ТЕМА4. Організування праці підлеглих та проектування робіт

4.1 Сутність організування діяльності адміністрації та її роль в адміністративному менеджменті

Організація – процес створення такої структури підприємства, яка б надавала можливість людям ефективно працювати разом для досягнення поставлених цілей. Організацію як функцію управління можна розглядати у двох аспектах:

- Розподіл усього обсягу роботи між підрозділами(горизонтальний поділ праці)

- організація взаємозв’язку між ними відповідно до повноважень та відповідальності(вертикальний поділ)

В основі другого аспекту лежить делегування – передача завдань уповноваженій особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Метою делегування є:

- Розвантаження керівників з метою вирішення стратегічних та перспективних завдань управління

- Підвищити дієздатність нижчого рівня управління

- Активізувати людський чинник, збільшити зацікавленість працівників

Процес делегування складається з таких етапів:

1. Доручення підлеглим індивідуальних конкретних завдань

2. Надання відповідних повноважень і ресурсів підлеглим

3. Формування порядку дій для підлеглих щодо дорученого їм завдання(Файоль)

Відповідальність – зобовязаність вирішувати поставлені завдання та відповідати за якість їх виконання.

Повноваження – обмежене право використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля деяких працівників на виконання нових завдань. Повноваження делегують не посаді, а особі яка її займає. Часто плутають повноваження та владу. Повноваження – обмежене, делеговане певній посаді право використовувати ресурси організації, а влада – реальна здатність діяти та мати можливість впливати на ситуацію. Можна мати владу, але не мати повноважень.

Підлеглим делегування повноважень дозволяє:

- Максимально продуктивно використовувати свої здібності, знання, досвід і здобувати нові вміння

- Проявляти ініціативу і самостійність

- Розвивати себе як особистість

- Демонструвати оточуючим власні можливості, підвищуючи в їхніх очах свій престиж і створювати базу для кар’єрного зростання

4.2 Організування структури адміністрації

Рівень управління – сукупність визначених ланок, які вказують на послідовність вертикальної підпорядкованості одних ланцюгів іншим. Кількість рівнів управління залежить масштабів виробництва, технології, діапазону контролю.

Організаційна структура формується зі складу, змісту, трудомісткості виконання загальних і спеціальних функцій управління, визначається як формальні правила, що розроблять менеджери для:

- поділу праці та розподілу офіційних обов’язків серед співробітників і окремих груп

- Визначення сфери контролю керівників

- Координацію всіх функції щоб організація існувала як єдине ціле

Під організаційною структурою слід розуміти впорядковану структуру взаємопов’язаних елементів,які забезпечують функціонування та розвиток організації. Відносини між елементами структури підтримується за допомогою зв’язків горизонтального та вертикального рівня.

Організаційні структури мають відповідати таким вимогам:

- Оптимальність

- Оперативність

- Гнучкість – реагувати на зміни

- Надійність – гарантія достовірності передачі інформації, безперебійне функціонування

- Економічність – мінімальні витрати на управління

- Спеціалізація

- Незалежність від конкретних осіб

Під час побудови організаційних структур управління можна використовувати такі методи:

- Моделювання – формалізовані математичні та графічні обриси(розподіл обов’язків та повноважень і їх оптимізація за допомогою ПК)

- Експертна оцінка

- Організаційне нормування(регламентування) – система нормативів, правил, які є базові для проектування структури управління. Організаційну структуру розробляють зверху-вниз

Послідовність дій така:

1. Розподілити організацію по горизонталі на широкі блоки, які відповідають напрямам діяльності(інколи це робить відповідно до стратегій)

2. Встановлення співвідношення повноважень різних посад(спеціалізація, усунення подвійного керівництва)

3. Визначити службові обов’язки(сукупність завдань і функцій,які доручаються конкретним особам)

На організаційну структуру впливає:

- Географічне організування організації

- Вплив технологій

- Ставлення менеджерів до нетрадиційних форм побудови організації

- Динамізм зовнішнього середовища

Стратегія має великий вплив на вибір організаційної структури, однак необов’язково змінювати організаційну структуру кожного разу коли організація переходить до реалізації нової стратегії, але обов’язково визначати чи відповідає стратегії існуюча організаційна структура і потім вносити зміни в разі необхідності

4.3 Рівні організаційного управління

Більшість організацій мають три рівні управління – верхній, середній і нижній. Керівники кожного рівня виконують однакові функції Відмінність полягає лише у значенні, якого вони надають кожній функції. Технологічний і професійно-кваліфікаційний рівень розподілу праці менеджера залежить від видів і рівня складності виконуваних робіт. За цими критеріями в апараті управління виділяють 3 категорії працівників: керівники, спеціалісти і службовці.

Керівники нижнього рівня керівництва це посадові особи, які безпосередньо керують роботою своїх підлеглих(майстер, бригадир, керівник групи, агент з питань постачання, експедитор.

Керівники середнього рівня – керівники цехів, начальники виробничого комплексу, які відповідають за повсякденну діяльність своїх підрозділів.

Завдання керівників полягає у прийнятті рішень та організації їх практичної реалізації. Спеціалісти проектують і розробляють варіанти рішень. Службовці займаються в основному за інформаційне забезпечення цього процесу. Складність управлінських робіт враховується у вимогах, яким повинні відповідати менеджери, що займають визначену посаду. Відповідно до цього в плановій і звітній практиці нашої держави виділяють такі основні посади управлінського персоналу:

- Керівники та їх заступники

- Головні спеціалісти, інженери, економісти

- Розрахунково-бухгалтерський персонал

- Канцелярський персонал

- Юридичний персонал

Структура основних рівнів адміністративно-державного управління містить три рівні – національний, регіональний і місцевий. Вони можуть створюватись і функціонувати незалежно один від одного(федеральна модель) або в межах єдиної адміністративно-державної системи(унітарна модель). Кожному з рівнів управління відведена власна автономна сфера компетенцій, де кожний підпорядковується у політичних відносинах іншим органам: парламенту, уряду, общинному представництву тощо(відповідно до закону).

Національний (федеральний) рівень управління. У більшості країн цей рівень включає адміністрацію президента, апарат уряду, апарат парламенту і верховного суду. Структура центральних органів досить часто змінюється. Практично у всіх країнах розподіл функцій між відомствами як на рівні центральних органів, так і їх регіональних і місцевих підрозділів породжує колізії компетентності. Безконечний перерозподіл функцій у різних комбінаціях є одним із основних напрямків адміністративних реформ.

Регіональний рівень управління(штати, землі, провінції, республіки). У федеральних державах переважна частина завдань адміністративного управління припадає саме на цей рівень, оскільки саме тут реалізується як більшість федеральних законів, так і власне право. Відмінною ознакою унітарних держав навпаки є суцільне виконання законів на всій території країни. В унітарній системі адміністративно-державного управління статус адміністративних організацій у всіх регіонах визначається законом однаково. Федеральна система адміністративно-державного управління передбачає, що органи регіонального управління в будь-якому штаті(землі, провінції) створюється в кожному випадку відповідно до законів даного регіону.

Місцевий рівень управління(графство, область, місто). І в унітарних і в федеральних державах на місцевому рівні управлінні рівні адміністративного управління органи виконують 6 основних функцій:

- Суспільна безпека(поліція, пожежна охорона, медична)

- Програми допомоги людям(пенсіонери, інвалід, діти, обдаровані діти)

- Регулювальні функції(дорожня безпека, захист прав споживачів, безробіття, міграція)

- Суспільні послуги(школи, бібліотека, дит садочки)

- Володіння і розпорядження державного підприємства(вертикальне управління)

4.4 Проектування адміністративних структур в адміністративному управлінні

Проектування в організації пов’язане з прийняттям рішень, що мають відношення до багатьох сфер життєдіяльності організації, а саме:

- Поділ праці та спеціалізація

- Департаментизація та кооперація

- Зв'язок між відділами та координація

- Норма керованості та контролю

- Ієрархія організації та її ланцюговість

- Розподіл прав і відповідальність

- Децентралізація та централізація

- Диференціація та інтеграція

Джон Гелбрейт визначив проектування організації як постійний пошук найбільш ефективного поєднання організаційних змін. Чинники, які впливають на цей процес, як правило має ситуаційний характер. Можна виділити 4 групи таких ситуаційних чинників:

- Стан зовнішнього середовища складність та його динамізм

- Технологія робіт всередині організації – невизначеність робіт, місця їх використання, невизначеність засобів виконання робіт

- Стратегічний вибір – вибір керівництвом стратегії для досягнення цілей(ідеологія управління, типи споживачів, типи ринків збуту, територіальне розміщення виробництва тощо)

- Поведінка працівників – потреби, кваліфікація, вмотивованість, культура організації

Зовнішнє середовище організації складається з двох рівнів – загальне та безпосереднє оточення. Інститути зовнішнього середовища, які безпосередньо контактують з організацією є підприємствами чи індивідуумами(приватні особи), які виконують роль посередників між силами загального оточення і підрозділами організації, формують через завдання, які вони вирішують попит на будь-яку функцію організації. Виявлення цих інститутів Є першим кроком у проектування організації. Другим кроком є оцінювання характеристик цих інститутів та їх важливості для організації.

Зовнішнє середовище характеризується складністю та динамізмом.

6.04.12

Складність зовнішнього середовища визначається тим, на скільки багато чинників впливає на проектування організації. Динамізм характеризується швидкістю зміни чинників, які впливають на проектування організації: чи залишаються вони сталими, стабільними чи змінюються.

На зовнішнє середовище значно впливає об’єктивне існування ситуації невизначеності.

Під технологією робіт розуміють не тільки дії робітників, але й матеріали та устаткування, які робітники використовують під час роботи. Проектування організації пов’язане із технологією у двох напрямках – поділ праці та групування робіт. Для опису і аналізу відношень між технологією роботи і проектування в організації використовують такі чинники:

- невизначеність у надходженні роботи і місця її виконання

- невизначеність у знанні того як робити роботу

- взаємозалежність робіт та організації

Спеціалізація -горизонтальний поділ праці. Зростання спеціалізації окремих робіт в організації обмежується можливостями щодо їх координації. У дуже малих організаціях спеціалізацію не можна досить чітко встановити. Однак, у великих організаціях спеціалізацію можна досить чітко прослідкувати, особливо її функцію та мету. Класичним зразком спеціалізації є розподіл праці на виробничих підприємствах:виробництво, маркетинг і фінанси. У великих організаціях чіткий горизонтальний поділ праці здійснюється за рахунок утворення підрозділів(група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети), які виконують конкретні специфічні завдання. Спеціалізація – Адам Сміт.

Вертикальний поділ праці призводить до формування рівнів управління.

Департаментизація – процес поділу організації на окремі блоки, які можуть називатися відділами, відділеннями та секторами. Відбувається на основі узагальнення(укрупнення) певних аспектів діяльності. Існує 2 види департаментизації – групування робіт навколо ресурсів, групування робіт навколо результатів діяльності. Функціональна Департаментизація – процес поділу організації на окремі елементи, кожен з яких має свою чітко визначену ціль та обов’язки.

Зв'язок між відділами та координація (менеджмент)

Норма керованості та контролю. На сьогодні для визначення оптимальної норми керованості використовується ситуаційний підхід, в основі якого лежить аналіз чинників. До першої групи чинників належать ті, які пов’язані з виконуваною роботою:

- схожість робіт

- територіальна віддаленість робіт

- складність робіт

Друга група чинників пов’язана з тим ким керують і хто керує. Перший чинник – рівень підготовки підлеглих, другий – рівень професіоналізму керівника

Третя група чинників має відношення до самого керівництва та організації: ясність у делегуванні прав та відповідальності, чіткість у постановці цілей, техніка комунікації, ієрархічний рівень організації, частота змін в організації. Для вищої ланки організації кількість підлеглих на одного керівника не має перевищувати 7 осіб. У нижній ланці норма керованості може досягати 20-30 осіб. Побудова адміністративної структури може здійснюватися на основі вузької та широкої норми керованості. Вузька норма керованості характеризується мінімальною кількістю підлеглих в одного керівника. Широка норма керованості передбачає максимально можливу кількість підлеглих одного керівника та мінімальну кількість рівнів ієрархії.

Ієрархія в організації та ланцюговість. Ієрархія – це розташування частин цілого в порядку від вищого до нижчого. Для організації – це структура влади або ланцюговість. Півнем управління організації вважають ту частину, у межах якої та відносно якої можуть прийматися самостійні рішення без їх обов’язкового узгодження з вищими або нижчими рівнями.

Високу конфігурацію застосовують у великих організаціях з вузьким масштабом керованості(висока конфігурація – велика кількість управління). Це наприклад науково-дослідні інститути, компанії інформаційних технологій. Плоску конфігурацію застосовують у великих організаціях з широкою нормою керованості, де кількість рівнів управління невелика і простежується спеціалізація праці та чіткий поділ на окремі операції. Якщо організація велика але на різних рівнях управління застосовується різні масштаби або норма керованості використовують Китайську конфігурацію організаційної структури(підприємства-інноватори)

Розподіл прав і відповідальності. Здійснюється на основі формування внутрішніх регламентів. До основних регламентів належать: базове положення про організаційну структуру компанії, пакет положень про окремі види діяльності(виробнича, фінансова, маркетингова), пакет положень по структурних підрозділах(цехи, відділи, департаменти), посадові інструкції, опис посад.

Основними розділами положення про організаційну структуру є:

- опис видів діяльності, продукції

- Перелік бізнес-функцій організації

- Перелік функцій менеджменту, які реалізуються в компанії(конкретні функції)

- Перелік організаційних ланок компанії

- Закріплення за структурними підрозділами організації видів діяльності, бізнес-функцій тощо

- Схема організаційної структури

Основними розділами положення про структурні підрозділи є:

- Загальні положення

- Напрямки діяльності

- Сама структура

- Функції і завдання

- Взаємовідносини з іншими підрозділами

- Права

- Відповідальність

Посадова інструкція складається з таких підрозділів:

- Загальні положення

- Напрями діяльності(основні завдання)

- Обов’язки і функції

- Взаємовідносини

- Права та відповідальність

При підготовці документів, які регламентують діяльність персоналу використовують:

- Загальний(загальнодержавний) класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів

- Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців

Мотивування – самостійно, підр з Менеджменту

Поиск по сайту: