Описанная процедура используется как для поиска нужного нам клиента, так и для проверки наличия контрагента в базе при заведении новой карточки

Union для менеджера.

Содержание.

1. Поиск существующих и заведение новых контрагентов (клиентов).

1.2 Заведение нового клиента.

2. Заполнение карточки нового контрагента.

3. Создание своего обращения в карточке контрагента и закрытие обращения

4. Оформление наряда.

5. Оформление документов.

Счет.

Реализация.

Договор.

6. Отчеты используемые менеджерами.

Отчет «Контроль запланированных звонков»

Отчет «Оплаченные счета»

Отчет «Неоплаченные счета»

Отчет «По состоянию нарядов»

Отчет «Статистика демонстраций»

Отчет «Документы не сданные в расчетный отдел»

Отчет «Отчет по реализации»

Отчет «Отбор клиентов по ПП»

Отчет «События сотрудников»

Отчет «Отчет по мониторингу»

1. Поиск существующих и заведение новых контрагентов (клиентов).

1.1 Поиск. Итак, Мы заходим в Union и видим страшную картину:

Чтобы нам открыть список клиентов (далее именуемых контрагентами), необходимо зайти в панели инструментов: СПРАВОЧНИКИ → КОНТРАГЕНТЫ. Или нажать соответствующую иконку в панели быстрого доступа:

Далее видим следующее:

И в выпадающем меню выбираем признак, по которому мы будем искать нашего контрагента:

· Наименование

· Код

· Полное наименование

· ИНН

· Телефон контрагента

· Старый код (Union7)

(Самый удобный поиск по ИНН, если он есть, если нет, то можно попробовать поискать по номеру телефона, т.к. они повторяются реже, чем наименование).

Описанная процедура используется как для поиска нужного нам клиента, так и для проверки наличия контрагента в базе при заведении новой карточки.

1.2 Заведение нового клиента. Итак, если нам нужно завести нового контрагента и ПОИСК по базе ничего не дал, тогда ищем в списке контрагентов папку «_Корень»:

Далее заходим в папку «_Корень», выбираем ту букву, с которой начинается название контрагента (например, если мы хотим создать карточку клиента под названием ПРОМСТРОЙ, то выбираем букву П) и открываем её:

Затем создаем нового контрагента. Для этого щелкаем на иконке «Добавить» или нажимаем клавишу «Ins»:

2. Заполнение карточки нового контрагента.

После этого видим следующее:

Перед нами открылась пустая карточка нового контрагента.

Вкладка «Клиент»,тут мы заносим всю информацию о клиенте, которая у нас есть:

· Наименование организации.

· ИНН/КПП

· Юридический адрес

· Фактактический адрес

· Телефон

· E-mail

· Вид деятельности

· Метро

· Реклама

Наименование – в этот пункт заносится название организации, которое будет отображаться в юнионе и использоваться для поиска контрагента.

Наименование полное – в этот пункт заносится название организации, которое будет отображаться в юридических и бухгалтерских документах, поэтому оно должно полностью совпадать с тем названием, которое вам предоставил клиент в реквизитах организации.

Юридический адрес – заносится адрес на который зарегистрирована организация по документам (он может не совпадать с фактическим адресом) и записывается обязательно через классификатор.

Фактический адрес – заносится адрес по которому фактически находится клиент, записывается так же обязательно через классификатор.

Реклама – в этот пункт заносится источник, из которого клиент узнал о нашей компании.

Вкладка «Контакты», сюда заносятся все контактные лица, с которыми мы общались в этой организации, их должности и номера телефонов. Заполненная карточка телефона и контактного лица выглядит так:

Вкладка «Наряды», здесь отображаются все зарегистрированные выезды к клиенту, но сами наряды здесь не делаются:

Вкладка «Обращения», здесь отображаются обращения всех сотрудников, которые работали или работают с контрагентом:

3. Создание своего обращения в карточке контрагента и закрытие обращения.

Для создания обращения нужно на вкладке «Обращения» кликнуть кнопку «Создать» и из выпадающего меню выбрать «Обращение»:

Далее открывается следующее окно:

В представленном выше окне выбираем НАПРАВЛЕНИЕ, по которому работаем с контрагентом, заполняем пункт РЕКЛАМА и нажимаем кнопку «Записать» в правом нижнем углу окна.

Теперь нам нужно создать в обращении событие, для этого нужно нажать кнопку «Запланировать звонок»

Далее видим следующее окошко:

В этом окошке нужно заполнить «Плановые дата и время», что бы знать когда нужно будет связаться с клиентом. В окошке «Цель звонка/тема письма» пишется то, о чем вы хотите поговорить с клиентом при звонке. В окошке «Текст разговора/исходящего письма» пишется то, о чем вы договорились с клиентом.

Когда мы заполнили текущее событие, нам нужно запланировать следующее событие либо закрыть свое обращение в этой карточке. Для этого нажимаем кнопку «Выполнена», после чего появится окошко с запросом:

Здесь мы нажимаем «Да», если хотим запланировать новый звонок и «Нет», если хотим закрыть свое обращение в карточке этого контрагента.

Вариант 1. Если мы хотим запланировать новый звонок и нажали «Да», то вылезет окошко следующего события, там опять заполняем «Плановые дата и время» и «Цель звонка», затем нажимаем «Записать и закрыть». Теперь на установленную плановую дату нам вылезет напоминание, о том, что мы должны позвонить данному контрагенту и цель звонка:

Вариант 2. Еслимы хотим закрыть свое обращение в карточке данного контрагента и нажали «Нет» в окошке планирования нового звонка. Тогда наш звонок ставится, как выполнен и после этого в поле выбора «Статус» нужно сменить статус «В работе» на статус «Выполнено»:

После этого нажимаем кнопку «ОК» и в появившемся окне заполняем причину закрытия обращения.

4. Оформление наряда.

Наряд оформляется в карточке контрагента из обращения сотрудника нажатием кнопки «Наряд»:

Далее видим следующее окно:

В этом окне заполняем:

«План» - плановые дата и время, во сколько сотрудник должен приехать к клиенту.

«Плановое подразделение» - сотрудник какого подразделения поедет к клиенту.

«Желаемый специалист» - данное поле заполняется, если нужно отправить к клиенту какого-то определенного сотрудника.

«Контактное лицо» - здесь выбирается сотрудник контрагента, к которому можно обратиться, в случае если у нас возникли вопросы.

«Территория» - здесь подробно описываем адрес клиента, и каким образом к нему можно добраться.

В окне «Работы» - пишется текст задания, которое нужно будет выполнить сотруднику.

«Тип выезда» - какой тип работ предстоит выполнять сотруднику, в колонке «Конфигурация» указывается конфигурация, в которой будут осуществляться работы.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если мы делаем наряд на сотрудника отдела Внедрения и с типом выезда «Установка программ», то из этого окна печатается Отзыв, нажатием по соответствующей кнопке!!!

Далее нажимаем «ОК», и система формирует наряд на данного контрагента.

5. Оформление документов.

Итак, если клиент решил купить, то что вы ему предложили J, то первым делом ему нужно выставить счет. Для этого вам нужно запросить у клиента реквизиты его организации (минимальный список реквизитов: ИНН, КПП, Полное название организации и Юридический адрес), но желательно иметь полный список реквизитов, они понадобятся вам позже, при составлении договора.

Счет – выставляется в карточке контрагента из обращения сотрудника:

Далее видим следующее:

В этом окне нам нужно заполнить:

«Договор» -заполняется путем создания нового и проставления там направления по которому вы работаете или выбором существующего уже там договора по вашему направлению.

Вкладки «Товары» и «Услуги» - сюда мы заносим перечень товаров и услуг, из справочника номенклатуры, которые хочет приобрести клиент, а так же если не заполнились пункты Б/Ч, Цена и Количество, то заполняем их в ручную. Далее, что бы распечатать счет, нажимаем кнопку «Счет»

После этого появляется окно с печатной формой счета, затем отправляем его на печать (меню Файл – Печать или сочетание клавиш Ctrl + P). Забираем с принтера, ставим печать в расчетном, сканируем на рецепшене и отправляем клиенту по эл.почте, либо по факсу.

Реализация Товаров и Услуг – выполняется после того, как мы увидели, что клиент оплатил счет (либо в документах появилось платежное поручение, либо клиент прислал вам платежку с печатью банка). Выполняется следующим образом: Нажимаем в карточке контрагента кнопку «Документы»

Далее появляется окно с документами:

Затем выполняем следующее: на счете нажимаем правой кнопкой мыши, выбираем пункт «На основании» и в выпавшем меню выбираем «Реализация товаров и услуг»:

Затем появляется следующее окно:

Далее нужно выполнить следующие действия: Нажать иконку со стрелочками в конце поля «Штрих-код», затем кнопку «Записать», потом кликнуть на строчке «Получить номер сч/ф» и снова кнопку «Записать». Теперь из списка «Печать» можно распечатать необходимые нам документы:

Примечание!!!

Поиск по сайту: