Рассмотрим более подробно виды презентаций с точки зрения требований делового этикета

1. Презентация организации (акционерного общества, общественного движения, и т.п.). Цель презентации - рекламирование организации, ее миссии, стратегии, целей (истинных или, увы, мнимых), создание благоприятной репутации в глазах присутствующих представителей СМИ и деловых кругов.

2. Презентация продукта (товара). Цель презентации - распространение информации о новой, выпускаемой впервые продукции, или о новом, впервые поступающем в продажу товаре, представление качеств (свойств) этой продукции (товара), условий выпуска и продажи, ознакомление при-сутствующих на презентации с особенностями транспортировки, хранения продукции (товара) и спецификой ее (его) применения.

3. Презентация проекта. Цель презентации - информирование деловых кругов, общественности, СМИ о новом проекте (программе), затрагивающем интересы различных групп населения. В перечень целей входит также формирование положительного отношения и заинтересованности у лиц, которые могут оказать материальную поддержку проекту. Этот вид презентации наиболее труден для устроителей, так как восприятие заинтересованных кругов может быть многозначным, противоречивым, взаимоисключающим.

4. Презентация объема выполненных работ. Цель - ознакомить достаточно узкий круг людей (например, акционеров) с результатами, объемами и стоимостью работ.

5. Презентация плана работ. Цель презентации - информирование круга лиц, имеющих прямое отношение к будущим работам, о том, что будет сделано в определенный период, описание будущих работ, сведения об исполнителях, предполагаемые результаты, средства, которые необходимо будет израсходовать.

Подготовка презентаций - сложный, многоканальный процесс, требующий участия различных специалистов, таких, как:

• протокольная группа, обеспечивающая полное соответствие требованиям современного делового протокола;

• дизайнеры, художники, архитекторы, оформители, аранжировщики, отвечающие за место проведения презентации и оформление помещения, за качество представляемых демонстрационных материалов, за дизайн экспозиции, ее расположение и т.п.;

• специалисты по деловой риторике, которые помогут составить наиболее результативные выступления тем, кто проводит презентацию;

• специалисты по деловым приемам, банкетам и пр.

Процесс подготовки презентации. Изначально нужно определить сроки и место проведения презентации (обязательно обратите внимание на размер помещения, учитывая количество гостей), и уже затем составляется программа ее проведения (сценарий презентации). Оптимальное время для такого мероприятия – полтора-два часа. Лучше проводить презентацию после обеда (с 15-16 часов). Выбор именно такого времени объясняется просто – по окончанию торжественной части можно организовать фуршет или коктейль (по правилам, время для коктейля или фуршета – с 17.00 до 19.00).

Далее процесс подготовки можно разделить на несколько этапов

· 1 этап. Определение цели презентации.

· 2 этап. Составление списка и анализ состава приглашенных на презентацию.

· 3 этап. Разработка плана презентации.

· 4этап. Выбор метода представления продукта (услуги), проекта и пр.

· 5 этап. Подбор демонстрационных материалов.

· 6 этап. Подготовка выступлений.

· 7 этап. Подготовка к ответам на вопросы.

Рассмотрим перечисленные нами этапы более подробно.

На первом этапе определяют словесную формулировку цели. Все методы презентаций, наглядно - иллюстративные материалы, основные и дополнительные выступления - должны проверяться с одной точки зрения: работает ли этот метод (фраза, плакат) на цель презентации? Это главный критерий оценки составляющих презентации.

Вторым этапом является составление списка приглашенных на презентацию. Первый вопрос, который надо решить: включать ли в число участников представителей средств массовой информации? Если да, то в каких именно газетах, журналах, телевизионных программах организация заинтересована. Если нет, то почему? Ведь если фирма (или ее подразделение) находится вне поля зрения СМИ, общественности и определенных деловых кругов, они все равно получат интересующую их информацию самостоятельно, но в этом случае велика вероятность того, что она будет деформирована, искажена.

Поэтому имеет смысл пригласить представителей СМИ, только надо серьезно подумать, какие именно СМИ лучше представят презентацию в печати, на радио и по телевидению.

Третий этап можно назвать определяющим суть процесса презентации. От того, какие выбраны методы показа и рассказа об объекте презентации, зависят место и время, состав приглашенных, дизайн помещения и т.п.

Обычно для презентации используются следующие приемы и способы:

1. В объявлении о презентации и в тексте приглашений указывается главная цель презентации, например,

а) представление нового низкокалорийного продукта питания для определенных возрастных категорий населения;

б) представление нового вида организации учебного процесса - "дистанционное обучение".

Надо уметь изложить главную цель презентации в одной фразе, это обеспечит лучшее ее запоминание.

2. Выступление и показ. Как правило, практически все презентации строятся по единой схеме:

· торжественная часть (обычно, это пресс-конференция, заздравные речи и т.п.);

· затем – угощение (фуршет);

· и в заключение – небольшой концерт.

Однако этикет допускает отклонения от правил – презентация может быть строго официальной либо же может проводиться в свободной форме (это зависит от целей презентации).

Остановимся сначала на выступлении.

Главная цель выступления - побуждение к действию. Основная задача выступающего - добиться того, чтобы приглашенные, не дожидаясь завершения презентации, "выстроились в очередь" за новым продуктом (услугой) или захотели бы поскорее внести свою фамилию в число спонсоров предложенного проекта.

Жестких, незыблемых правил и неукоснительно соблюдаемых рекомендаций для построения выступления нет. Все зависит от объекта презентации, от личностных особенностей выступающего, от времени, отведенного на выступление и на презентацию, от состава приглашенных.

Поиск по сайту: