EVENT-ОТДЕЛА

Общие правила оформления документации

Общие правила

Составы реквизитов

Общие правила оформления управленческих документов, их классификация, состав реквизитов, требования, предъявляемые к составлению документов.

Должны уметь: правильно составлять разновидности документов.

Ошибки: юридические, организационного характера.

Существует гост Р 6.30.2003 – создан в 1997 году. Принят в 2003 году.

Классификация документов (по различным признакам):

По видам деятельности:

1. Организационно-распорядительная

2. Финансово-расчетные операции

3. Снабжение и сбыт

По месту составления:

1. Внутренние

2. Внешние

По содержанию:

1. Простые

2. Сложные

По форме:

1. Индивидуальные

2. Трафаретные

3. Типовые

По происхождению:

1. Служебные

2. Личные

По назначению:

1. Подлинные

2. Копии

3. Выписки

По юридической силе:

1. Подлинные

2. Подложные

По степени обязательности:

1. Директивные

2. Информационные

Существует единая государственная система дела и производства (ЕГСПД).

Егспд предусматривает стандартизацию (установление единых норм и требований предъявляемых к документам), унификацию (единообразие, установление максимального набора реквизитов, формата бумаги).

В настоящее время разработаны унифицированные системы документации для организационно распорядительной, плановой, первично учетной и тд.

Документы содержат определенные данные (реквизиты): название документа, индекс, дата, текст, подпись и тд. (всего 30)

Реквизиты документов:

1. Обязательные (текст и подпись)

2. Необязательные (заголовок и печать)

Совокупность реквизитов документа определяет его форму. Для того, чтобы документ имел юридическую силу, он должен соответствовать форме принятой для данного документа. Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется формуляром.

Существует два варианта расположения реквизитов: угловой и продольный.

Текст документа должен быть ясным, точным и кратким. Предложения должны быть простыми.

6 составляющих управленческого решения:

1. Субъект, инициатор решения (руководитель, специалист, отдел, компания)

2. Объект, исполнитель решения, подчиненный (специалист, отдел, компания)

3. Предмет решения

4. Цель разработки решения

5. Причины разработки, или реализации решения

6. Персонал, население, для которого разрабатываются или реализуются управленческие решения

Субъект решения может быть одновременно и объектом решения. Например, для повышении прибыли директор разработал общую схему реструктуризации компании (в неявном виде субъект является объектом).

Решения могут приниматься человеком в трех основных системах:

1. Техническая (оборудование, компьютеры, материалы, станки, инструменты; набор решений ограничен; последствия решения в общем предопределены. Варианты решений отражены в инструкциях, положениях и приказах. Такие решения строятся по определенному порядку, алгоритму. Качество и эффективность принятого и выполненного решения определяется профессионализмом принимающего и исполняющего решение в технической системе. Тандем высокого профессионализма разработчика и исполнителя может дать хороший результат. Хороший специалист – 2-4 года)

2. Биологическая (флора и фауна планеты, в которой человек принимает решения, вся биологическая жизнь (человеческая), мелиорация, лечение, формирование благоприятных условий для работы и проживания). Эта система менее предсказуемая, чем техническая система. Набор решений ограничен из-за медленного развития животного и растительного мира. Это все можно промоделировать и выбрать лучшие решения по каким-то признакам. Качество и эффективность принятого и выполненного решения определяется профессионализмом специалиста и его способностью находить информацию. Мыслит след. образом: «что будет, если…». Большую роль играет интуиция. Человеку нужно 6-8 лет, чтобы стать хорошим специалистом.

3. Социально-экономическая (человек находится в совокупности взаимосвязанных элементов. Решения принимаются относительно многих элементов (государство, производственный коллектив, семья, сам человек). Превосходит биологическую по разнообразию и количеству возникающих проблем. Это связано с тем, что в системе находится человек, который частично схож с другими людьми в своих поступках, восприятии информации, а частично индивидуален. Каждый человек имеет свои привычки, взгляды на ситуацию. Здесь должны учитываться социально-психологические, этические особенности. При составлении текста приказа руководитель должен представлять, кому этот приказ обращен, и как его поймет исполнитель. Качество и эффективность разработанного решения определяется профессионализмом и опытом руководителя. Если человек работает самостоятельно, он становится специалистом через 10-12 лет.

менеджер должен чувствовать уровень мировой конкуренции, выявление глобальных потребностей и интересов, должен знать виртуальные организационные структуры. Требуется новая система аналитического мышления, использование глобального опыта, мировых информационных ресурсов.

Текст документа.

Приказ о приеме на работу персонала

УТВЕРЖДАЮ

1. Текст

2. Анкета

3. Таблица

4. Комбинация всех этих вещей

Если документ составляется в виде анкеты, признаки, характеризующие объект, должны быть выражены именем существительным в именительном падеже, или словосочетанием с глаголом второго лица множ.числа, наст. или прош. времени. (имеете, владеете, были, находились и т.д.)

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже, подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают больше чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на след. страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа; во второй заключительной части – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Набор документов, который должен быть в менеджменте – это приказы, служебные записки, объяснительные и т.д. Все это должно быть оформлено соответствующим образом (по ГОСТу).

Информационные технологии при формировании фирменного стиля.

Обеспечение узнаваемости компании, уважения к ее деятельности, объединение всех составляющих под общим визуальным решением и т.д.

Портфель (система) фирменного стиля:

· Логотип

· Визитка (личная и корпоративная)

· Фирменный бланк рабочей документации

· Бланки писем (деловых и электронных)

· Конверт (большой и малый)

· Дополн. Элементы (цвета, шрифт, слоган, фирменная сувенирная продукция)

· Дизайн сайта

Нэйминг – название фирмы

Менеджмент и организация информационных систем.

Управляющая часть – управляющий процесс (доклад о том, что происходит)

Когда мы занимаемся информационными технологиями в менеджменте мы используем субъектно объектную модель. Информационная система как объект управления.

Объект управления:

1. Информационная система организации

2. Применяемые информационные технологии

Три уровня управление:

1. Оперативный (планирование/управление на каждый день)

2. Тактический (уровень планирования на небольшие сроки)

3. Стратегический

Для информационной системы оперативный и тактический уровни обеспечивает персонал информационной системы и менеджеры подразделений и функциональных служб. Менеджмент имеют автоматизированные рабочие места (work station), взаимодействуют с информационной системой.

Стратегический уровень: другие задачи и другие пользователи. Корпоративный совет директоров, начальник отдела информационного обеспечения.

Инф. Для

стратег управления

Инф для тактич управления

Инф. Для оперативного управления

При проектировании системы нужно четко выделить информационные запросы.

Методы информационных технологий:

-Традиционные (работают с бумагами)

-Современные (электронные)

Автоматизированные:

Обеспечивающая часть:

1. Техническое

2. Математическое

3. Лингвистическое

4. Программное

5. Информационное

6. Организационное

7. Методическое

8. Правовое

Функциональная часть

Нарисовать план кабинета, каждому сотруднику автоматизированное место: 5 метров на одного сотрудника, расчет по тотал кост оун шип (желтая книжка)

Пакет Бизнес студио 2004 г., предназначен для создания модели бизнес процесса и документирования бизнес процессов. Сделан на основе мО визио, в 2007 г. ______, в 2008 г. Добавилось средство по системам поддержания менеджмента качества. Модуль контроля процесса ис. Текущая версия 3.6.

Основная цель этой программной системы – создание комплексной модели бизнеса, называется бизнес архитектура. Эта система содержит следующие элементы:

1. Стратегии

2. Модель бизнеса

3. Индикаторы

4. Организационная структура

5. Ресурсы и документы

6. Информационная система

Система для работы с бизнес процессами использует структурный анализ и технику проектирования. (SABT) описание идей этой системы есть в желтой книжке. IDEF0 зайти в интернет, найти бизнес студио, через ютуб просмотреть все ролики, касающиеся бизнес студио.

1. Создание системы целей и сбалансированных показателей BSC

2. Описание процессов и орг структуры

3. Формирование регламентирующей документации

4. Проведение имитации и функционально-стоимостного анализа (фса)

5. Построение системы менеджмента качества

6. Поддержка по внедрению айти систем

7. Управление бизнес процессами с помощью бизнес студио

Сделать отчеты по роликам

Скриншоты:

1. Разработка стратегической карты

2. Показатели системы сбалансированных показателей ССП/ BSC

3. Диаграммы IDEF0

4. Диаграммы процесса, процедуры

5. Создание организационной структуры

6. Объекты документы

7. Проведение фса

8. Контроль и анализ показателей

9. Построение диаграммы Исикавы

Функции каждого места, его задачи. Все задачи которые он решает, все, что у него в компе

(база данных клиента, руководства). картинка (план помещения). Связь в локальную сеть (коробочное решение/вай фай)

К след.разу схему, перечень задач, рисунок, и сколько это будет стоить.

Классификация

1. Виды обрабатываемой информации: данные, тексты, графика, знания

2. Виды информационных технологий: СУБД, алгоритмические языки, табличные процессоры; текстовые пакеты и гипертекст; графические процессоры; экспертные системы; средства мультимедиа

3. Интегрированные пакеты, объединяющие различные технологии (МО)

Элементы и объекты информационного менеджмента:

Инструменты:

1. Поиск информации

2. Обработка информации

3. Распределение информации

Уровни: оперативный, тактический, стратегический

Объекты: информационные системы организаций и подразделений, сами эти подраделения и партнеры организации по кооперации.

Поиск по сайту: