Теоретичні відомості. MS Access – це система управління базами даних, призначена для зберігання й організації даних, вибірки та керування ними

MS Access – це система управління базами даних, призначена для зберігання й організації даних, вибірки та керування ними. Це програмний засіб є складовою програмою з пакета прикладних програм Microsoft Office, що працюють під керуванням ОС Windows.

Запуск цієї програми виконується так само, як і запуск будь-якої іншої програми з пакета програм Microsoft Office, тобто слід виконати команду меню Пуск Þ Все программы Þ Microsoft Office Þ MS Access або скористатися ярликом на робочому столі.

Вікно програми MS Access складається з наступних елементів (мал. 1).

1. рядок заголовку

2. головне меню

3. панель інструментів

4. вікно бази даних

5. кнопки керування вікном

6. шість вкладок об’єктів

7. рядок стану

Мал. 1 Вікно програми MS Access

Таблиця – основний обов’язковий об’єкт бази даних, куди записують дані, та де вони зберігаються. таблиця складається зі стовпців, які називають полями та рядків, які називають записами.

Для створення нової таблиці необхідно натиснути кнопку , після чого у вікні Новая таблица вибрати спосіб створення таблиці (мал. 2).

Мал. 2 Вікно вибору режиму створення таблиці

Режим таблиці. Виводить бланк таблиці, у який можна вводити дані. У режимі таблиці можна виконувати додавання записів, редагування, перегляд, фільтрацію, сортування записів, змінювати структуру таблиці.

Конструктор. У режимі конструктора можна переглядати параметри всіх елементів структури таблиці. Можна змінювати структуру таблиці, зокрема, вилучати або додавати поля, пере­міщувати їх відносно інших полів, змінювати типи даних.

Майстер таблиць. Дає змогу обирати поля для майбутніх таблиць із переліку зразків полів різних типів (ділові контакти, ведення домашнього господарства тощо).

Імпорт таблиць. Імпорт даних з інших файлів (як всередині програми Access, так і з інших програм, наприклад, MS Excel).

Поля — це основні елементи структури таблиці бази даних. Кожне поле має ім'я, тип та властивості.

Кожне поле характеризується такими властивостями:

· довжина — кількість даних у символах. Від довжини поля залежить, які дані можуть міститися в ньому;

· ім'я — ідентифікатор даних. В одній базі даних не може бути двох полів з однаковими іменами. Крім того, усередині імені забороняється використовувати символи!,.,[,]';

· тип даних —характеристика даних, від якої залежить перелік операцій, які можна застосовувати до даного поля.

Програма підтримує роботу з такими типами даних (мал. 25):

Текстові — для запису даних у вигляді одного рядка алфавітно-цифрових комбінацій (тексту) довжиною до 256 символів.

Поле MEMO — для запису даних у вигляді багатьох рядків алфавітно-цифрових комбінацій (тексту), довжиною до 65 535 символів.

Числовий — для запису даних у вигляді числа будь-якого типу (програмою пропонується широкий вибір форматів для запису чисел: ціле, дійсне, дробове, з плаваючою комою тощо).

Дата/час — для запису даних у вигляді дат і/або часу (про­грамою пропонується широкий вибір форматів для запису дат та часу).

Грошовий — для запису даних у вигляді числа в грошових одиницях (програмою пропонується широкий вибір форматів для запису у доларах, гривнях або будь-якій іншій поширеній валюті).

Лічильник — для запису даних у вигляді числа, що вводить­ся автоматично (з уведенням кожного нового запису таке число нарощується на 1).

Логічний — для запису даних у вигляді логічного виразу, що може набувати одного з двох значень true (істина) або false (хиба) і застосовується в логічних операціях. Довжина такого поля — 1 байт.

Поле об'єкта OLE — для запису даних у вигляді об'єктів, які можуть містити файли малюнків, звукові файли, файли відео-кліпів тощо.

Гіперпосилання — для запису даних у вигляді посилання з одного об'єкта на інший (гіперпосилання може вказувати на веб-сторінку, адресу електронної пошти, зовнішній файл з документом Microsoft Office. Наприклад, файли таблиць MS Excel, файли документів MS Word).

Мал. 3 Різноманітні типи полів таблиці

Унікальні та ключові поля. Для того, щоб дані були взаємопов'язані, потрібно, щоб між таблицями було встановлено зв'язки. А для того, щоб за записом з однієї таблиці можна було однозначно знайти відповідні записи в іншій таблиці, слід передбачити в кожній таблиці унікальні поля.

Унікальне поле — це поле, значення даних у якому не повто­рюються в цій таблиці.

При створенні таблиць для баз даних завжди потрібно вста­новити ключове поле. Ключовим назначають поле, яке є уні­кальним. Зазвичай зв'язки між таблицями встановлюють за ключовими полями.

Ключове поле БД — поле або кілька полів, які однозначно визначають (ідентифікують) запис.

Якщо користувач не встановив для таблиці ключового поля, то програма самостійно додає до таблиці додаткове поле з типом Лічильник та встановлює його ключовим для таблиці. Для встановлення чи зміни ключового поля таблицю необхідно відкрити в режимі Конструктор потім виділити те поле, яке буде ключовим і натиснути кнопку на панелі інструментів або вибрати команду із контекстного меню поля.

Зв’язки між таблицями. Є три типи зв’язків:

«Один-до-одного» (записують: 1 → 1). За відношення «один-до-одного» кожний запис з однієї таблиці може мати не більше од­ного зв'язаного запису з іншої таблиці, і навпаки. Такий зв’язок встановлюють тоді, коли обидва зв’язуваних поля є ключовими (тобто такими, що однозначно ідентифікують запис).

«Один-до-багатъох» (записують: 1 → È). За відношення «один-до-багатьох» кожному запису з однієї таблиці можуть відповідати кілька записів з іншої таблиці, але не навпаки! Відношення «один-до-багатьох» створюється в тому випадку, коли тільки одне з полів є полем первинного ключа.

«Багато-до-багатьох» (записують: È → È). За відношення «багато-до-багатьох» одному запису з однієї таблиці можуть відповідати кілька записів з іншої таблиці, та навпаки (мож­на вважати, що відношення «багато-до-багатьох» фактично є двома відношеннями «один-до-багатьох» із певною додатковою таблицею, первинний ключ якої складається з полів двох інших таблиць).

Для налагодження зв’язків між таблицями призначена команда Сервис Þ Схема данных. У конструктор схеми даних необхідно додати всі таблиці, для цього: контекстне меню вікна Þ Добавить таблицу, в діалоговому вікні Добавление таблицы (мал. 4) слід вибрати необхідні таблиці і натиснути кнопку .

Мал. 4 Діалогове вікно Добавление таблицы Мал. 5 Створення зв'язку між таблицями

Щоб налагодити перший зв’язок, слід перетягнути ключове поле з однієї таблиці на відповідне поле іншої таблиці і встановити прапорці у полях (мал. 5).

Аналогічно встановлюються всі інші зв’язки між таблицями (мал. 6).

Мал. 6 Міжтабличні зв’язки у схемі даних

Завдання для практичного виконання

Поиск по сайту: