Виды документов и их классификация

Основные понятия

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Современное делопроизводство включает:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов;

- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время эти два термина являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документирование - это процесс создания и оформления документа, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов;

- отправка;

- систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленными в установленном порядке.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях или процессах независимо от формы их представления.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.

Для более полной характеристики понятия документ следует раскрыть понятие «реквизит». Каждый документ состоит из ряда составляющих его

элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).

Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа. Слово реквизит происходит от латинского слова, которое обозначает

требуемое, необходимое. Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

Официальные документы — документы, созданные юрид ическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы. Эти документы устанавливаются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Виды документов и их классификация

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредствомсоответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием

различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической информации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначениям как средства:

- регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

- распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

- накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

- передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и ДР)

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколов), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Классификация документов представлена на схеме.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организации) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Рис 1.2

По наименованию документы классифицируются следующим образом:

- по месту составления — внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы,

поступающие из других организаций, предприятий, частных лиц);

• по содержанию — простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

• по форме — индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть документа заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий;

• по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

• по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

• по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия - повторное, абсолютно _______точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом.

Выписка - копия части текстового документа. При оформлении выписки обязательно указывается, с какого документа она сделана.

Дубликат - экземпляр документа, составленный в замен отсутствующего подлинника и имеющий с ним одинаковую юридическую силу.

• по средствам фиксации - письменные, графические, фото-, кинодокументы.

Поиск по сайту: