. Вибір типу елементів злиття

Відкриється діалогове вікно Добавление поля слияния (рис. 3.103), в якому слід виділити у списку кожне необхідне поле і клацнути на кнопку Вставить.

Кожне поле, автоматично вставлене в основний документ, береться в лапки. Між полями потрібно передбачити пропуск, а після імені — знак оклику:

" Обращение" "Имя "!

Крім того, можна виділити ці поля і виконати форматування як елемента тексту: задати шрифт, розмір, стиль, колір, забарвлення тощо.

Зауваження. У процесі створення конверта потрібно вставити блок Адреси (для цього передбачена операція Блок адреса (див. рис. 3.100). Натискаючи на кнопку це гіперпосилання, відкривається діалогове вікно, в якому слід встановити або зняти прапорці індикаторних перемикачів і встановити альтернативний перемикач у потрібне положення, а потім клацнути на кнопку ОК. Зрозуміло, що вся необхідна для цього інформація має міститися у списку адрес (рис. 3.104).

Рис. 3.103. Вибір полів злиття

Таким чином у документ вставлятимуться змінні поля. Після цього натисніть на кнопку гіперпосилань. Злитий документ — документ, що складається з такої кількості однакових за змістом, але адресованих різним людям, документів, скільки адресатів було обрано зі списку адрес. Щоб переглянути злитий документ, зручно використовувати інструменти Мастера слияния в області завдань (рис. 3.105) для внесення змін у список одержувачів.

Рис. 3.104. Діалогове вікно Створення блока адреси

Рис. 3.105. Інструменти для перегляду злитого документа

Злитий документ можна одразу друкувати, або внести зміни для деяких отримувачів; для цього застосовують інструменти Мастера слияния в області завдань (рис. 3.106).

Рис. 3.106. Інструменти для зміни злитого документа

Злитий документ можна зберегти у файлі з певним ім'ям шляхом натискання на кнопку Слияние в новый документ на панелі Слияние (рис. 3.107), що активізується одразу після запуску Мастера слияния, і відбору записів у діалоговому вікні (рис. 3.108)

Рис. 3.107. Панель Слияние

Рис. 3.108. Об'єднання записів під час злиття

Підводячи покажчик до кожної кнопки активної панелі Слияние, з'ясуйте назву і призначення кнопки, особливу увагу зверніть на кнопки Добавить поля слияния, Выделить поле слияния, Получатели, Открыть источник данных, Слияние в новий документ, Слияние при печати, Объединить для отправки.

Зауваження. Можна виконувати злиття документів і без Мастера слияния, використовуючи лише панель Слияние.

Злиття здійснюють і з метою розсилання електронною поштою.

Поиск по сайту: