Размещение документов

Компьютерные технологии хранения документов.

С переходом делопроизводства на компьютеризи­рованные технологии встаёт вопрос об упорядочении и организации хранения документов, создан­ных в электронной форме. Если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве осуществляется стихийно.

Неупорядоченное хранение, особенно в небольших фирмах, за­частую вызывает значительные затраты време­ни на поиск нужных документов, не редкость потери документов. Если сотрудник, создавший документ, отсутствует, то нахождение нужного документа часто возможно лишь путём просмотра всех файлов, что при большом количестве документов является весьма проблематичным. Рано или поздно, но перед любой организацией встаёт проблема упорядочения и классификации файлов. Во избежа­ние потерь информации и рабочего времени необходимо с самого начала работы организовать правильное хранение документов.

Кроме документов, изначально существующих в электронном виде, созданных на компьютере сотрудниками организации, полученных по электронной почте, в виде факса через факс-модем, сегодня всё большее число организаций переводит в электронную форму (путём сканирования) и документы, поступающие в фирму в тради­ционном бумажном виде. Это ещё более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.

Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жёстком диске. Каждый файл должен получить своё имя. В одной папке (каталоге, директории) не могут существовать одновременно два файла с оди­наковыми именами.

Так как документ может быть создан различными программами, каждая из которых по-своему записывает документ, не говоря уже о том, что документ может быть текстовым, графическим, аудио­визуальным и т.п., то для указания на тип файла и на программу, с помощью которой следует работать с документом, используется т.н. расширение.

Расширение – это часть имени файла, следующая за точкой, содержащая до трёх зна­ков.

Например, текстовый редактор MS Word сохраняет файлы, присваивая им расширение .doc, редактор «Блокнот» (Notepad) при­сваивает файлам расширение .txt и т.п.

Современные операционные системы позволяют использовать в имени файла до 250 символов, включая пробелы. Имя файла, как правило, образуется на основе заголовка документа. Для ускорения и упрощения поиска в него рекомендуется включать дату и номер документа как его основные поисковые признаки, по­скольку официальная дата документа часто не соответствует исполь­зуемым операционной системой и офисными программами данным о дате создания и изменения файла.

размещение документов.

Создаваемый документ необходимо сохранить в памяти компьюте­ра - записать в виде файла на жёстком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бу­мажных документов. Документы могут храниться на:

Поиск по сайту: