Инвентаризация и ее место в первичном учете

Инвентаризация - проверка фактического наличия имущества хозяйства в натуре. Причины проведения инвентаризации различны:

-ошибки при отпуске и приеме ценностей;

-неисправности оргтехники;

-наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утруска, распыл);

-хищения и злоупотребления;

-контроль действия материально ответственных лиц.

Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по ряду признаков.

При полной инвентаризации проверяются все виды имущества организации. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.

Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация денежной наличности в кассе).

Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком, например, перед составлением годового отчета, а внеплановые (внезапные) - по мере необходимости (смена материально-ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т.д.).

Количество инвентаризаций в отчетном году, время их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливаются руководителем организации за исключением случаев, предусмотренных "Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" и "Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов".

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

перед составлением годового отчета;

при смене материально ответственных лиц;

при наличии хищений, злоупотреблений, порче ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и др.;

при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. При большом объеме работ создаются и рабочие инвентаризационные комиссии. Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Отсутствие даже одного члена комиссии достаточно, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.

Рабочие инвентаризационные комиссии обязаны:

-провести инвентаризацию имущества в местах его нахождения;

-выявить вместе с бухгалтерией результат инвентаризации;

-выработать предложения по порядку зачета и списания недостачи ценностей;

-разработать предложения по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью.

Члены рабочих комиссий отвечают за:

своевременность и правильность проведения инвентаризации;

полноту и точность внесения в описи данных.

До начала инвентаризации проводится ряд подготовительных мероприятий. Апломбируются места хранения подлежащих проверке ценностей. Инвентаризуемые ценности раскладываются по стеллажам, полкам, т.е. приводятся в состояние пригодное для проверки. Проверяются все весовые измерительные приборы и сроки их клеймения.

Проверка материальных ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических остатков ценностей осуществляется в присутствии материально ответственного лица. Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, другой - материально ответственное лицо. На каждой странице описи прописью указывается число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества, зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На последней странице описи прописью указывается количество страниц и общий итог ценностей. Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземплярах описи путем зачеркивания. Исправленные данные должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

Инвентаризационные описи после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию, где данные о фактическом наличии средств сравниваются с данными бухгалтерского учета. Такое сравнение осуществляется в сличительных ведомостях, в которых отражаются фактическое наличие средств (по данным описей) и "книжные остатки" (по данным бухгалтерского учета). Результаты такого сличения - излишки и недостачи - отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.

Инвентаризационная комиссия устанавливает виновников возникших недостач и излишков и принимает решение о порядке их отражения в учете (регулирование инвентаризационных разниц). В настоящее время регулирование инвентаризационных разниц осуществляется в следующем порядке. Излишки выявленных ценностей подлежат оприходованию с отнесением сумм излишков на счет "Прибыли и убытки".

Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля на счете "Недостачи и потери от порчи ценностей":

Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К-т сч. 10 "Материалы";

К-т сч. 43 "Готовая продукция"

К-т сч. 50 "Касса".

В зависимости от причин возникновения недостач порядок списания их будет разным. Недостача ценностей, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке относят на виновных лиц. При этом оформляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям",

К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей";

недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли списываются на счета затрат -

Д-т счетов 20 "Основное производство,

25 "Общепроизводственные расходы",

26 "Общехозяйственные расходы";

К-т сч. 91 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

При отсутствии виновных лиц суммы недостач списываются дебет счета "Прочие доходы и расходы" с кредита счета "Недостачи и потери от порчи ценностей".

По окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. В них должны принимать участие члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Такая проверка должна осуществляться до открытия складов, кладовых. По окончании контрольной проверки составляют акт.

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризации определены ст.12 Закона о бухгалтерском учете и п.26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Детализация требований представлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49.

В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально – ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Следовательно, указывать в учетной политике организации обязанность проведения инвентаризации в перечисленных случаях (кроме проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности) необязательно. Однако в четной политике должен быть определен список материально – ответственных лиц, при смене которых инвентаризация обязательна. Кроме того, в учетной политике на каждый год должен определяться состав инвентаризационных комиссий по видам инвентаризаций (по видам инвентаризируемого имущества).

Что касается сроков проведения инвентаризаций, то в настоящее время не существует нормативного документа, который бы директивно определял сроки начала и окончания инвентаризаций различных видов имущества и обязательств.

Итак, инвентаризацию отдельных видов имущества и обязательств целесообразно проводить в следующие сроки:

основных средств – не ранее 1 ноября отчетного года. С 1 января 1999г. допускается проведение инвентаризации объектов основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. Ежегодное проведение инвентаризации основных средств может быть обусловлено необходимостью уточнения восстановительной (или балансовой) стоимости соответствующих объектов и проведения переоценки. Проведение инвентаризации по состоянию на 1 ноября представляется наиболее удобным – у комиссии достаточно времени для обработки результатов инвентаризации и подготовки материалов для проведения переоценки. В эти же сроки целесообразно проводить инвентаризацию долгосрочных финансовых вложений и объектов нематериальных активов;

капитальных вложений – не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года;

незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки – не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация в эти сроки проводится для целей бухгалтерской отчетности. Максимально допустимый срок до конца отчетного года здесь обусловлен тем, что в организациях большой номенклатурой производимой продукции и сложным технологическим циклом проведение инвентаризации довольно трудоемко. Для более точного формирования информации для годовой бухгалтерской отчетности срок проведения инвентаризации незавершенного производства следует, по возможности, максимально приблизить к отчетной дате (31 декабря отчетного года). Кроме того, инвентаризация незавершенного производства может проводиться дополнительно и в другие сроки, устанавливаемые решением руководителя организации. Считается целесообразным проведение инвентаризации этого вида активов не реже одного раза в квартал;

незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов – не менее одного раза в год. Из экономического содержания указанных активов явствует, что речь идет об уточнении остатка ремонтного фонда или резерва на проведение ремонтов и остатка, числящегося на счете учета расходов будущих периодов. Так как такое уточнение должно проводиться по состоянию на 31 декабря (с целью присоединения остатка неиспользованного или не подтвержденного расчетами резерва к валовой прибыли), то инвентаризацию целесообразно проводить по состоянию на эту дату. Хотя более удобным представляется проведение инвентаризации по состоянию на 1 декабря – объемы расходов, которые будут произведены в декабре, определить нетрудно, а уточнить остатки всегда проще, чем их выверить;

молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, зверей и смей пчел, а также подопытных животных – не менее одного раза в квартал. Здесь частота проведения инвентаризаций обусловлена большим движением животных (рождением, переводом в другие возрастные группы и падежом). По нескольким группам животных целесообразно и более частое проведение инвентаризаций;

готовой продукции на складе – не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года. При небольшой номенклатуре готовой продукции рационально срок инвентаризации приблизить к концу отчетного года. Следует учитывать, что помимо проверки наличия и состояния готовой продукции такая инвентаризация позволит уточнить финансовое состояние организации и своевременно сформулировать управленческие решения по его улучшению;

товаров: на складах и базах промышленных товаров – не реже одного раза в год; на складах и базах продовольственных товаров – не реже двух раз в год. Последнее в настоящее время обусловлено тем, что продовольственные товары, как правило, имеют ограниченные сроки хранения;

товаров и тары в магазинах и на других предприятиях розничной торговли – не реже двух раз в год; товаров в книжных магазинах – не реже одного раза в год. Проведение инвентаризации товаров в магазинах розничной торговли вдвое чаще, чем на складах, обусловлено большим их движением. Что касается книжной продукции, то здесь более частные инвентаризации существенно ограничиваются номенклатурой продукции;

сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год. Так как ежегодное проведение инвентаризации должно быть как минимум приурочено к составлению отчетности, то проводить инвентаризацию МПЗ следует на ранее 1 октября. Более точные сроки уточняются с учетом номенклатуры имущества – при небольшой номенклатуре инвентаризацию можно проводить по состоянию на 1 декабря, при значительной – по состоянию на 1 октября;

нефти и нефтепродуктов – не реже одного раза в месяц. Указание в учетной политике о ежемесячном проведении инвентаризации автоматически исключает ее повторное проведение перед составлением отчетности;

драгоценных металлов и алмазов – не менее двух раз в год. В соответствии с Инструкцией о порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и камней на предприятиях, в учреждениях и организациях инвентаризация должна проводиться по состоянию на 1 июля и 1 января года, следующего за отчетным;

денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности – не менее одного раза в месяц. Пунктом 3,39 Методических указаний установлено, что инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации №40 от 22.08.93. Порядок ведения кассовых операций не установлено периодичности проведения таких инвентаризаций. Однако, учитывая высокую мобильность данного вида активов, а также значимость их сохранности для финансового состояния организации, следует заключить, что рекомендуемые сроки являются оптимальными. Причем напомним, что инвентаризация кассы должна начинаться внезапно;

расчетов с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.) – по мере получения выписок из банков. А по переданным в банк на инкассо расчетным документам – на первое число каждого месяца. Этот вид проверки назвать инвентаризацией можно с большой натяжкой – она проводится работниками бухгалтерии каждый раз по получении банковских выписок;

расчетов по платежам в бюджет – не менее одного раза в квартал. Проведение инвентаризации в эти сроки обусловлено хотя бы тем фактом, что налоговые декларации составляются, по меньшей мере, не реже. То же можно отнести и к расчетам с государственными внебюджетными фондами, расчетные ведомости в которые также представляются ежеквартально;

расчетов организаций со структурными подразделениями, выделенными на отдельные балансы, - на первое число каждого месяца. Здесь, по существу, проверяется расшифровка сальдо по счету учета внутрихозяйственных расчетов. В сводной бухгалтерской отчетности остатка по этому счету быть не должно. Для обеспечения этого достаточно проведения инвентаризации ежеквартально. Однако затраты структурных подразделений, как правило, влияют на уровень себестоимости продукции, работ, услуг как этих подразделений, так и головной организации. Так как себестоимость формируется ежемесячно, то и инвентаризация должна проводиться не реже;

расчетов с дебиторами и кредиторами – не менее двух раз в год. Так как инвентаризации данного вида активов связана с большими затратами времени (в том числе и на перемещения в организации-дебиторы (кредиторы), то целесообразно начинать ее не позднее 1 ноября с обязательным уточнением данных (для отчетности) по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным).

23/45-46

Поиск по сайту: