Автоматизация документооборота компании

Автоматизация документооборота компании.

Документы являются самым распространенным средством поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивая фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому.

Замечание. Эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании.

Два способа автоматизации инф. потока

1. Хранение стандартных документов в специализированных системах

2. Применения специализированных систем электронного документооборота с поддержкой workflow

1 способ:

Прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информа.системе (1С, Галактика), работа с конструкторско-технологической документацией в PLM-системе (ЛоцманPLM, T-FLEX DOCs)

2 способ:

Необходимость,

В компании всегда есть набор документов, которые не «ложатся» в одну из существующих инф.систем (ИС)

Это могут быть внутренние отчеты, организационно-распорядительная, проектная и другие документации

В этом случае, движение документов может быть автоматизировано только с помощью спец.систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow (например, OPTiMA, WorkFlow)

Понятие workflow

Workflow – это полная ли частичная автоматизация бизрнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполненпия действий согласно набору руководящих правил.

Это процесс, произвольное задание, выполняемое последовательно или параллельное задание, выполняемое последовательно или параллельно двумя или более участнкиами рабочей группы с целью достижения общей цели.

Workflow является синонимом термина “бизнес-процесс»

1. Только применяется чаще в отношении систем автоматизации бизнес-процессов

2. После проведения описания и оптимизации бизнес-процессов следующим шагом будет процессная автоматизация

3. Для того, чтобы выстроенные процессы стали работать, необходимо средство для автоматической координации дейятельности исполнителей этой системы workflow.

Системы workflow

1. Используются для автоматизации текущей деятельности

2. То есть, позволяют документам автоматически прохоить заданные маршруты и получать ответы, как по содержанию документов, так и по процессу.

Замечание. Кроме Workflow существуют еще технологии groupware и системы управления документами (СУД)

ЭТО НЕ ОДНО И ТО ЖЕ.

СУД – это самое узкое из приведенных понятий.

-подразумевает управление только документами, а это еще не все процессы компании.

-основное отличие СУД от workflow – в большой ориентированности на документ.

-практически все СУД содержат большое количество функций для работы с документами, которые есть далеко не во всех системах workflow

Например, поиск документа по ключевым словам.

В системах WorkFlow:

-документ является лишь одним из объектов в процессе

-существуют системы workflow, обладающие полным функционалом систем управления документооборотом. Одной из характерных черт систем автоматизации workflow является графический построитель процессов.

Под Groupware понимают системы организации групповой работы.

-Это более широкое понятие, чем workflow. Системы Groupware могут включать в себя WorkFlow как составную часть.

-При этом термин Groupware – наименее определенная категория, и такие системы могут включать различный функционал, в общем отражающий организацию групповой работы.

Workflow, ориентированная на информацию и автоматизацию.

-имеет свою специфическую терминологию

-одним из понятий является «объект» - это информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например, письмо, оборудование, счет)

-объектом может быть любой ресурс, используемый в процессе.

Подходы к формализации документооборота.

-Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы и от уровня зрелости компании в целом.

-Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: «от документов» и «от процессов»

Описание документооборота «от документов».

Исторически является наиболее распространенным и широко используется при внедрении СЭД. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями.

Описание маршрута прохождения внутреннего документа.

Разработка проекта документа – Согласование документа – Доработка документа – Отправка (или Сдача в архив) документа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор, пока не будут устранены все замечания.

Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства – все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем.

Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное – чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы.

Изменение подхода к использованию информационных систем

Проект приказа Проект приказа

с замечаниями

да проект приказа

нет с замечаниями

проект приказа

да

нет

приказ на подпись

Функции информационных систем.

ИС маркетинга:

1. Исследование рынка, прогнозирование продаж

2. Управление продажами

3. Рекомендации по производству новой продукции

4. Анализ установления цены

5. Учет заказов

Производственные ИС:

1. Планирование объемов работ и разработка календарных планов

2. Оперативный контроль и управление производством

3. Анализ работы оборудования

4. Участие в формировании заказов для поставщиков

5. Управление запасами

Финансовые и учетные ИС:

1. Управление портфелем заказов

2. Управление кредитной политикой

3. Разработка финансового плана

4. Финансовый анализ и прогнозирование

Интеграция

компьютерных

информаци-

онных

систем

Кадровые ресурсы, человеческие ресурсы:

1. Анализ и прогнозирование потребностей в человеческих ресурсах

2. Ведение архивов записей о персонале

3. Анализ и планирование подготовки

4. Прочие системы (например, системы руководства: контроль за деятельностью фирмы, выявление оперативных проблем, анализ управленческих и стратегических ситуаций, обеспечение процесса выработки стратегических решений)

Эволюция СППР (система поддержки принятия решений), (пояснение к схеме).

Первые системы – системы обработки транзакций (TPS)

- хозяйства это компьютерные системы, предназначенные для выполнения рутинных операций регистрации, накопления, хранения и выдачи информации в заранее заданной форме

- в рамках таких систем принятие решений обеспечивалось только информацией

Следующий этап развития информационных систем

- появление концепции автоматизированной системы управления

- у нас эта концепция получиила название АСУ, а на западе – MIS (Management Information System)

MIS – это компьютерная система, предназначенная для выборки и интеграции данных из многих источников для обеспечения своевременной информацией, необходимой для принятия управленческих решений.

Основные положения концепции:

1. Централизация обработки информации в едином вычислительном центре

2. Использование аппаратных и программных средств обработки данных в целях сокращения персонала и накладных расходов

3. Появление понятия базы данных

4. Систем управления базами данных

Уровень поддержки решений при использовании данной концепции.

- информационный

- применяются отдельные модели и методы для принятия оптимальных решений

- в существенной мере характер всех поколений систем и их концепций определялся техническими возможностями обработки информации, имеющимися на тот период

Система автоматизации конторской деятельности.

1. Реализовывались распределенные базы данных

2. Устранялась излишняя централизация

3. Появились локальные вычислительные сети на базе средних ЭВМ

4. Уровень поддержки решений – информационный

5. Применяются отдельные модели и методы для принятия оптимальных решений

OAS – это компьютерная система для выполнения комплекса операций функционирования системы управления как таковой.

Следующий этап – системы DDS:

DDS – это диалоговая компьютерная система, использующая формализованные правила и модели объекта управления совместно с базой данных и личным опытом менеджера для выработки и проверки вариантов управленческих решений

Эта система не только обеспечивает информационный процесс принятия решений, но и участвует в нем.

Экспертные системы (ES).

Вершина развития ИС.

- экспертная система – это компьютерная система, использующая знания одного или нескольких экспертов, представленные в некотором формализованном виде, для решения задач и принятия решений.

ESS это вариант решений DDS для высшего руководства.

Глоссарий ИТМ (информационные технологии в менеджменте)

Информационные ресурсы – это совокупность данных организованных для получения достоверной информации, документы и массивы документов, отдельные и в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, базах данных и знаний и т.д.)

! Должна быть система поиска!

Данные – факты, обработанные и представленные в формализованном виде (т.е. на каком-то носителе) для дальнейшей обработки.

Информационное пространство – совокупность информ. ресурсов, информ. систем и коммуникационной среды.

Единое информационное пространство – совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов, по общим правилам, обеспечивающим информационном взаимодействие организаций и граждан.

Информационная культура – умение целенаправленно работать с информацией; умение целенаправленно использовать для получения, обработки и передачи данных компьютерную информационную технологию, современные технические средства и методы.

Менеджмент – управление в социально-экономических системах: совокупность современных принципов, метолов, средств и форм управления организацией с целью повышения его эффективности и увеличения прибыли.

Информационное пространство предприятия – совокупность банков и баз данных, технологий их сопровождения и использования, информационных и телекоммуникационных систем, функционирующих на основе общих принципов и обеспечивающих информационное взаимодействие организация, персонала и клиентов удовлетворение их информационных потребностей.

Информационная система (ИС) – по законодательству РФ – организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. Информационные системы предназначены для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации.

ДЗ сделать тест по глоссарию

Поиск по сайту: