Документирование хозяйственных операций. Документооборот. Стандартизация и унификация первичных документов

Документооборот – движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив.

Документирование операций – это сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах.

Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

Все хозяйственные операции должны оформляться первичными документами.

Первичный документ – это письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или получено разрешение на ее проведение.

Для отражения хозяйственных операций применяется большое количество документов.

1. Распорядительные документы – это приказы на совершение хозяйственных операций, но они не являются основанием для учетных записей, поскольку не подтверждают факта их осуществления.

2. Оправдательные документы – документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служащие основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

3. Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

4. Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов; целесообразность их применения в сокращении общего количества документов.

5. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции.

6. Сводные документы обобщают данные первичных документов.

7. Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные – за определенный период времени.

8. Внутренние документы составляют и используют на данном предприятии, а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц.

Реквизиты (название документа, номер, подпись, печать, дата составления и срок действительности документа) – обязательные показатели, которые должен содержать каждый документ.

Порядок расположения реквизитов называется структурой документа.

Виды структур:

а) анкетная – реквизиты расположены, как в анкете, документ легко читать и заполнять;

б) табличная – реквизиты расположены в определенной таблице, их легко обрабатывать на машинах;

в) типовая – такие документы используются везде, они содержат определенные реквизиты и порядок отражения в них хозяйственных операций.

Документы, отражающие факт совершения операции, поступают в бухгалтерию и подвергаются нескольким проверкам.

Виды проверок:

а) формальная – проверка правильности оформления документов по форме;

б) по существу – бухгалтер определяет законность данной хозяйственной операции;

в) арифметическая – проверка правильности подсчетов данных документа.

Проверенные документы сортируются по определенным признакам и по стоимостной оценке.

Проставление расценки в документах – таксировка.

После определения стоимостных показателей на каждом документе проставляется корреспонденция счетов – контировка.

Данные сгруппированных документов заносятся в учетные регистры – специальные ведомости учета затрат. Затем они поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором хранятся 1 год, по истечении этого срока передаются в постоянный архив.

сновным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.
Унификацией документов называется приспособление их бланков для оформления однородных операций в различных организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Унификация форм первичной учетной документации устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие произвольные формы, способствует рациональной организации учета. В соответствии со статьей 9 «Первичные учетные документы» Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» первичные учетные документы принимаются к учету если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РБ, как элемент учетной политики, производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации. В унифицированные формы первичной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Постановление Совета Министров РБ” О первичных учетных документах” от 29.04.99г. (рег.№5-744 от 10.05.99.)подтверждает, что на Министерство финансов возложены функции по разработке и утверждению типовых унифицированных форм первичной учетной документации. Во внимание следует принимать аналогичные формы, применяемые в Российской Федерации.Данное постановление предусматривает с 01.01.2000 г. применение всеми субъектами хозяйствования унифицированных форм первичной учетной документации. Заполнение и обработка документов весьма упрощаются также при их стандартизации. Под стандартизацией документов понимается установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов.
Стандартизация документов позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Поиск по сайту: