Документооборота в учреждении

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Основными характеристиками документооборота являются:

- маршрут, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело,

- время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту.

Правила организации документооборота:

- оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов;

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке —визирование и согласование);

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое

перемещение документа должно быть оправданным.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

• маршруты документов (направление движения, этапы и инстанции);

• периодичность;

• направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Эти потоки принято называть документопотоком.

Документопоток - сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Горизонтальные потоки - потоки, связывающие организации одного уровня управления.

Вертикальные потоки - связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и

организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и его филиалы.

Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы

подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции).

Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

Входящий документопоток любой организации включает:

• документы вышестоящих организаций: указы, законы,

Рис (2 л)

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам.

Соотношение этих потоков неравномерно, наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты внутренних документов.

Причем в этом потоке движение распорядительных документов упорядоченно, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота.

Объем документооборота - общее количество документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные

средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе следующих сведений:

- данные учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки,

- по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Пример регистрационно-контрольной карточки приведен в таблице.

Объем документооборота принято выражать дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, в знаменателе - количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным - многие документы составляются на нескольких страницах, и при таком подходе не отразится на общем результате. Основное правило подсчета документов -однократность.

Слжуба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота. Такие сведения

позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. В начале года, квартала, месяца резко

возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Поиск по сайту: