Сортировка и фильтрация данных

Сортировка данных в Excel 2007

Заходите в пункт меню Данные. Выделяете столбец, данные которого нужно отсортировать, то есть расположить в алфавитном порядке. Нажимаете пиктограмму сортировки, от А до Я, или наоборот, от Я до А. Появится окошко с вопросом: нужно ли автоматически расширить выделенный диапазон данных Excel. Оставляем все, как есть, то есть соглашаемся с тем, что диапазон будет расширен, и нажимаем кнопку Сортировка. Данные будут отсортированы, и соседние ячейки будут продолжать соответствовать ячейкам этого отсортированного столбца, то есть, если в нашем примере преподаватель математики был Иванов, то он им и останется, а не станет, скажем, преподавателем литературы.

В принципе, достаточно выделить ячейку в нужном столбце, и нажать на пиктограмму сортировки, только окошка с вопросом, расширять диапазон, или нет, в этом случае не будет — диапазон будет автоматически расширен.

Сортировка данных в Excel может быть более сложная. Если Вы выделите какую-то ячейку в Вашем списке Excel, и нажмете на изображение таблички с надписью Сортировка под ней, то Вам предложат вариант многоуровневой сортировки. Один уровень там уже будет, и Вы выберете в нем, например, сортировку по дате. После этого Вы можете добавить еще один уровень, нажав на кнопку Добавить уровень. Новый уровень появится в списке уровней, и Вы сможете, например, сделать в нем сортировку по темам занятий.

Это означает, что сначала будет произведена сортировка по дате, а если попадутся две строки с одинаковой датой, то будет произведена сортировка по теме занятия.

Уровни можно перемещать вверх и вниз, изменяя таким образом их приоритет. Для перемещения выделяете уровень, и нажимаете на иконку с изображением стрелки вверх или вниз. Также уровни сортировки данных можно копировать и удалять.

Фильтрация данных в Excel 2007

Фильтрация находится там же, где и сортировка: в меню Данные. Чтобы применить фильтрацию данных в Excel, выделяете отдельный столбец, или всю таблицу, и нажимаете на иконку с изображением воронки и надписьюФильтр под ней.

В верхней ячейке столбца (или всех столбцов таблицы) появится квадратик, нажав на который, Вы увидите раскрывающийся список. В этом списке будет и сортировка, и фильтрация. Чтобы отфильтровать данные, оставьте галочки только напротив тех значений, которые Вам нужны, и нажмите на кнопку ОК. Фильтрация данных в Excelбудет произведена, а в квадратике появится изображение воронки. Это будет означать, что действует какой-то фильтр. Чтобы убрать действие фильтра, открываете список, и ставите птичку в окошке Выделить все. Чтобы убрать квадратики с раскрывающимися списками из таблицы, в меню Данные нажимаете повторно на значок фильтра.

Разделение и слияние ячеек

В Excel 2007 можно разделять ячейки с данными. Допустим, у Вас в ячейках столбца Преподаватель прописаны имена и фамилии преподавателей. А Вам нужно, чтобы имена были в одном столбце, а фамилии — в другом. Выделяете столбец, и в меню Данные нажимаете на иконку Текст по столбцам. Оставляете формат данных С разделителями, нажимаете кнопку Далее, при выборе разделителя ставите галочку напротив пункта Пробел, нажимаете Далее иГотово.

Столбец разделится на два: в одном будут имена, в другом — фамилии. А вот верхнюю ячейку заголовка Преподаватели можно объединить с пустой ячейкой справа, чтобы заголовок был над обеими столбцами сразу. Для объединения ячеек выделяете обе ячейки сразу, и в пункте меню Главная нажимаете на кнопку Объединить ячейки.

Поиск по сайту: