На сменных носителях

Прежде всего, необходимо создать на жёстком диске папки, в которые будут помещаться рабочие документы.

Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Ка­ждая папка может иметь вложенные в неё папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, об­разуется многоуровневая, иерархическая структура папок. Если до­кументов немного - чаще всего это одна папка.

Так, пакет MS Office для Windows 95 создаёт папку с названием «Мои документы», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работают несколько человек, то папки обычно называют по фамилии работника - «Документы Иванова», «Документы Сидо­рова». Однако при большом количестве документов фирмы и необ­ходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников тре­буется более чёткая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

Наиболее простым решением, не требующим специального про­граммного обеспечения, является создание системы папок, которая может основываться на номенклатуре дел организа­ции.

В основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам. В более крупных фирмах для этих целей выделяется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы ти­па: «договоры», «переписка с фирмой», «типовые соглашения» и т.п.

Такой сервер может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным папкам, а также хранить и общие базы данных – например, сведения по организациям-партнёрам, данные о номенкла­туре продукции на складе, полученных заказах и т.п.

В небольшой фирме для этих же целей достаточно создать не­сколько папок на одном или нескольких компьютерах и предос­тавить их для совместного доступа.

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жёстком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или папки на других компьютерах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещёнными на собственном компьютере.

Для этого на компьютере, содержащем необхо­димые ресурсы (файлы и папки, жёсткие диски и т.п.) устанавлива­ется разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо:

Ø использованием пароля для пол­ного доступа,

Ø доступа только для чтения,

Ø ограничением дос­тупа только для определенных пользователей или групп пользовате­лей.

Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке.

Если к данной папке могут обращаться все сотруд­ники без ограничений – пароль не вводится.

Если все сотрудники должны иметь возможность ознакомления с документами, находя­щимися в папке, но только некоторые – возможность добавлять и исправлять документы – может не устанавливаться пароль для чте­ния, но быть установлен пароль для полного доступа.

Для более эффективного использования места на жёстком диске компьютера может быть создан логический диск, использующий сжатие файлов (например, с помощью программы DriveSpace, вхо­дящей в Windows 95). Организация совместного доступа к логиче­скому диску производится также как организация доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа.bmp,.pcx,.tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более.

Следующий этап - установление доступа к папкам или дискам с другого компьютера.

Подключение пользователей к папкам и дискам на удалённом ком­пьютере может производиться по мере необходимости или выпол­няться единовременно при конфигурировании системы. В этом послед­нем случае пользователи могут постоянно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьюте­рах, как если бы они находились на том компьютере, на котором они работают. Однако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам, которых установлен доступ, должны быть включены. Рекомендуется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как если включить компьютер в тот момент, когда сетевой диск недоступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), то это приведет к приоста­новке запуска операционной системы и выводу на экран соответст­вующего сообщения.

Именно поэтому в организациях с большим объёмом совместно ис­пользуемых документов применяются выделенные высоконадёжные компьютеры, – файл-серверы, рассчитанные на непрерывную ра­боту и обеспечивающие одновременный доступ к данным от несколь­ких до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в не­большой фирме при необходимости обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования до­кументов один из компьютеров фирмы может быть выделен для ис­пользования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможно­сти одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудников, тем более что на современном жёстком диске ёмко­стью в несколько гигабайт (1 Гб = 1 000 Мб = 1 000 000 кб) может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих размер, ис­числяемый в десятках килобайт.

Документы в процессе создания и редактирования, черновики и варианты должны находиться лишь в личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенкла­турой дел подразделения (организации в целом) на основе стандарт­ных классификаторов.

Начинаться название папки должно с вида документов (приказы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содер­жание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы) и т.п.

В отличие от традиционного делопроизводства тер­мин «документы» или «материалы» применительно к компьютерным технологиям опускается. Группировка может производиться в несколько уровней. Например: С:\ Переписка\ поставщики металлоконструкций\ завод Витязь\ имя_файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.97 лежит в папке "Завод Витязь", которая находится в папке "Поставщики металлокон­струкций", находящейся в общей папке "Переписка" на диске С.

Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспондентов по географическому признаку. Например: Переписка с дилерами Уральского региона.

Если во вкладке «Сервис» => «Параметры» на закладке «Сохра­нение» установлена опция «Предлагать заполнение свойств докумен­та», то при первом сохранении будет предложено заполнить вкладку «Свойства» документа с полями: Название документа, его тема, ключевые слова, заметки и др. При этом в соответствующих полях автоматически проставляется автор документа и название организа­ции.

В системах автоматизированного делопроизводства заполнение аналогичной вкладки свойств документа является обязательным при его сохранении. Эти сведения могут быть в дальнейшем использова­ны для поиска документа.

Поиск по сайту: