Разновидности деловых писем

По функциональному признаку письма бывают:

Циркулярные письма – высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающихся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.

Письмо-запрос – документ, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Гарантийные письма – направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней, срок действия.

Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещение убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Сопроводительные письма – составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письмо-подтверждение – высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводится краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письма-извещения – письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

Письма-напоминания – направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письмо-просьба – разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о

свершившемся факте.

Письмо-приглашение – письма с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и т.д., адресованные руководителю организации, конкретному должностному лицу или всему коллективу организации.

Рекламное письмо – содержит описание рекламируемых товаров и услуг, с приведением полной и четкой информации о предмете рекламы, указанием адреса организации и телефона для справок.

По сложности письма различают:

Простое письмо – малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос.

Сложное письмо – многоаспектный документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такой документ может состоять из двух и более страниц.

По структурным признакам письма разделяются:

Регламентированные письма – документы, оговариваемые каким-либо нормативным документом в виде трафаретного образца. Примеры таких писем приведены в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011- 93.

Нерегламентированные (нестандартные) письма – представляют собой документ, написанный в официально-деловом стиле.

Поиск по сайту: