Ниже приводятся некоторые правила и конкретные советы касательно ведения телефонных разговоров

1. Высказывайтесь кратко, сводите к минимуму длительность контакта. Начало разговора во многом ее предопределяет.

"Добрый день, господин Н., как ваши дела?" - это не что иное, как приглашение к долгой беседе про семью, отпуск, хобби и текущие события.

Не обменивайтесь сведениями о погоде и сокращайте фазу первого контакта. Например: "Добрый день, господин Н.! Мне нужно быстро получить некоторые сведения, если у вас есть для меня минутка времени".

Подобная фраза ни в коем случае не является невежливой, но гарантирует вам короткую телефонную беседу и облегчает вашему партнеру рациональное ведение разговора.

В случае если первый контакт имеет для цели разговора особое значение, вы можете кратко представиться, чтобы создать позитивный фон взаимоотношений.

2. Сначала сообщите собеседнику, о чем идет речь, и только потом объясняйте подробности.

3. Не прерывайте разговор из-за того, что по другому аппарату в это время поступил важный звонок. В крайнем случае, спросите согласия партнера прервать разговор, чтобы перезвонить ему через несколько минут.

4. Избегайте параллельных разговоров со своими сотрудниками.

5. Обязательно спрашивайте разрешения собеседника, если вы хотите записать разговор на пленку или подключить параллельный аппарат.

6. В конце разговора подведите короткий итог и повторите основные договоренности (кто, что и когда должен сделать).

7. При необходимости попросите или пообещайте подтвердить телефонные договоренности в краткой письменной форме.

8. Во время разговора запишите такие важные подробности, как имена, цифры и другую основную информацию, которую потом смогли бы просмотреть, понять и использовать ваши подчиненные и коллеги.

9. Следите, особенно при междугородных звонках, за продолжительностью разговора - стоимостью вашего звонка.

10. Будьте кратки, заканчивайте разговор, как только будет достигнута цель. Например: "Весьма благодарен вам, господин Н.! Я думаю, этого будет достаточно. Надеюсь на скорую встречу!" Такого рода фраза позволяет закончить разговор рационально, коротко и вежливо.

Старайтесь приучить партнеров к своему стилю телефонных переговоров - их вежливой краткости.

Подведение итогов, запись телефонного разговора.

Последней фазой рационального ведения телефонных разговоров является регистрация результатов и подведение итогов состоявшихся "пассивных" и "активных" телефонных звонков.

Телефон - это наиболее часто используемое в мире средство коммуникации, но он также наиболее часто становится и причиной возникновения недоразумений. Приучите себя к тому, чтобы составлять запись всех важных разговоров. Рекомендуется разрабатывать для этих целей как средство рационализации свои личные формуляры. Это позволит вам зафиксировать полученную информацию и иметь важный документ для дальнейшей работы. Освоив, таким образом, правила и методы работы с телефоном, вы сделаете еще один важный шаг в самоменеджменте!

Поиск по сайту: