|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция |
Создание форм
Формы являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Они служат для ввода данных, а также для их просмотра в удобном для пользователя виде. Для создания формы в окне базы данных в области Объекты выбирается закладка Формы, после этого надо нажать на кнопку Создать. В диалоговом окне Новая форма выбирается режим Автоформа: в столбец. В качестве источника данных возьмем таблицу Рем работы.
На экране появится форма, на которой отображены сведения о спецодежде:
После этого форма сохраняется и ей присваивается имя. Для создания ленточной формы в окне Новая форма выбирается режим Автоформа: ленточная. В качестве источника данных можно взять таблицу или запрос. Для примера возьмем таблицу Сотрудники.
Для редактирования формы надо выбрать ее в окне базы данных и нажать Конструктор. Появится окно, где отразится структура формы: область заголовка, область данных и область примечаний. Также появится панель элементов и список полей – с их помощью на форму можно добавить новые элементы. Рассмотрим подробнее панель элементов управления.
Редактирование формы в режиме конструктора:
1.9 Создание и редактирование отчетов Отчеты служат для форматированного ввода данных на печатающие устройства. Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчетов с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления. Редактирование структуры отчета выполняется в режиме Конструктора. Приемы редактирования такие же, что и для форм.
Далее показан отчет, содержащий следующие данные: фамилия и инициалы сотрудника, должность, наименование выданной спецодежды, дата списания с группировкой данных по фамилиям сотрудников. Отчет создан на основании запроса Запрос для отчета.
2. Электронная таблица EXCEL 2.1. Основные положения EXCEL позволяет работать с базами данных. Основное назначение EXCEL-работа с таблицами, содержащими формулы. Для обозначения объекта, представляющего электронную таблицу, в EXCEL принят термин рабочий лист. Рабочий лист-это множество ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и некоторой строке. Строки и столбцы идентифицируются,т.е. столбцы именуются, а строки нумеруются. По умолчанию рабочий лист имеет 256 столбцов с именами от А до IV и 65536 строк.
2.2. Создание базы данных (БД)
База данных - это интервал ячеек, формирующих список или базу данных.База данных в EXCEL- это список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы- полями. Верхняя строка списка содержит название каждого из столбцов. Ссылка может быть задана либо как диапазон ячеек, либо как имя, соответствующему диапазону списка.
Для ввода информации в ячейки рабочего листа вначале следует сделать ячейку активной, переместив в нее указатель мыши и щелкнув один раз левой кнопкой мыши. После этого можно либо прямо вводить данные с клавиатуры, либо щелкнуть левой кнопкой мыши в стоке формул над рабочим литом и после этого вводить данные. Сначала задаются имена полей БД, затем вводим данные в остальные ячейки. Вычисляемые поля заполняются в последнюю очередь. Заголовок таблицы целесообразно формировать с помощью надписи.
Ввод формул. Любая формула начинается со знака =. Формулы могут содержать:
Копировать ячейки можно несколькими способами: 1. Методом заполнения. Для этого указатель мыши надо поместить маркер выделения, чтобы он принял форму черного крестика, затем перетащить мышь в том направлении, в котором копируется содержимое ячейки, при этом формула с относительной ссылкой меняет адрес в соответствие с направлением копирования. А с абсолютной ссылкой- нет. 2. С помощью буфера обмена
Процесс заполнения БД с помощью формы. 1. выделить ячейки A1:F7 и выполнить команду Данные - Форма. После этого появится форма. Теперь надо ввести данные во все ячейки, кроме вычисляемого поля, переход осуществляется с помощью кнопки(tab) или мышью. Заполнив первую запись нажать на кнопку далее, также и с остальными записями. 2. закончив вводить данные, щелкнуть на кнопке закрыть. Форма приведена ниже:
Заполненная таблица:
2.3. Поиск данных Для поиска данных в нашем примере необходимо использовать автофильтр и расширенный фильтр. Рассмотрим применение расширенного фильтра. До непосредственного использования фильтра необходимо задать для него диапазон критериев, где задаются условия поиска данных. Верхняя стока диапазона должна содержать заголовки полей, которые в точности повторяют по написанию заголовки полей в области данных (Для этого проще всего воспользоваться функцией вставки/копирования). Кроме того диапазон должен включать хотя бы одну пустую строку ячеек сразу под заголовками. В этой строке или строках записываются условия, причем все, что записано в столбце под заголовком поля, относится именно к этому полю. Для ввода условий можно использовать несколько строк. Также для упрощения работы с фильтром и сокращения числа ошибок можно присвоить диапазоны имя Критерии Готовый диапазон с условиями:
Теперь можно приступить непосредственно к созданию фильтра.
Результат:
2.4. Использование функций для получения итоговых значений. В Microsoft Excel включены функции рабочего листа, используемые для анализа данных из списков или баз данных. Каждая из этих функций, которые из соображений совместимости имеют обобщенное название БДФункция, использует три аргумента: база_данных, поле и критерий. Эти три аргумента ссылаются на интервалы ячеек на рабочем листе, которые используются данной функцией. Существуют арифметические и тригонометрические функции, текстовые, логические и многие другие. 2.5. Создание макросов
Макрос - это программа, записанная на встроенном в EXCEL языке VISUAL BASIC for application (VBA). Макрос может быть написан программистом или создан автоматически макрорекордером. Макрос, созданный этим макрорекордером, запоминает с момента его записи все действия пользователя, в том числе и ошибочные. Рассмотрим создание макроса на следующем примере. Автоматизируем вызов формы нашей базы. Для этого надо:
1. Табличный курсор поместить внутрь таблицы 2. Выбрать форму из меню Данные->Форма 3. Закрыть появившуюся форму
Запуск макроса.
Типичный командный макрос следующие элементы:
2.6. Назначение макросов объектам Для назначения макроса конкретному объекту объект помещается на лист. Выделяется правой клавишей мыши и из контекстного меню выбирается команда Назначить макрос. В курсовой работе необходимо сформировать кнопки и назначить им макросы. Для этого:
Вычисление даты списания спецодежды заданного сотрудника.
Для решения этой задачи сформируем кнопку на рабочем листе и запишем для нее макрос:
1. Вычислим значение поля Дата списания по формуле Дата списания = Дата выдачи + Срок носки (в днях)
2. Установим автофильтр для для нашей таблицы с данными если он не установлен. 3. Выберем любое значение в поле ФИО сотрудника, например Калинин А.А.
4. Остановим запись макроса и посмотрим его код в редакторе Visual Basic. Для этого правой кнопкой мыши щелкнем по кнопке и в открывшемся меню Назначить макрос à Правка. 5. Изменим значение параметра Иванов И.П. на InputBox("Введите ФИО сотрудника:") Закроем окно Visual Basic.
2.7. Построение диаграмм
Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми. Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе. После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры.
Заключение
Спроектировав базу данных, с помощью СУБД Microsoft Access и MS Excel, можно подвести итог проделанной работы, а именно утверждать, что Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.
В процессе создания были решены следующие поставленные задачи:
1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных. 2. Вычисление даты списания спецодежды заданного сотрудника. 3. Формирование списка сотрудников, у которых дата списания спецодежды больше 10 дней от текущей даты. 4. Получение сведений о сотрудниках, которым не выдана спецодежда. 5. Формирование отчёта, содержащего следующие данные: фамилия и инициалы сотрудника, должность, наименование выданной спецодежды, дата списания с группировкой данных по фамилиям сотрудников.
Проектирование реляционных баз данных с помощью СУБД Microsoft Access – это очень интересная и увлекательная работа. Именно благодаря базе данных можно легко систематизировать информацию из определенной области. Она облегчает доступ к данным, поиск и предоставляет необходимых сведений.
Список использованной литературы
Поиск по сайту: |
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.016 сек.) |