Рассадка

Организация, проведение и этикет различных меропиятий.

Переговоры

Переговоры – это процесс партнерского взаимодействия, целью которого является получение взаимовыгодных результатов.

Деловые переговоры – это вид делового общения, целью которого является поиск решения (выработка решения) проблем, приемлемый для всех сторон.

Деловые переговоры различаются по нескольким параметрам:

а) официальные (с протоколом, строгой процедурой, соблюдением специальных ритуалов)

– неофициальные (похожими на непринужденную беседу, не предполагающими по окончании подписания тех ли иных официальных бумаг):

б) внешние (с деловыми партнерами и клиентами)

– внутренние (между сотрудниками).

Переговорный процесс состоит из трех этапов:

1. Подготовка к переговорам.

2. Ведение переговоров.

3. Анализ результатов и выполнение договоренностей.

1 этап. В преддверии переговоров стоит определить собственные интересы, сформулировать предполагаемую цель-результат переговоров. Необходимо задуматься, чем в случае несовпадения интересов с партнером можно поступиться. Анализ предстоящего взаимодействия поможет конкретизировать цель переговоров.

Имеет значение, на какой территории проводятся деловые переговоры. Проведение переговоров на своей территории дает возможность обустроить помещение таким способом, чтобы использовать невербальные средства общения, психологическое преимущество, возможность экономии, использования совета своих сотрудников или руководителя.

Деловые переговоры на чужой территории дают возможность не отвлекаться, придержать информацию, не отвечать за организацию переговоров, изучить партнера по его поведению «в родных стенах».

При подготовке к переговорам необходим сбор информации о противоположной стороне. Какова цель и интересы этой фирмы? Что собой представляет фирма (с точки зрения профессионализма, социального статуса, экономического положения)? Проводил ли кто-то переговоры с этим партнером, какое осталось впечатление? Какие вопросы могут вызвать конфронтацию у противоположной стороны? Какой информацией располагает будущий собеседник? Каковы ресурсы другой стороны по реализации предполагаемого решения? Эти и подобные аналитические вопросы создают хорошее основание для эффективных переговоров и достижения партнерства.

Рассадка

Существует несколько способов рассадки участников переговоров, зависящих от числа участвующих в них людей и заинтересованных сторон.

Т-образная рассадка актуальна при проведении совещаний, где необходимо подчеркнуть роль властвующего субъекта, который пользуется авторитетом среди всех других. Заметьте, если вы придете на деловую встречу к клиенту, в кабинете которого столы будут расставлены именно таким образом, это будет признаком того, что данный человек считает себя очень властной персоной. По этой причине, будьте с ним очень аккуратны, говорите в поставленных рамках и ни в коем случае не отходите от темы, иначе он, а не вы, выиграет эту «игру».

V-образная, «полукругом» и прочие способы рассадки применимы в тех случаях, когда участников переговоров достаточно много. Как правило, здесь приходится отталкиваться, скорее, не от того, как лучше рассадить участников, а от возможности это сделать. В любом случае, докладчик должен прекрасно видеть всех участников, а слушающие должны хорошо видеть его. Если имеются две стороны, имеющие противоположные точки зрения, их нужно рассадить отдельно (по группам) или напротив друг друга.

Если ваша цель – проведение успешных переговоров, вы просто обязаны продумывать детали. Как театр начинается с вешалки, так и заключение выгодного контракта начинается с вашего имиджа. Но по одежде вас будут встречать не долго, ведь придется познакомиться с собеседником, заинтересовать его и начать эффективную презентацию. Деловой этикет как часть имиджа

Деловой этикет – это нормы, установленные для участников бизнес-процессов. Важно отметить, что этикет нужно соблюдать не только на деловых переговорах, но и в любой ситуации, где вы играете роль делового человека. Деловой этикет – это не только ваша речь, но и действия, жесты, мимика, умение распределять свое время и многое другое.

В помощь вам мы приведем несколько важных правил:

· Соблюдайте пунктуальность во всем. В бизнесе принято переносить встречи, заранее предупреждая о переносе противоположную сторону, но ни в коем случае нельзя опаздывать на переговоры. Извинения и ответного «ничего страшного» от вашего партнера недостаточно, поскольку от этого уже пострадал ваш имидж. Только подумайте, если вы так халатно отнеслись к собеседнику, значит, также и ваша компания отнесется к нему, как к потребителю ваших услуг. Именно это «засядет» в подсознании потенциального партнера.

· Не говорите ничего лишнего на переговорах. Это относится не только к ненормативной лексике и косноязычным выражениям, но и к пустым обещаниям, которые вы можете дать. Если вы дали пустое обещание, которое не можете выполнить, собеседник воспримет его так, как будто вы уже сказали, что на 100% выполните его просьбу. И это снова дурно повлияет на ваш имидж, ведь вы человек, которому нельзя верить и не держите ответа за свои слова.

· Одевайтесь опрятно. Рабочая форма одежды делового человека – деловой костюм. Дополнением к костюму является безупречная прическа, чистые туфли и не только. В деловом человеке все должно быть если не идеально, то аккуратно. Вас должны воспринимать именно как потенциального партнера, а не грузчика в магазине или девушку из ночного клуба.

· Соблюдайте правила делового общения. Все, что вы хотите сказать, должно быть изложено грамотным языком, без употребления слов-паразитов и лишних эпитетов. Ни в коем случае не перебивайте своего собеседника. Возможно, именно сейчас он готов поделиться с вами очень ценной информацией, которую вы сможете использовать в свою пользу.

2 этап. Ведение переговоров.

Чтобы переговоры развивались успешно, необходимо сразу же после их начала (краткого изложения причин и значения, важности и цели переговоров) постараться найти общую с партнером позицию.

Создайте благоприятную атмосферу для кооперации на основе общей информационной базы. Относитесь к партнеру с уважением и деловым интересом.

Начните с самых важных аспектов предмета обсуждения, попытайтесь прийти к согласию по принципиальным вопросам и только после этого переходите к деталям.

В начале переговоров затроньте бесспорные, не вызывающие разногласия, аспекты обсуждаемого предмета. Это позволит создать основу, способствующую развитию переговоров.

После этой фазы переходите к обсуждению таких пунктов, договориться по которым можно относительно легко, без особых затрат времени.

И только после этого остановитесь на важнейших вопросах повестки переговоров, требующих подробного обсуждения. Если перенести эти вопросы в начало обсуждения, это (при определенных условиях) может привести к «блокаде» переговоров, что неблагоприятно скажется на их ходе или даже приведет к срыву. Не следует забывать, что за результаты переговоров в равной степени отвечают обе стороны.

Принцип повышения степени сложности является важным средством рационального ведения переговоров.

Не преуменьшайте значения проблемных вопросов, возражений, контраргументов партнера; избегайте поверхностных ответов, подходите к проблеме аргументировано.

Не упивайтесь триумфом, если с помощью аргументов вам удалось заставить партнера пойти на компромисс: наоборот, дайте почувствовать, что компромисс как «победа разума» служит решению обсуждаемой проблемы.

Каждый участник переговоров должен исходить из того, что на атмосферу переговоров влияет и его манера речи.

Если вы говорите слишком громко, у партнера может сложиться впечатление, что вы навязываете ему свое мнение. Если вы говорите слишком тихо или невнятно, это также мешает ходу переговоров: партнер вынужден задавать встречные вопросы, чтобы убедиться, что понял вас правильно. Две эти крайности (слишком громкая или тихая речь) свидетельствует о том, что вы должным образом не «настроились» на общение с партнером.

Не следует также говорить слишком быстро: особенно при сообщении новой информации, необходимо какое-то время для ее переработки. Если вы черезчур торопливо излагаете мысли, у партнера может возникнуть впечатление, что вы просто хотите уговорить его. Если же, наоборот, вы изъясняетесь слишком медленно, партнер может прийти к выводу, что вы тянете время.

Здесь важно учитывать конкретную ситуацию (если, например, ваш партнер нервничает, следует замедлить темп речи и понизить голос).

Обобщая сказанное, следует подчеркнуть, что поведение должно соответствовать возникающим на переговорах ситуациям. Они оцениваются через визуальный контакт с собеседником: участники переговоров должны говорить убедительно, но ненавязчиво.

Некоторые правила поведения во время переговоров:

1. Настойчиво добивайтесь намеченной цели, убедительно аргументируйте свои предложения, но не будьте слишком упрямы и глухи к мнению партнера: на переговорах, как известно, приказов не отдают.

2. Будьте активны, не забывайте поговорку: «Колодец надо копать так глубоко, пока не появится вода».

3. Достойно представляйте свои интересы, вносите предложения по решению обсуждаемой на переговорах проблемы.

4. Стремитесь достичь таких соглашений, которые бы отвечали интересам не только вашей службы (предприятия), но и общества в целом.

5. При возникновении тех или иных трудностей (например, если настаивать на своем мнении) затроньте новые аспекты и предметы переговоров.

6. Попробуйте подойти к проблеме с другой стороны, но не упускайте из виду стоящую перед вами цель.

7. Помните, что важнейшими субъективными условиями успешного ведения переговоров являются:

· политическая компетентность и сознательность;

· реалистичный подход и заинтересованность в деловом общении;

· сила воображения и дар комбинирования.

8. Докажите свое умение вести переговоры.

9. В любых вопросах имейте целенаправленную аргументацию.

10. Примите за правило точно анализировать соотношение собственных интересов и интересов партнера, что особенно важно при определении цели переговоров и путей, средств ее достижения.

11. Не приступайте к переговорам без тщательно продуманного поэтапного плана.

12. Проведите реальный анализ соотношения интересов, что позволит эффективно подготовиться к переговорам – вы сможете лучше учесть «болевые» точки:

· на что следует обратить особое внимание в процессе аргументации?

· какие аспекты можно не учитывать?

· каких аргументов следует ожидать от партнера?

· будьте реалистом: на переговорах могут возникнуть временная напряженность, разлад, помехи и трудности.

13. Создайте атмосферу кооперации, способствующую возникновению диалога.

Искусство делового общения требует использования определенных стратегий взаимодействия с партнерами по переговорам. Если вы намерены возражать, поучать, оправдывать свои действия, убеждать, утверждать, настаивать, провоцировать, игнорировать, иронизировать, то, без сомнения, ваша стратегия нацелена на конфликт. Если вы заинтересованы в сотрудничестве и достижении взаимовыгодного решения, то будете задавать вопросы с целью выяснить мнение собеседника, констатировать факты, использовать «Я-сообщение», внимательно слушать, аргументировать к выгоде.

Поиск по сайту: