Создание форм

Формы являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Они служат для ввода данных, а также для их просмотра в удобном для пользователя виде.

Для создания формы в окне базы данных в области Объекты выбирается закладка Формы, после этого надо нажать на кнопку Создать. В диалоговом окне Новая форма выбирается режим Автоформа: в столбец. В качестве источника данных возьмем таблицу Рем работы.

На экране появится форма, на которой отображены сведения о спецодежде:

После этого форма сохраняется и ей присваивается имя. Для создания ленточной формы в окне Новая форма выбирается режим Автоформа: ленточная. В качестве источника данных можно взять таблицу или запрос.

Для примера возьмем таблицу Сотрудники.

Редактирование форм

Для редактирования формы надо выбрать ее в окне базы данных и нажать Конструктор. Появится окно, где отразится структура формы: область заголовка, область данных и область примечаний. Также появится панель элементов и список полей – с их помощью на форму можно добавить новые элементы. Рассмотрим подробнее панель элементов управления.

	Надпись			Рисунок
	Поле			Свободная рамка объекта
	Группа переключателей			Присоединенная рамка объекта
	Выключатель			Разрыв страницы
	Переключатель			Вкладка
	Флажок			Подчиненная форма
	Поле со списком			Линия
	Список			Прямоугольник
	Кнопка

Редактирование формы в режиме конструктора:

1.9 Создание и редактирование отчетов

Отчеты служат для форматированного ввода данных на печатающие устройства.

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчетов с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления. Редактирование структуры отчета выполняется в режиме Конструктора. Приемы редактирования такие же, что и для форм.

Далее показан отчет, содержащий следующие данные: фамилия и инициалы сотрудника, должность, наименование выданной спецодежды, дата списания с группировкой данных по фамилиям сотрудников. Отчет создан на основании запроса Запрос для отчета.

2. Электронная таблица EXCEL

2.1. Основные положения

EXCEL позволяет работать с базами данных. Основное назначение EXCEL-работа с таблицами, содержащими формулы. Для обозначения объекта, представляющего электронную таблицу, в EXCEL принят термин рабочий лист. Рабочий лист-это множество ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и некоторой строке. Строки и столбцы идентифицируются,т.е. столбцы именуются, а строки нумеруются. По умолчанию рабочий лист имеет 256 столбцов с именами от А до IV и 65536 строк.

2.2. Создание базы данных (БД)

База данных - это интервал ячеек, формирующих список или базу данных.База данных в EXCEL- это список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы- полями. Верхняя строка списка содержит название каждого из столбцов. Ссылка может быть задана либо как диапазон ячеек, либо как имя, соответствующему диапазону списка.

Для ввода информации в ячейки рабочего листа вначале следует сделать ячейку активной, переместив в нее указатель мыши и щелкнув один раз левой кнопкой мыши. После этого можно либо прямо вводить данные с клавиатуры, либо щелкнуть левой кнопкой мыши в стоке формул над рабочим литом и после этого вводить данные.

Сначала задаются имена полей БД, затем вводим данные в остальные ячейки. Вычисляемые поля заполняются в последнюю очередь. Заголовок таблицы целесообразно формировать с помощью надписи.

Ввод формул.

Любая формула начинается со знака =. Формулы могут содержать:

• числа и относительные ссылки =2*А2

• абсолютные ссылки =A2*$C$3

• функции = Макс(A2:C6)

• имена ячеек

Копировать ячейки можно несколькими способами:

1. Методом заполнения.

Для этого указатель мыши надо поместить маркер выделения, чтобы он принял форму черного крестика, затем перетащить мышь в том направлении, в котором копируется содержимое ячейки, при этом формула с относительной ссылкой меняет адрес в соответствие с направлением копирования. А с абсолютной ссылкой- нет.

2. С помощью буфера обмена

• Выделить диапазон копируемых ячеек
• Правка- копировать
• правка- вставить (в ряде случаев также надо выделить тот диапазон ячеек, куда копируем).

Процесс заполнения БД с помощью формы.

1. выделить ячейки A1:F7 и выполнить команду Данные - Форма. После этого появится форма. Теперь надо ввести данные во все ячейки, кроме вычисляемого поля, переход осуществляется с помощью кнопки(tab) или мышью. Заполнив первую запись нажать на кнопку далее, также и с остальными записями.

2. закончив вводить данные, щелкнуть на кнопке закрыть.

Форма приведена ниже:

Заполненная таблица:

2.3. Поиск данных

Для поиска данных в нашем примере необходимо использовать автофильтр и расширенный фильтр. Рассмотрим применение расширенного фильтра. До непосредственного использования фильтра необходимо задать для него диапазон критериев, где задаются условия поиска данных. Верхняя стока диапазона должна содержать заголовки полей, которые в точности повторяют по написанию заголовки полей в области данных (Для этого проще всего воспользоваться функцией вставки/копирования). Кроме того диапазон должен включать хотя бы одну пустую строку ячеек сразу под заголовками. В этой строке или строках записываются условия, причем все, что записано в столбце под заголовком поля, относится именно к этому полю. Для ввода условий можно использовать несколько строк. Также для упрощения работы с фильтром и сокращения числа ошибок можно присвоить диапазоны имя Критерии

Готовый диапазон с условиями:

Теперь можно приступить непосредственно к созданию фильтра.

• Поместить табличный курсор внутрь таблицы и выполнить команду Данные – Фильтр – Расширенный фильтр.

• Выбрать одно из положений переключателя Обработка. При выборе положения фильтровать список на месте не удовлетворяющие критерию записи будут скрыты, при выборе переключателя скопировать результат в другое место список останется нетронутым, а отобранные записи будут перемещены в указанный диапазон.

• Если необходимо, ввести ссылку или имя диапазона в поле Исходный диапазон

• Если необходимо, ввести ссылку или имя диапазона в поле Диапазон критериев

Результат:

2.4. Использование функций для получения итоговых значений.

В Microsoft Excel включены функции рабочего листа, используемые для анализа данных из списков или баз данных. Каждая из этих функций, которые из соображений совместимости имеют обобщенное название БДФункция, использует три аргумента: база_данных, поле и критерий. Эти три аргумента ссылаются на интервалы ячеек на рабочем листе, которые используются данной функцией. Существуют арифметические и тригонометрические функции, текстовые, логические и многие другие.

2.5. Создание макросов

Макрос - это программа, записанная на встроенном в EXCEL языке VISUAL BASIC for application (VBA). Макрос может быть написан программистом или создан автоматически макрорекордером. Макрос, созданный этим макрорекордером, запоминает с момента его записи все действия пользователя, в том числе и ошибочные.

Рассмотрим создание макроса на следующем примере. Автоматизируем вызов формы нашей базы. Для этого надо:

• Выполнить команду Сервис- Макрос - Начать запись

• В окне диалога «Запись макроса» задать имя и описание макроса

• после нажатия Ok макрорекордер начинает запись макроса и записывает до тех пор, пока не будет выполнена команда Сервис - макрос - остановить запись.

• Выполнить действия, которые записывает макрос (например запустить с его помощью форму):

1. Табличный курсор поместить внутрь таблицы

2. Выбрать форму из меню Данные->Форма

3. Закрыть появившуюся форму

• Остановить запись макроса.

Запуск макроса.

• Выполнить команду Сервис- Макрос- Макросы, выделить требуемый макрос и щелкнуть на кнопке Выполнить

Типичный командный макрос следующие элементы:

• Операторы sub и end sub располагаются в конце и начале макроса

• Имя макроса следует после оператора sub

• Тело макроса, то есть часть макроса, заключенная между операторами sub и end sub,оно состоит из последовательности операторов, каждый из которых соответствует выполненному во время записи макроса действию.

2.6. Назначение макросов объектам

Для назначения макроса конкретному объекту объект помещается на лист.

Выделяется правой клавишей мыши и из контекстного меню выбирается команда Назначить макрос.

В курсовой работе необходимо сформировать кнопки и назначить им макросы. Для этого:

• выполняется команда Вид – Панели инструментов – Формы, на экране появится панель инструментов.

• Щелкнуть на элементе кнопка и методом протаскивания сформировать кнопку на листе.

• На экране появится окно назначить макрос объекту, в котором надо выделить требуемый макрос и нажать ОК.

• Пока кнопка выделена на листе, можно изменить ее имя, а затем щелкнуть вне кнопки.

Вычисление даты списания спецодежды заданного сотрудника.

Для решения этой задачи сформируем кнопку на рабочем листе и запишем для нее макрос:

1. Вычислим значение поля Дата списания по формуле

Дата списания = Дата выдачи + Срок носки (в днях)

2. Установим автофильтр для для нашей таблицы с данными если он не установлен.

3. Выберем любое значение в поле ФИО сотрудника, например Калинин А.А.

4. Остановим запись макроса и посмотрим его код в редакторе Visual Basic. Для этого правой кнопкой мыши щелкнем по кнопке и в открывшемся меню Назначить макрос à Правка.

5. Изменим значение параметра Иванов И.П. на InputBox("Введите ФИО сотрудника:") Закроем окно Visual Basic.

2.7. Построение диаграмм

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе. После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры.

Заключение

Спроектировав базу данных, с помощью СУБД Microsoft Access и MS Excel, можно подвести итог проделанной работы, а именно утверждать, что Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

В процессе создания были решены следующие поставленные задачи:

1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

2. Вычисление даты списания спецодежды заданного сотрудника.

3. Формирование списка сотрудников, у которых дата списания спецодежды больше 10 дней от текущей даты.

4. Получение сведений о сотрудниках, которым не выдана спецодежда.

5. Формирование отчёта, содержащего следующие данные: фамилия и инициалы сотрудника, должность, наименование выданной спецодежды, дата списания с группировкой данных по фамилиям сотрудников.

Проектирование реляционных баз данных с помощью СУБД Microsoft Access – это очень интересная и увлекательная работа. Именно благодаря базе данных можно легко систематизировать информацию из определенной области. Она облегчает доступ к данным, поиск и предоставляет необходимых сведений.

Список использованной литературы

1. Абросимов. Методические указания к выполнению курсовой работы.
2. Конспект лекций по информатике.

Поиск по сайту: