Документация хозяйственных операций, их экономическое и юридическое значение

В бухгалтерском учете первичная регистрация хозяйственных операций осуществляется как методом сплошного непрерывного учета, так и в специальных носителях информации — документах, придающих бухгалтерской информации доказательную (в юридическом значении этого слова) силу. Этот способ ведения бухгалтерского учета получил название документации.

Документация — способ сплошного и непрерывного наблюде­ния за фактами хозяйственной деятельности организации и их регистрация в специальных носителях информации — документах. Бухгалтерский (первичный учетный) документ — это письмен­ное свидетельство (доказательство), что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Первичный учетный документ уста­навливает материальную ответственность работников предприятий за доверенные им ценности, а также удостоверяет состояние рас­четов предприятия с другими организациями и лицами.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из них переносится в учетные регистры, там она систематизируется, т.е. записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

Информация о хозяйственных операциях не может быть принята к бухгалтерскому учету, если она не отражена в первичном учетном документе.

Правило, гласящее, что без документа нет записи на счетах, нарушаться не должно.

Регистрация хозяйственных операций в бухгалтерских документах придает бухгалтерской информации, в том числе бухгалтерской отчетности, юридическую силу, так как отражаемые в системе бухгал­терского учета хозяйственные отношения одновременно являют­ся и правоотношениями (начисление заработной платы и премий, оформление приема/передачи материальных и денежных средств, расчетов и т.п.). Поэтому использовать бухгалтерскую информа­цию для управления хозяйственными правоотношениями можно только в том случае, если она имеет правовую силу.

Таким образом, придание информации юридической силы яв­ляется объективно необходимой закономерностью метода ведения бухгалтерского учета.

В условиях применения современ­ной вычислительной техники замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными не должна приводить к потере бухгалтерской информацией юридической силы.

3. Классификация документов.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т. е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

· по назначению: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные;

· по времени составления: первичные, сводные;

· по объему информации: разовые, накопительные;

· по месту составления: внутренние, внешние;

· по структуре: табличные; анкетные; комбинированные;

· по содержанию хозяйственных операций: материальные, денежные, расчетные.

По назначению Распорядительные документы — документы, в которых содержатся распоряжения, указания о выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся: распоряжения руководителей организаций и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственной операции (например, платежное поручение, приказ на командировку).

Распорядительные документы требуют составления оправдательных для того, чтобы данный факт хозяйственной деятельности получил отражение в учете.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: приходные кассовые ордера, акты приемки материалов, акты приема-передачи или выбытия основных средств, документы о приемке от рабочих выработанной продукции и др.

Оправдательные (исполнительные) документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и правильность их оформления (кассиры, начальники цехов, мастера, кладовщики). Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются, и затем принимаются к учету.

Комбинированные документы - документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными: расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты, авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского исполнения составляются, если для записи хозяйственной операции нет других документов или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки бухгалтерии, ведомости распределения, мемориальные ордера.

Поиск по сайту: