Прием и первичная обработка

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка - экспедиции, в канцеляриях и общих отделах организаций создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставке поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь.

Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

Правила первичной обработки документов:

1. проверяется правильность доставки (ошибочно доставленные документы возвращаются на почту);

2. проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений (о

несоответствии сообщается отправителю);

3. при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке

передаются по назначению;

4. как правило, конверты уничтожают (сохраняют конверты только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа);

5. документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату, но иногда таких документов в организации может быть очень много и

в этом случае дата и учетный номер проставляется на пакетах;

6. экспедиция ведет учет всех поступивших документов — на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование

организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа;

7. при первичной обработке документы сортируют - руководству, структурным подразделениям, лично кому-либо и др.;

8. процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда

документы забирают секретари структурных подразделений.

Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов (курьерская

связь, из рук в руки, факсимильная связь). Эти способы доставки могут создать мощные документопотоки.

Поиск по сайту: