обеспечение сохранности документов в электронной форме

Утрата документов, информации в компьютере может быть причи­ной значительных материальных и временных потерь.

Причиной ут­раты могут быть как неквалифицированные действия сотрудников, случайное стирание (удаление) необходимых файлов, так и поломки собственно компьютерного оборудования. Жёсткий диск, используе­мый для хранения информации, является одной из наиболее под­верженных поломкам частей компьютера. Возможные при этом финансовые потери от несохраненной информации и затраты времени на её восстановление (если это оказывается возможным) могут со­ставить значительную сумму.

Для предотвращения возможных по­терь периодически проводится проверка диска программами типа ScanDisk или Norton Disk Doctor, делаются копии документов на сменных (внешних) носителях. Для копирования используются т.н. устройства архивации данных – накопители на магнитной ленте, на магнитооптических дисках, на CD-R и т.п. Как правило, использует­ся одно устройство, обслуживающее все компьютеры, объединенные в локальную сеть. В больших организациях с разветвлённой компь­ютерной сетью, использующих технологии клиент-сервер с хранени­ем всей важной информации на серверах, архивация данных являет­ся обязательной регламентной процедурой. Но в небольших организациях, не имеющих развитых служб технической поддержки, устройства архивации данных часто отсутствуют, что приводит к многочисленным проблемам.

Периодичность копирования устанавливается с учётом объёма до­кументов, создаваемых в организации, их важности и наличия бу­мажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установ­ленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копируются только новые и изменённые файлы. Для организации копирования важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими документы в установленные папки. Учитывая небольшие размеры текстовых файлов, для не­большой организации возможно копирование документов на обыч­ные дискеты. Ежедневное проведение архивации данных может за­нимать всего 5 — 15 минут и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

При проведении страхового копирования файлов необходимо включать опцию проверки записи. В этом случае скопированные файлы будут сравниваться с исходными, что даст дополнительную гарантию их сохранности. Такая мера предупредит ситуацию, когда именно в тот момент, когда потребуется восстановить файл, выяснится, что именно необходимый вам файл, сохранённый на дискете, также не читается. Если вы не являетесь обладателем накопителя, который автоматически производит верификацию во время записи, проверьте, включена ли в настройках программного обеспечения опция проверки записи. Это вдвое увеличит время резервного копирования, но так вы обеспечите мак­симальную сохранность данных. Чтобы убедиться в корректности записанной информации, восстановите на диск несколько произволь­ных файлов, записанных в начале, середине и конце носителя.

Если документ был случайно удалён, необходимо помнить, что компьютер не производит необратимого удаления файлов, а только помечает занятое файлом место на диске как свободное. Поэтому ес­ли после удаления файла не проводилась запись информации на диск, вероятность восстановления файла специальными программами типа undelete достаточно велика.

Дополнительные средства защиты от случайного удаления файлов имеются в Windows 95, где файлы не уничтожаются, а перемещают­ся в специальный каталог («корзину»), и хранятся в течение време­ни, определяемого наличием свободного места на диске. Ещё боль­шие возможности по защите файлов предоставляет утилита (вспомогательная программа) UnErase из комплекта Norton Utilities for Windows 95.

Во избежание Ошибок общей защиты (GPF) используйте утилиту типа Norton CrashGuard, которая будет постоянно оберегать систему, работая в фоновом режиме.

Если необходимо освободить место на жестком диске, воспользуй­тесь утилитами деинсталляции программ и архивации, чтобы оты­скать ненужные файлы.

Периодически выполняйте дефрагментацию жесткого диска (Defrag из комплекта Windows 95 или Speed Disk из Norton Utilities) и ежемесячно запускайте программы диагностики обнаружения и устранения неполадок.

Чтобы не допустить заражения компьютера вирусами, в фоновом режиме должна постоянно работать антивирусная программа.

В целом хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск информации, но и в случаях больших объемов документооборота – значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых под архив площадей.

Поиск по сайту: