Правила оформления управленческих документов

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных

актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Требования, предъявляемые к оформлению документов:

- обеспечение юридической силы документа;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

- возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средствами организационной техники.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований:

01 -изображение Государственного герба Российской Федерации

02 -изображение герба субъектов российской Федерации

03 -эмблема организации или товарный знак (не воспроизводят, если на бланке помещены реквизиты 01, 02)

04 -код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа

05 -код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в верхней части документа

06 -наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных

документах. Его проставляют в верхней части документа

07 -справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (факс, телекс, счета в банке, адрес электронной почты)

08 -наименование вида документа, составленного или изданного организацией.

Оно должно соответствовать видам документов, предусмотренным

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. В письме наименование вида документов не указывают.

09 -дата документа. Датой считается 'дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания. Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в такой последовательности: день месяца, месяц, год.

Например: 06.01.03. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 1 марта 2003 г.

10 -регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспондентах, исполнителях и др.

11 -ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ

12 -место составления или издания документа указывается, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации»

13 -гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа.

14 -адресат, т.е. организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного

подразделения указывается в именительном падеже.

Например: Администрация Омской области Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Например: Администрация Омской области Контрольно-правовое управление Главному специалисту Сидорову П. Р.

15 - гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом

(должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Например: УТВЕРЖДАЮ Зам. Главы администрации Личная подпись А.А.Иванова 15.08.03

16 - резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Например:

Зайцевой А.В.

Никитину П. Р.

Прошу подготовить проект

Генерального соглашения

с фирмой «ГРАНД» к 10.09.03

Личная подпись

01.09.03

17 - заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Например: Приказ (о чем?) «Об итогах экзаменационной сессии» или Протокол (чего?) «Совета факультета».

18 - отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа

определяется в один месяц или как указано в документе.

19 - текст документа может оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

20 - отметка о наличии приложения. Например:

Приложение: на 10 л. В 3 экз.

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. В 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. В 3 экз.

21 - подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Ректор Сибирского

Автомобилъно-дорожного

Института Подпись В.А.Сальников

Или

Ректор Подпись В. А. Сальников

22 - гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая

наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Например: СОГЛАСОВАНО

Начальник управления Профессионального образования Министерства

образования

Подпись Е.А.Петров

12.06.03

23 - виза согласования документа оформляется подписью визирующего, расшифровкой подписи и датой. Визы проставляются на последнем

листе подлинника распорядительного документа, на копии распорядительного документа.

24 - печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписывающего документ

25 - отметка о заверении копии документа оформляется следующим образом:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.С.Смирнов

10.02.03

26 - Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной

стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Аксенов Юрий Михайлович 56-78-90

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении; б)

слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.

28 - отметка о поступлении документа в организацию может быть сделана от руки или с помощью штампа. Отметка проставляется в правом углу нижнего поля и включает наименование организации, номер и дату поступления документа.

29 - идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Им является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа.

Поиск по сайту: