А) зменшенням обсягу ділових паперів

ОРГАНІЗАЦІЙНІ СПОСОБИ ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ

Прийняття рішення може бути більш ефективним, якщо в нього закласти організаційний механізм його виконання. Ось чому бажано, щоб управлінські рішення перевіряли і оцінювали його безпосередні виконавці. Саме вони краще за все зможуть скорегувати механізм їх реалізації.

Існує, як зазначає в своїй роботі проф. Ю.Д.Красовський, два протилежних способи прийняття управлінських рішень:

Варіант А

· Виїзд на місце.

· Рекогносцировка.

· Прийняття рішення на «гарячому місці» (де проблема, там і вирішується).

Варіант Б

· Запрошення прибути з місць.

· Ознайомлення з інформацією ззовні.

· Прийняття рішення замість вищого керівництва (чия проблема, той і вирішує).

У варіанті А керівник знаходиться начебто в ролі підлеглого керівника підрозділу. Разом з тим, приймаючи рішення «внизу», він відчуває «висоту свого становища» головного управлінця.

У другому варіанті керівник підрозділу знаходиться в ролі вищого начальника, відчуваючи «земне тяжіння», і нібито уявляє того замість кого приймає рішення.

Обидва варіанти ефективні у випадках дефіциту інформації і застосовуються керівниками з високим рівнем управлінської культури, основне при цьому розглядати управлінську діяльність не як просто давання вказівок і спонукання працівників до дії, а як мобілізацію невикористаних можливостей і здібностей кожного співробітника. На схемі 2 показано, як підхід, з огляду на людські можливості, змінює взаємозв'язок між участю в справах і продуктивністю праці. В організаціях з високим рівнем культури управління підвищується задоволеність працівників роботою, і поліпшується моральний стан.

Схема 2. Підхід з огляду на людські можливості

СПОСОБИ СПРОЩЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ЗАВДАНЬ

Характерною рисою сучасного ділового життя є збільшення кількості проблем, що вимагають негайного вирішення. Керівникам важко швидко й ефективно вирішувати складні управлінські завдання, якщо вони не здатні спростити їх, чітко і ясно розуміючи загальну поставлену проблему.

Шерлок Холмс, відомий детектив, герой розповідей А. Конан-Дойла, теж завжди прагнув знайти найпростіший спосіб розкриття злочину, розглядаючи, в першу чергу, найбільш очевидні його мотиви.

Складні проблеми значною мірою вирішуються успішно, коли спрощувати їх, зводячи до елементарних завдань, які нескладно виконати. Слушним девізом, якого потрібно притримуватися у таких випадках, є слова: «дивись на речі простіше, щоб не виглядати нерозумно».

Ускладнення процесу управління подається іноді ознакою мудрості, хоча, насправді, ускладнення процедур, доповідей, структур управління частіше всього є ознакою відсутності чіткості мислення. Прагнення до спрощення управлінських завдань — це пошук ясності. Тільки за рахунок спрощення проблем керівник середньої ланки управління може зрозуміти, що йому треба зробити і як це конкретно виконати.

Пошук спрощення завдань управління може бути безконечним, і той факт, що це відбувається не в усіх організаціях, свідчить про недостатню компетентність і наполегливість їх керівників. Необхідні серйозні зусилля, спрямовані на те, щоб спрощення завдань управління, пошук оптимальних варіантів став стилем мислення кожного керівника, його культурою управління.

В успішно працюючих організаціях прагнення до спрощення завдань може виявлятися різними способами:

а) зменшенням обсягу ділових паперів

Службові записки, пропозиції і доповідні повинні викладатися в стислому вигляді — до однієї сторінки тексту, а пояснення, виступи — до трьох-чотирьох сторінок. На перший погляд, це може показатися непотрібним, але на практиці це змушує виконавця серйозно працювати над документами. Так, Рузвельт не приймав для читання офіційні папери, якщо обсяг тексту перевищував 1/2 сторінки, і вимагав «укласти» суть будь-якої проблеми, якою б вона не була складною, у цей обсяг.

Ейнштейн у своєму зверненні до президента США з проханням про фінансування проекту створення атомної бомби зміг викласти своє прохання двома фразами:

«Бонапарт відкинув звернення Фултона оснастити судна паровим двигуном і був розгромлений на морі. З Америкою відбудеться те ж, якщо Ви відкинете винаходи сучасної фізичної науки».

Спрощення проблеми дозволяє зробити некероване керованим, звівши речі до доступного розуміння, до суті проблеми. Коли працівники розуміють те, що керівник намагається їм пояснити, то в нього є шанс, що намічені плани будуть сприйняті, при цьому буде менше протидії і більше толерантності щодо його пропозицій з боку виконавців.

Поиск по сайту: