Информационно-справочной документации

Требования к оформлению

Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К ним относятся: протоколы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы, факсы.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место издания, гриф утверждения (если необходимо), заголовок, текст, подписи председателя и секретаря.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, "заседания комиссии", "собрания трудового коллектива".

Текст протокола подразделяется на две части: вводную и основную.

В вводной части указывают: “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали” и “Повестка дня”, которые пишут от левого поля с большой буквы. Справа указывают инициалы и фамилии участников. Фамилии присутствующих указывают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, указывают их общее количество и рядом в скобках пишут - регистрационный лист прилагается.

Вводная часть заканчивается “Повесткой дня”, которое пишется от начала левого поля. С красной строки начинают запись пунктов повестки дня, которые нумеруют арабскими цифрами.

В основной части фиксируется ход заседания. Каждый пункт повестки дня строят по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Эти слова пишут прописными буквами от левого поля без знаков препинания на конце.

Перед словом “ Слушали ” ставят порядковый номер вопроса в повестке дня. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада. Если текст доклада представлен докладчиком, то пишут “доклад прилагается”.

После слова “ Выступили ” с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже и после тире с большой буквы пишут краткое содержание выступления.

Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок.

Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Акт - документ, составленный группой лиц и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемые распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации организаций; приема-передачи дел (при смене руководства), материальных ценностей, приема объектов, проведения испытаний, уничтожения дел, испорченных товаров, инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Акт оформляется на общем бланке.

Заголовок начинается с предлога "о" ("об") "О проверке", "Об уничтожении" и т.п.

Текст акта делится на три части: вводную, констатирующую и выводы.

В вводной части указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Начинается эта часть словом "Основание", которое печатается через два интервала после заголовка, ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от левого поля с прописной буквы пишется:

Составлен комиссией:

Председатель: - указываются должности и фамилии с инициалами

Члены комиссии: составителей акта

Присутствующие: - фамилии присутствующих располагаются по алфавиту.

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты, события.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации.

При необходимости отметку о наличии приложений делают после текста.

Перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение

Акт подписывают председатель комиссии и члены комиссии. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Акт может иметь гриф согласования (ознакомления).

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением необходимых реквизитов и подписываются составителем.

Докладная (служебная) записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение вопроса или факта, выводы и предложения составителя и адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована вышестоящему руководителю. Подписывает записку автор-составитель или руководитель организации.

Текст служебной записки обычно состоит из двух частей. В пер­вой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во вто­рой - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. Датой служебной записки является дата ее подписания.

ПИСЬМО

Письмо - обобщенное название различных по со­держанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различ­ные сведения, уведомлять о событиях.

Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, пред­ложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые со­держат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Реквизиты формуляра-образца ПИСЬМА:

1. наименование организации - автора документа;

2. справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);

3. дата, номер;

4. адресат (кому направляется, не более четырех адресатов на од­ном письме);

5. ссылка на регистрационный номер и дату документа-запроса;

6. заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке);

7. текст;

8. отметка о наличии приложений;

9. подпись (наименование должности, личная подпись и ее расшифровка);

10. печать (если нужно);

11. отметка об исполнителе;

12. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Название вида документа - письмо - не пишут. Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

Поиск по сайту: