Тема1. Теорія адміністративного менеджменту

1. Історичні передумови та еволюція адміністративного менеджменту

Розвиток АМ розпочинається від древніх цивілізацій до нової історії(від зародження менеджменту як особливого наукового знання до нового виду діяльності - адміністрування). 19-20 ст. АМ як наука почала вивчатись з кінця 90-х років.

На виникнення нового етапу на розвиток науки управління впливають такі домінуючі чинники:

- Розвиток торговельно-економічних відносин та промислового виробництва

- Поява новаторів та теоретиків-ідеологів, які узагальнили досвід та сформували нові підходи до управління

- Розвиток внутрішньої(власної) логіки менеджменту, що призводить разом із двома вище наведених принципів до зміни парадигми(системи принципів і методів у менеджменті як науці)

Управління зародило близько 7 тис. років тому, але з кін 19 поч 20 ст. з розвитком соціального ринкового господарства менеджмент виділився в самостійну галузь знань, тобто в науку. Західний менеджмент – це особлива субкультура зі своїми цінностями нормами і законами. З іншого боку це сукупність технічних процедур і методів, практичних дій щодо планування, організації, мотивації і контролю, необхідних для досягнення поставлених цілей. У зв’язку з цим обсяг і зміст понять управління і менеджменту дещо не збігаються. Тому що менеджмент можна трактувати «як успішне управління», як досягнення мети з урахуванням ресурсних обмежень.

Термін менеджмент застосовується до будь яких типів організацій, але якщо мова йде про громадський сектор, то використовується поняття державного управління(регулювання), муніципальне управління, а для позначення більш абстрактного рівня управління застосовується поняття адміністрування.

Перша управлінська революція – 4-5 тис років тому, в період формування цивілізацій Стародавнього Сходу(Єгипет, Шумерія). На управлінців тих століть покладалась необхідність координації 10 тис рабів, робітників, селян тощо. Окремо стояло військове мистецтво управління. В свою чергу стародавні греки велику увагу приділяли питанням управління домогосподарствам та латифундіям. Так Платон виділяє такі нагляди:

- Титанічний(заснований на силі)

- Політичний(заснований на авторитеті)

Почали з’являтись перші управлінські ієрархії та структури. Однак керівники призначалися, враховуючи їх статус, походження, родинні зв’язки.

Стародавній Рим розвинув управлінську думку, так управління з Риму провінціями було з часом децентралізованим, що покращило збір податків, загальне управління, гнучкість та швидкість вирішення регіональних проблем, що враховувало місцеві особливості. Це була система прокураторів, що мали певну владу і права у вирішенні низки цивільних справ. Великим внеском в управління був звід законів «Кодекс Вавилонського правителя Хаммурапі». Правила кодексу, а саме 285 законів, регулювали все різноманіття відносин між соціальними групами населення. Це була перша формальна система адміністрування, виникнення чисто світської манери керування. Так, етап релігійно-комерційного управління змінився світсько-адміністративним, а потім будівельно-виробничим.

Найбільш досконалою адміністративна ієрархія була римо-католицької церкви, побудована за принципом функціоналізму. Слід зазначити,що потягом 2 тисячоліть структура управління римо-католицькою церквою практично не змінилась.

Помітний внесок у розвиток теорії управління вніс італійський державний політичний діяч Макіавеллі(1469-1527). Він сформував принципи взаємин керівників і підлеглих, стилі роботи керівника, розвинув підходи до організації праці(часом цинічні). Існує термін підступного управління «макіавеллізм». Саме в цей період визріла одна з базових форм економічної діяльності – система акціонерного капіталу, керівник-власник поступово був замінений найманим керуючим, а менеджмент перетворився на самостійну галузь життєдіяльності.

Активний розвиток управлінської науки пов’язують з періодом промислового капіталізму, а саме з появою у 1776р р роботи А. Сміта «Багатство народів». Більшість тогочасних бізнесменів та державних керівників погодились із Смітом у тому, що тільки здорова конкуренція забезпечить безліч товару та високу якість життя для всіх. Разом з цим у цей період промислові капіталісти практично не приділяли уваги фінансовим аспектам бізнесу. Якщо «донауковий менеджмент»(приблизно з 1845 по 1900 рр) полягав у пошуках механізмів управління фабриками і людьми, які на них працюють, при чому це робилось безсистемно та інтуїтивно, то перший етап раціонального формування управлінських механізмів пов’язують із зібранням американського товариства інженерів-механіків у 1876 році. На ньому Генрі Тауном була виголошена доповідь «Інженер у ролі економіста». У доповіді-презентації була висловлена думка, успішний інженер повинен звертати увагу не лише на технічну ефективність, а саме враховувати витрати, доходи і прибутки діяльності підприємства.

До Тейлора вважалось найбільш важливим знайти компетентного керуючого. Метою ж його підходу стало створення системи організації праці, що базується на експериментальних даних шляхом розмежування фізичної праці та організації діяльності підприємства. Аналізування цих частин для визначення найменших витрат ресурсів при досягненні максимальних результатів. Основною метою менеджменту Тейлор вважав у підвищенні продуктивності праці, тому основна роль управління виробництвом відводилась інструкціям, відповідно до яких повинні діяти робітники. Інструкції розроблялись в процесі здійснення операції, де не враховувалась індивідуальні особливості робітника.

Інший бізнесмен Гант розробив методи календарного планування діяльності та спланував основи оперативного управління.

Наступником, який розробляв теорію управління був Генрі Форд, який вважав, що завдання промисловості не можна бачити тільки в задоволенні потреб ринку. Необхідно так організовувати виробничий процес, щоб, по-перше, можна було знизити ціни на продукцію, по-друге, підвищити оплату праці працівників. Форд вважав, що правильна організація виробництва передбачає:

- заміна ручної праці машинною,

- турбота про працівників,

- підвищення якості продукції,

- розвиток мережі сервісного обслуговування.

Недоліком наукового менеджменту(Тейлор) є те, що він на перше місце ставить технічні засоби, за допомогою яких ніби можна вирішити всі проблеми.

В той час опора на практичні дослідження дала можливість встановити реалістичні вимоги що до тривалості виконання робочих операцій(стандарти, норми, нормативи), які відповідали можливостям людини. Це дозволяло об’єктивно оцінити внесок кожного робітника у виробництва і працю кожного з них.

Однобічність положень наукового менеджменту спробували подолати представники Школи людських відносин і Школи людської поведінки. Передумовою виникнення класичної адміністративної школи баула Школа наукового управління. Розвиток наукового управління пов'язаний з працями Ф. Тейлора, Френка і Лілії Гілберт, Генрі Ганта. У книзі Тейлора «Принципи наукового управління»(1911) викладені 4 основні ознаки наукового управління, які увійшли у практику управління і дали можливість підвищити продуктивність праці:

- адміністрація бере на себе вироблення наукових засад, які змінюють собою старі, традиції грубо практикують методи. Для кожної окремої дії, у всіх видах робіт, які застосовуються на підприємстві

- адміністрація організовує на основі науково встановлених ознак ретельний відбір робітників, а потім тренує, навчає і розвиває кожного окремого робітника

- адміністрація здійснює співробітництво з робітниками в напрямку досягнення відповідності всіх окремих напрямів виробництва науковим принципам

- встановлюється розподіл праці і відповідальності між адміністрацією підприємства та робітниками

20.01.2012

1.2 Класична адміністративна школа

На відміну від школи наукового управління,яка в основному займалась питанням раціональної організації праці окремого робітника представники класичної школи зайнялись розробкою підходів до удосконалення управління організацією в цілому.

Метою класичної школи була розробка принципів адміністративно-державного управління.

Узагальнюючи свої багаторічні спостереження Файоль створив теорію адміністрування. У 1916р. була опублікована праця Файоля «Основні риси промислової адміністрації – передбачення, організація, розпорядництво, координування,контроль». У першій частині першого розділу Файоль всі операції, які зустрічаються на підприємстві розбив на 6 груп, або істотних функції:

- технічні операції(виробництво, обробка)

- комерційні операції(торгівля, продаж, обмін)

- фінансові операції

- страхові операції(страхування)

- облікові операції(бухгалтерія, калькуляція, облік, статистика)

- адміністративні операції(передбачення, організація, розпорядництво,контроль)

На адміністративні функції за Файолем лежить завдання вироблення загальної програми роботи підприємством, підбору його робочого складу, координації зусиль, гармонізації дій, тобто управління. Управляти – значить передбачати, організовувати, розпоряджатись, координувати, контролювати. При цьому адміністративна функція тісно пов’язана з іншими 5-ма, вона не тільки базується на відомостях, отриманих в процесі їх реалізації, але й виявляється через них. Тому учень Файоля Кенде зобразив класифікацію свого вчителя за допомогою схеми(*1)

Значна частина роботи Файоля була присвячена з’ясуванню сутності принципів(законів і правил), які структурують організацію і надають їй стійкості:

- поділ праці

- влада

- дисципліна

- єдність розпорядництва(командування)

- єдність керівництва

- підпорядкування приватних інтересів загальним

- винагорода

- централізація

- ієрархія

- порядок

- справедливість

- сталість складу персоналу

- ініціатива та єдність персоналу

Учнем Анрі Файоля був Ліндау Урвік, який приділив основну увагу функціям адміністрування:

- планування

- організація

- укомплектування штату

- керівництво

- координація

- звітність та складання бюджету(нововведення порівняно з Файолем, що характерне для держави)

Урвік розробив принципи побудови формальних організацій, які дійсні до сьогодні:

- відповідність людей структурі, тобто спочатку слід розробити структуру, а потім підбирати під неї кадри

- створення спеціального і «генерального» штабів, основною функцією спеціального штабу повинно бути розроблення рекомендацій для керівника; завданням генерального штабу є підготовка і передача наказів керівників, контроль та координація поточної роботи

- співставність прав і відповідальності

- діапазон контролю(число осіб, які безпосередньо підлеглі керівнику)Урвік рекомендував кількість 5-ти підлеглих осіб

- спеціалізація(Урвік виділяв 3 типи спеціалізації працівників управлінської праці:за метою, характером виконуваних робіт, типом споживача або географічною ознакою)

- визначеність(у сучасних умовах це посадові інструкції, у письмовому вигляді)

Видатним представником даної школи був Генрі Черч. Він разом із Джорджом Муні та А.Рейлі є авторами праці «Принципи організацій»(1939р.), у якій організація визначалась як одна з форм об’єднань людей для досягнення спільної мети. Наголос був сформований на мету. Досягнення спільної мети можливе лише при наявності повного взаєморозуміння серед працівників організації, тому основне завдання керівництва організації полягає у координуванні зусиль всіх працівників на досягненні спільної мети, що можна досягти за умови неухильного дотримання принципів ієрархії влади, поділу праці та координації.

1.3 Теорія адміністративної школи

«Ідеальний тип» адміністративної організації окреслений терміном «бюрократія», розроблений німецьким соціологом Вебером. Він виділяє 3 типи організацій в залежності від характеру влади, яку має керівник:

1. Харизматичний – організацію очолює керівник з виключно привабливими особистісними якостями

2. Традиційний – у разі зміни керівника в організації всі працівники за традицією підпорядковуються новій людині, що замінила попереднього лідера

3. Ідеальний(бюрократичний) – заснований на спеціальному поділі влади, що забезпечує керівникові можливість бути лідером в організації

Основною працею Вебера є «Теорія соціально-економічної організації», у якій разом із появою бюрократичного типу організації виникає особливий соціальний стан робітників, що спеціалізуються на управлінні(професійний менеджер).

Основні характеристики «ідеального типу» організації:

1. Вся діяльність необхідна для досягнення організаційних цілей розподіляється на елементарні прості операції, що в свою чергу передбачає формальне визначення завдань і обов’язків кожної з ланок організації

2. Організація будується на принципах ієрархії

3. Діяльність організації регулюється послідовною системою абстрактних правил і полягає в «застосуванні цих правил до часткових випадків». Розроблена система стандартів загальних правил, зумовлена необхідністю забезпечити однаковість у здійсненні кожного завдання незалежно від числа осіб та індивідуальних якостей.

4. «Ідеальний керівник» управляє своїм апаратом в дусі формальної безособовості, без гніву і пристрасті

5. Служба в бюрократичній організації побудована на відповідності технічним кваліфікаціям службовців займаній посаді

6. Досвід діяльності організації підтверджує, що чисто бюрократичний тип адміністративної організації здатен забезпечити досягнення високого рівня ефективності

Вебер запропонував принцип скалярного ланцюга, згідно якого передавання команд і розпоряджень здійснюється послідовно від вищих на нижчі рівні управління.

1.4 Сучасна концепція адміністративного менеджменту:

Великі компанії, такі які кока Кола, БМВ, Соні тощо у своїй практиці управління опираються на систему адміністративного управління – Administrating Management System(AMS). Дана система є базисною, значно спрощує систему управління, підвищує ефективність організації в цілому і дозволяє їй прогресивно розвиватись. Сучасна концепція адміністративного менеджменту визначає 2 основні напрямки управління організацією:

1. Розроблення раціональної системи управління організацією(насамперед із домінування кількісних показників в управлінні)

2. Побудова чіткої структури організації

Д.з. LEAN-management

1.5 Принципи адміністративного управління

Принцип – маяк, який допомагає орієнтуватися(А.Файоль). Вони гнучкі і мобільні, їх застосування залежить від мінливих обставин, від складу працівників, специфіки підприємства тощо.

Принципи Файоль поділив на 3 групи:

- Структурні

- Процесуальні

- Результативні

1) Структурні принципи:

- Поділ праці(спеціалізація) – необхідний для ефективного використання робочої сили, до всіх видів робіт, як управлінських так і виконавчих, однак він доцільний до певного рівня, при досягненні якого він не приносить бажаного результату

- Влада і відповідальність – на думку Файоля останнє є наслідком першого(влада дає не права, а відповідальність). Він вважає, що владу пов’язує офіційний(заснований на займаній посаді) і особистий(що об’єднує в собі сплав розумового розвитку, досвіду, морального рівня, навичок за видом діяльності) чинники. Тобто згідно даного принципу апарат управління базується на відповідальності.

- Відповідальність являє собою зобов’язання виконувати завдання і забезпечувати їх задовільне завершення. Інструментом влади є повноваження, тобто право розпоряджатися ресурсами підприємства і спрямовувати зусилля працівників на виконання доручених завдань. Найбільш оптимальним є, коли повноваження керівника співпадають його відповідальності.

- Централізація. Рішення приймаються в основному на верхніх рівнях управління і потім реалізуються найбільш низькими, що дає змогу реалізувати принцип єдиноначальності. Не вдаючись до терміну «централізація влади» Файоль говорить про рівень концентрації чи роззосердження влади. Конкретні обставини будуть визначати який варіант дасть кращий загальний результат. Вибір правильного співвідношення між централізацією і децентралізацією на кожному конкретному підприємстві дозволяє досягти найбільш оптимального(найкращого) результату.

- Єдність керівництва. Види діяльності, що передбачають досягнення однієї і тієї ж мети повинні мати одного керівника і керуватися єдиним планом. Подвійне керівництво може виникнути, на думку Файоля, лише внаслідок неправильного змішання функцій і недосконалого розмежування їх між підрозділами. Файоль підкреслював «Один керівник і єдиний план для сукупності операцій, що мають спільну мету»

- Єдиноначальність. Працівник повинен одержувати розпорядження та вказівки від свого безпосереднього керівника. Єдиноначальність має переваги у порівнянні із колегіальністю, оскільки забезпечує єдність точки зору, єдність дії і єдність розпорядництва.

- Скалярний ланцюг(ієрархія). По визначенню Файоля «ланцюг керівників». Від найвищого до найнижчого рангу, від якого не потрібно відмовлятись, але яку слід скоротити, якщо занадто ретельне дотримання може завдати шкоди підприємству. Раціональна структура управління організацією вимагає наявності не лише ієрархії, але й горизонтальних зв’язків.

2) Принципи процесу

- Дисципліна. Це повага угод, розрахована на те, щоб забезпечити покору,старанність, енергійність і зовнішній прояв поваги. За Файолем керівник має показувати приклад дисципліни

- Винагорода. Методи стимулювання праці повинні бути справедливими і забезпечувати максимально можливе задоволення співробітника і роботодавця.

- Корпоративний дух. «У єднання сила» - Файоль

- Підпорядкування приватних інтересів загальним. Інтереси службовця чи групи службовців не повинні ставитися вище інтересів підприємства

3) Принципи кінцевого результату

- Порядок. «Всьому(кожному) своє місце і всі (кожен) на своєму місці». Файоль поділяє порядок на матеріальний та соціальний

- Стабільність робочого місця. Файоль вважав, що зайва плинність кадрів є одночасно і причиною і наслідком поганого управління і вказував на пов’язані з цим небезпеки і витрати

- Ініціатива. За визначенням Файоля – це обмірковування і виконання плану. «Ініціатива забезпечує задоволення кожній мислячій людині».

Вважаючи запропоновані ним принципи універсальними Файоль проте вказував, що їхнє застосування повинне носити гнучкий характер і враховувати ситуацію, в якій здійснюється управління. Він відзначав, що система принципів ніколи не може бути завершена, а навпаки залишається відкритою для доповнень і змін, перетворення на засадах використання нового досвіду, його аналізуванні, осмисленні і узагальненні, тому число принципів може бути необмежене.

Також Файоль зазначав, що застосування принципів на практиці – «це важке мистецтво, що вимагає обдуманості, досвіду, рішучості і відчуття міри».

Деякі наведені принципи звернені до людського фактору і Файоль показав, що менеджмент головним чином призначений для інтенсифікації виробничих процесів, заснований на знанні психології і врахування людського фактору в управлінні є вкрай важливим.

1.6. Критика концепції адміністративного менеджменту

Концепція адміністративного менеджменту піддавалась критиці з боку практиків та теоретиків за відсутності гнучкості, мобільності та інших ознак, які необхідні для ефективної діяльності сучасного підприємства. Адміністративна школа, визначаючи значення людського фактора не ставила своєю ціллю вирішення задачі ефективної мотивації праці, що стало на заваді досягнення організацією максимальної ефективності виробництва.

У таблиці 1 показано ключові недоліки організаційних системах, що використовують бюрократичні підходи, так і основні риси організацій, що приходять їм на зміну(див ксерокс)

Також науковці порівнюють бюрократичну та сучасну систему менеджменту за низкою критеріїв виокремлюючи переваги кожної з них.

Останнім часом знизилась роль адміністративних методів на підприємстві. Суперечливі процеси у суспільстві перешкоджають використанню адміністративних методів:

- Зростання безробіття і часткова зайнятість на підприємстві, інфляція та несвоєчасна виплата ЗП

- Розвиток бартерних операцій

- Низька дисципліна поставок ресурсів

- Перевищення зростання цін на споживчі товари над темпами росту ЗП

- Втрата заводських традицій і звичайного укладу життя людиною

(КОНСПЕКТ В ЗОШИТІ)

10.02

2.3 Адміністративний менеджмент в бізнес організаціях, державних органах влади та громадських організаціях

Діяльність(робота) у державних управліннях – державна служба. Вона відрізняється від менеджменту у приватних фірмах. Керівники управлінь, департаментів тощо – менеджери. Різняться за такими ознаками:

- Мета діяльності(держ. органів влади – виконання сусп. Завдань)

- Суб’єкт діяльності(хто визначає завдання і надає повноваження): демократичні структурні одиниці(парламент та ін.. виборні представництва уряду)

- Форма дії(методи дії): підготування, реалізація і контроль політичних рішень

- Форма організації – державні установи побудовані за демократичною моделлю

- Виконавці – державні працівники, чиновники

Відмінності у роботі державних, приватних та громадських організацій

Істотно відрізняється діяльність адміністративних менеджерів у державних, приватних, громадських організаціях та установах.

Д\з

2.4 Адміністративні органи управління та їх різновиди

Адміністративний орган виступає як системо утворюючий елемент організаційної структури управління, який пов'язаний із формуванням і реалізацією управлінського впливу. При чому як у цілому, так і по окремих проявах: цілях укладання.

Виділяють різноманітні характеристики органу:

- Функціональні, які розкривають його як структуру, яка виконує визначені функції організації

- Соціологічні, які розглядають його як колектив людей, виділених керівництвом для виконання покладених на нього корпоративних завдань у відповідній сфері діяльності

- Юридичні, які вказують на наділення визначеної структури(колективу людей) необхідною компетенцією(функції та повноваження)

- Організаційні, які роблять акцент на належності даної структури до організаційного апарату

Під структурою управління організацією розуміється сукупність його елементів, які знаходяться між собою у стійких взаємовідносинах забезпечують функціонування і розвиток як єдиного цілого. Елементами структури є працівники, служби та інші ланки апарату управління.

У рамках структури управління відбувається управлінський процес, між учасниками якого розподілені завдання та функції управління, а внаслідок – права та відповідальність за їх виконання. З цих позицій структуру управління можна розглядати як форму розподілу та кооперації управлінської діяльності, яка направлена на досягнення намічених цілей в менеджменті.

Структура адміністративного органу залежить від:

- місця органу в організаційній структурі держ управління

- Обсягу та змісту його компетенції

- Ролі в управлінні суспільними процесами

Необхідно враховувати, що між структурами адмін. органів існує організаційна взаємозалежність. Зміст структури конкретного адмін органу можна зрозуміти через розкриття його взаємозв’язків зі структурою об’єктів,якими вона управляє та іншими підрозділами.

Структура адмін органу повинна створювати умови для раціональної організації та ефективного керівництва діяльності його особистого апарату. Відповідно до цього структура повинна відповідати певним вимогам, до яких належать:

- Вимога мобільності – чисельний склад і кількість внутрішніх підрозділів встановлюється за оптимальними критеріями керованості

- Оперативності – визначає складність зовнішніх та внутрішніх зв’язків, швидкість отримання та суворе збереження інформації, своєчасне прийняття та оптимізація виконання рішень

- Економічності – обумовлює необхідність визначити вартість утримання апарату управління та витрати на здійснення управлінської діяльності

Особливо проблему при формуванні та оцінюванні структури адмін. Органу становить визначенні потенційної норми керованості, при визначенні якої доцільно враховувати такі чинники:

1) Чинники,які визначені дорученими завданнями:

- значимість завдань, доручених групі спеціалістів для виконання

- Складність завдань

- Різнорідність, різновекторність завдань

- Координація

- Завдання, які спричинюють незворотні напрямки

2) Чинники,які залежать від особи керівника:

- Ступінь самостійності керівника, допоміжний персонал

- Діяльність яка не пов’язана з керівництвом

- Метод управління

- Планування

3) Чинники, які залежать від персоналу:

- Інтеграція праці

- Діяльність неформальних груп

- Культура спілкування, Плинність кадрів

4) Чинники технічного характеру:

- Діапазон вертикального керівництва

- Зв’язок

- Розміщення на полі діяльності

- Прищеплення навичок виконання завдань

- Оснащення

- Структура закладу

- Рівномірний темп роботи

- Техніка обробки інформації

Першим завданням у побудові структури адміністративного органу є визначенні керівної ланки, тобто тієї сукупності посад, яка пов’язана з використанням владних повноважень, які фіксуються в управлінських рішеннях. У колегіальному адмін. Органі це склад посад, які утворюють відповідну колегію – керівну ланку даного органу. В одно начальному адміністративному органі – це його керівник і один із заступників, хто уповноважений приймати рішення за його відсутності.

Друге завдання, яке є наслідком першого полягає у такій побудові підрозділів, щоб вони допомогли керівній ланці у досягненні цілей.

Існує вертикальна та горизонтальна структура підрозділів.

До третього завдання відноситься – виділення та опис у адмін. Органі посад і робочих місць.

Різниця між посадою і робочим місцем у тому, що на посаді реалізується діяльність безпосередньо пов’язана із досягненням встановлених завдань. Робоче місце являє собою вид і обсяг діяльності з обслуговування, допоміжного забезпечення управлінських процесів у адміністративному органі(обслуговування, утримування приміщень, зв'язок, транспорт). Формування посад потребує знань та виконання визначених правил, наприклад відповідність обсягу діяльності фізичним можливостям людини, рівномірність стимулів і санкцій. Посада описується через управлінські обов’язки і повноваження

2.5 Адміністративний апарат, його функції та види

Сучасний адміністративний апарат виконує багато функцій. За функціональною ознакою його поділяють на консультативний, обслуговуючий та особистий.

Лінійний керівник за необхідності в спеціальних знаннях звертається в підрозділи до спеціалістів потрібно профілю за консультацією.

Планування, фінансування, постачання, збут та низка інших функцій виконують спеціалісти обслуговуючого апарату. Спеціальні функціональні підрозділи готують лінійним керівникам необхідну інформацію для прийняття рішень. В особистий апарат входять: секретарі та помічники керівників. Вони в організації не мають ніяких повноважень і виконують роботу, яку їм доручає керівник. Не маючи формальних повноважень особистий апарат може впливати на особисті контакти керівника з підлеглими, іншими керівниками, зовнішнім середовищем.

Кожен тип адмін. Апарату має широкий діапазон повноважень:

- Рекомендаційні - підлягають обов’язковому погодженню

- Паралельні, функціональні та лінійні з внутрішнім діапазоном апарату

При рекомендаційних повноваженнях консультативний орган повинен переконати керівника в цінності своїх послуг.

2.03.2012

Ролі між особистісного спілкування

Функції, які виконують менеджери місцевих урядових інституцій:

1. Контакти з виборними посадовими особами, органами виконавчої влади та представниками інших урядових відомств

2. Контакти з окремими громадянами, представниками специфічних груп населення, преси

3. Оцінка справ у регіоні та планування відповідної діяльності

4. Оцінка стану справ у сфері послуг та плануванні діяльності

5. Фінансове планування(розроблення бюджету, прогнозування)

6. Оперативне керівництво

7. Фінансовий менеджмент

8. Керівництво проектами

9. Формальна робота з кадрами

10. Управління трудовими процесами

11. Підвищення особистої професійної та управлінської кваліфікації

12. Загальні адміністративні та допоміжні функції

ТЕМА3. Планування в адміністративному менеджменті

1. Сутність адміністративного планування

Планування – процес формування місії та цілей організації, вибору специфічних стратегій для визначення та отримання необхідних ресурсів, їх розподілу з метою забезпечення ефективної роботи організації у майбутньому. Процес планування є інструментом, який допомагає у процесі прийняття управлінських рішень. Його мета полягає у забезпеченні нововведень і змін у достатньому обсязі, щоб адекватно реагувати на процеси і явища в оточуючому середовищі.

Як загальна функція управління планування є процесом підготовки на перспективу рішень, про те що? Ким? Як? Коли? Повинно бути зроблене. В залежності від планового періоду розрізняють короткострокові плани(до 12 міс)(в т.ч поквартально), середньострокові плани – 1-5рр., довгострокові плани – 5-10р.

Для процесу планування можна виокремити такі питання:

- Аналіз проблеми

- Визначення мети

- Розробка альтернативних можливостей вирішення проблем і їхньої оцінки

- Ухвалення рішень щодо обраної можливості

- Планування досягнення мети

Менеджмент у державних організаціях значно відрізняється від бізнес-менеджменту, що обумовлено рядом обставин. Головною з них є бюрократизм із значною кількістю правил, розпоряджень, що є обов’язковими на державну службу. У зв’язку з цим будь які зміни відбуваються вкрай повільно. Адже система державної служби припускає, що старша посадова особа наділена вищою бюрократичною владою, яка надійно захищає її від організаційних ініціатив керівників середнього рівня і тому ініціативи тут завжди чекають «згори». Необхідним є врахування адміністративних одиниць, що беруть участь у процесі прийняття рішень. Пріоритетне значення отримують не ефективність рішення, а тактичні міркування. Крім того існують численні політичні обмеження для реалізації менеджменту в державних організаціях. Практично будь-яке рішення державних органів в тій чи іншій мірі зачіпає інтереси політиків, тому представники найрізноманітніших лобістських організацій намагаються вплинути на апарат управління. Професор сиракузького університету Страусмен Джефрі виділяє 3 етапи в розробці стратегічного адміністративного менеджменту з врахування адаптації менеджменту до обмеження політичного середовища:

1 етап-оцінка стану.

Політична влада – багатоаспектний феномен, вона охоплює офіційну частину державного управління, яка складається з Конституції, Парламенту, Виконавчої влади, судової системи(правової системи), відносин між центральною та місцевими адміністраціями. Крім того політична влада включає формальні та неформальні зв’язки між громадянами та державою, у т.ч. права, якими перші наділяють останніх. І нарешті політична влада балансує між представниками «третьої сили»(некомерційними організаціями, групами інтересів, асоціаціями фахових груп, що ускладнює структуру сучасного уряду). Зазначені параметри політичної влади відрізняються динамізмом. Уряди змінюються, приймаючи нові закони, у суспільній думці відбуваються постійні зміни, а державна політика часто переглядається. Інститути влади створюють середовище, що обмежує діяльність чиновників.

2 етап – Ідентифікація обмежень політичної влади. (16.03.12)

Ефективний менеджер повинен уміти уживатися з обмеженнями політичної влади, наприклад час, який виступає у вигляді виборчого циклу. Чинник часу наявний і в фінансовому циклі уряду. Крім того буває складно усвідомити потреби громадян, важко втілити їх в конкретні рішення та виконати вказівки згори. За таких обставин, люди або громадяни є обмежувальним чинником, особливо в системі державної служби.

3 етап – Визначення ролі менеджера в політичній грі

Державні менеджери, які правильно оцінюють стан, розуміють, що їх ні рішення структуруються політичною владою часто використовують термін «гра». Типовий державний менеджер(адміністратор) не бере систематичної участі у виробленні рішень на державному рівні(на рівні акціонерів), проте часто виникає потреба в необхідності його оцінки як експерта. Деяким менеджерам з сильною політичною орієнтацією все ж вдається вплинути на політиків, особливо щодо таких ініціатив як програма медичного обслуговування та соціального забезпечення. Водночас організація впровадження рішень, прийнятих на рівні політики лягає на плечі менеджерів.

3.2 Особливості стратегічного планування

Стратегічне планування передбачає постійну переоцінку і переробку початково розроблених концепцій розвитку організацій з урахуванням зовнішніх змін. Стратегічне планування, будучи елементом системи стратегічного управління, являє собою сукупність елементів, які забезпечують досягнення мети на основі врахування комплексу ресурсів, необхідних для здійснення планових заходів. В основу стратегічного планування вкладено поняття стратегії. Стратегія – детальний всебічний комплексний план, набір дій та рішень, яке розробляється керівництвом для досягнення цілей фірми.

Основне завдання стратегії – забезпечити впровадження інновацій та змін в організації шляхом розподілу ресурсів, адаптації змін до зовнішнього середовища, внутрішньої координації та передбачення майбутніх змін у діяльності компанії. Стратегію розробляє найвище керівництво, але її реалізація передбачає участь керівників усіх рівнів управління.

Етапи стратегічного планування:

1. Формування місії та цілей підприємства

2. Аналіз внутрішнього та зовнішнього середовищ

3. Оцінювання ризиків

4. Розробка пакету стратегії

Місія – це загальна ціль організації, яка визначає причину її існування. Формулювання місії охоплює:

- Завдання фірми з погляду її основних послуг і виробів, ринків і технологій(тобто якою підпр діяльністю займається фірма)

- Зовнішнє середовище фірми, яке визначає її робочі принципи

- Культура організації(корпоративна) – робочий клімат, імідж, цінності компанії

Місія деталізується цілями. Цілі мають бути конкретними, виміряними, мати чіткий горизонт планування, бути досяжними. Експерти рекомендують перевіряти діяльність стратегічних цілей щорічно або відповідно до зміни основних чинників(інфляція, політичне становище, грошова політика, податкова тощо)

Аналіз зовнішнього та внутрішнього середовища

Методи аналізу зовнішнього та внутрішнього середовища:

1. Аналізування середовища підприємства за структурними елементами:

- Для зовнішнього середовища – споживачі, конкуренти, постачальники, контрагенти, органи державної влади

- Для внутрішнього середовища – працівники, ресурси, технологічні процеси, політика управління

2. Ланцюг Портера(аналіз зовнішнього середовища)

3. PEST аналіз

4. Портфельний аналіз

5. Ланцюг створення вартості (аналіз внутрішнього середовища)

6. SWAT аналіз

Для аналізу зовнішнього середовища, а особливо конкурентної позиції використовується метод Матриці Бостонської фінансової групи та Матриця Маккінзі

Д\З аналіз цих методів, Балансові стратегічні карти, Balance co-cards

Аналізування ризику

Аналізування ризиків здійснюється за допомогою кількісних і якісних методів(дисперсія, метод нейронних мереж), як широко застосованих, так і спеціально розроблених кожною організацією окремо.

Залежно від рівня управління виділяють корпоративну, функціональну та ділову(оперативну) стратегію.

В залежності від життєвого циклу компанії виділяють стратегію зростання, стабілізації, скорочення.

За характером поведінки виділяють активну та пасивну стратегію. Активна(наступальна, експансивна) характеризується:

- диверсифікацією – постійне розширення діяльності фірми

- технологічна орієнтація – фірма розробляє нову продукцію,а потім оцінює можливості ринку

- наступальністю

Пасивна стратегія(реактивна) характеризується:

- концентрацією фірми на певному сегменті ринку

- Ринковою орієнтацією – фірма спочатку визначає потреби споживачів, потім власні технологічні можливості для розробки товару, який може задовольнити ці запити

- Оборонна стратегія – захист частки ринку

17.03.12

3.3 Методичні основи адміністративного планування

З погляду менеджменту функція планування полягає у розробці змісту та послідовності дій для вирішення поставлених завдань. Для того, щоб планування виконувало свої функції воно повинно базуватись на таких принципах: повнота, точність, еластичність економічність, безперервність, гнучкість та масовість.

Адміністративне планування має свої прийоми та методи, які відрізняються від методів планування економічних показників господарської діяльності(балансовий, техніко-економічних розрахунків, економіко-математичне моделювання).

До методів адміністративного планування відносять:

- Метод послідовного опису операцій

- Графіки виконання

- Метод сітьового планування

- Метод робочого календаря, цільові комплексні програми

Суть методу послідовного опису операцій полягає у складанні плану виконання робіт, кожна з яких описується необхідним ступенем деталізації. Даний план може бути у вигляді послідовного переліку операцій, схеми та таблиці

Графіки виконання передбачають Що, Коли і Ким має бути зроблене в межах певних строків(термін закінчення робіт).

Метод сітьового планування полягає в побудові таблиці робіт, у якій вказуються параметри, що характеризують тривалість робіт та сітьового графіка, де зазнається їх послідовність. Основними поняттями сітьового планування є – події, роботи, мережа, практичний шлях. Події - це певні проміжні або кінцеві результати роботи. Момент здійснення події це досягнення проміжної або кінцевої мети. Роботи(дії) являють собою процеси, необхідні для здійснення всіх подій, крім початкових. Є 3 види зв’язків між подіями:

- Робота у звичайному розумінні слова, яка характеризується тривалістю, вартістю, затратами трудових і матеріальних ресурсів

- Очікуваннями, з якими маємо справу тоді,коли обладнання, робоча сила зайняті іншим видом робіт. Очікування характеризується витратами часу

- Логічна залежність, тобто неможливість початку одних робіт до закінчення інших і не пов’язана із затратами часу і ресурсів

Критичний шлях – така послідовність взаємопов’язаних подій,яка враховує тривалість усіх операцій.

Метод робочого календаря – план роботи керівника чи фахівця за певний відрізок часу.

Цільові комплексні програми

Розробка програм передбачає визначення переліку та змісту заходів, їх взаємоузгодження за термінами реалізації та розподілом ресурсів. Заходи охоплюють не лише сферу виробництва, яка передбачається програмою, освоєння технологій, а й споріднені галузі виробництва предметів та знарядь праці, необхідних для випуску програмної продукції, невиробничого споживання цільового продукту. Організаційними передумовами формування цільових комплексних програм є своєчасне виявлення або визначення переліку проблем, для яких необхідно розробити програму, формування колективу розробників, визначення головної організації, розроблення і затвердження вихідних матеріалів на програму, які б чітко формували мету, попередня зорієнтованість на ресурси та результати. Елементи цільової комплексної програми:

1. Головна мета

2. Дерево цілей

3. Ресурсне обґрунтування

Ресурсне обґрунтування програми передбачає визначення витрат на здійснення кожного із заходів програми та витрати на програму загалом. У цьому розділі програми відображаються потреба у капітальних вкладеннях, необхідних основних видах матеріальних ресурсів, потреба в робочій силі, фінансових ресурсах тощо. Для розробки і обґрунтування варіантів цільових комплексних програм, доцільно використовувати такі методи:

- Економічний аналіз розвитку окремих комплексів і сфер економіки – задоволення потреб народного господарства і населення у кінцевій продукції, порівнянням альтернативних варіантів, структурний аналіз, тобто методи формування структурних і технологічних варіантів задоволення потреб народного господарства у виробництві продукції, балансові методи(нормативні та статистичні), факторне обґрунтування(виробнича функція)

Типологізація цільових комплексних програм

За рівнем та складом ЦКП поділяють:

- Міждержавні і державні

- Міжгалузеві і галузеві

- Міжрегіональні і регіональні

- Локальні

- На рівні підприємства чи організації

За сутністю бувають:

- Соціально-економічні

- Виробничі

- Науково-технічні

- Екологічні

- Маркетингові

- Інституціональні – метою є оптимізація організації управління підприємством, трансформація відносин власності

Поиск по сайту: