Функции

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«Вокруг света»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Вокруг Света»

____________ Д.А. Молчанов

«_____»____________20__г.

М.П.

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ ОТДЕЛЕ

Дата введения в действие «____» ___________ 20__г.

Рег. №________________

Дата отмены «____» ____________ 20__г.

Заменен на рег. ________________

Приказ №_____ от «____» ____________ 20__г.

г. Санкт-Петербург
1. Общие положения.

1.1. Отдел общего менеджмента (далее – административный отдел) является самостоятельным структурным подразделением организации, которое подчиняется заместителю генерального директора по общим вопросам. Создание, ликвидация или реорганизация отдела осуществляются приказом генерального директора компании.

1.2. Административный отдел возглавляется руководителем отдела, назначаемым на должность приказом генерального директора предприятия по представлению заместителя генерального директора по общим вопросам.

Задачи.

2.1. Административно-хозяйственное и материально-техническое обслуживание непроизводственной части деятельности организации, осуществление функций, являющихся вспомогательными по отношению к основному виду деятельности компании, включая транспортное обслуживание.

2.2. Обеспечение надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия.

Структура.

3.1. Структуру и штат отдела утверждает генеральный директор предприятия по представлению заместителя генерального директора по общим вопросам.

Функции.

4.1. Решение вопросов, связанных с технической эксплуатацией помещения, контроль коммунальных расходов. Контроль за исправностью оборудования: лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции.

4.2. Выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии противопожарного инвентаря. Соблюдение мер противопожарной и общей безопасности персонала. Составление схемы размещения офисных служб, отделов, средств и оборудования.

4.3. Оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг; получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых офисных материалов, соответствующего оборудования; обеспечение ими структурных подразделений. Обеспечение работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода.

4.4. Ведение учета расходования канцелярских принадлежностей, расходных и других материалов, оборудования. Организация сервисно-профилактических работ.

4.5. Обеспечение подразделений компании мебелью, вспомогательными средствами, в том числе техническими средствами. Осуществление наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.

4.6. Ведение установленной отчетности.

4.7. Организация служебных поездок сотрудников, приема, регистрации и необходимого обслуживания делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки.

4.8. Организация работ и контроль состояния, внутреннего оформления, чистоты и уборки помещений, зон общего пользования, прилегающей территории, озеленения, праздничного оформления помещений. Контроль состояния рабочих мест сотрудников. Обеспечение чистоты и порядка в помещениях офиса.

4.9. Обеспечение материально-технической и административной поддержки при организации проводимых совещаний, конференций, видеоконференций, семинаров и других мероприятий компании.

4.10. Организация услуг связи – ведение договоров на услуги связи, установку и сервисное обслуживание учрежденческой АТС, на аренду нужного количества линий, сервисного договора, вызов сервисных инженеров в случае неполадок. Заключение и ведение договоров на услуги связи сотового оператора. Контроль соответствующих счетов, учет и контроль расходов на телефонные переговоры.

4.11. Выполнение работ по организации питания работников во время обеденных перерывов. Контроль соблюдения трудовой дисциплины и распорядка рабочего дня.

4.12. Организация работы транспорта компании, контроль расходов.

4.13. Участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов. Организация проведения ремонта помещений, осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ.

4.14. Формирование и контроль исполнения бюджета на административные накладные расходы, поиск возможностей снижения расходов. Составление проекта сметы накладных расходов.

4.15. Организация обучения сотрудников офиса навыкам использования офисного оборудования, средств связи.

4.16. Организация работы секретариата. Информационная поддержка персонала, организация курьерской связи или взаимодействия с курьерскими службами.

4.17. Страхование имущества и транспорта компании.

4.18. Осуществление контроля приема и регистрации посетителей.

Поиск по сайту: