Построитель выражений

Рис.Мастер масок

Если нужно изменить выбранную маску даты или времени, нажмите кнопку Далее. Дополнительно вы можете выбрать знак заполнителя, который будет отображаться в поле таблицы при вводе значения (вместо символа подчеркивания, используемого по умолчанию), а затем указать, что вместе со значением поля требуется хранить и текстовые константы (мы рекомендуем хранить только данные, без текстовых констант). Для завершения создания маски нажмите кнопку Готово.

Далее будет рассмотрено свойство условия на значение, которое, как и маска,предотвращает ошибки ввода данных.

Условие на значение

Задание условия на значение поля — еще один способ автоматической проверки корректности вводимых данных, который вы можете использовать наряду с контролем соответствия типов данных и масками ввода.

Условие на значение вы можете создать вручную, введя значение свойства Условие на значение, или с помощью построителя выражений (рис.Постоитель выражений), вызываемого нажатием кнопки справа от значения свойства.

Помимо этого, выможете задать значение свойства Сообщение об ошибке — текст сообщения, которое будет появляться в случае, если введенное в поле значение не соответствует условию.

Построитель выражений

.

Перечислим операторы, наиболее часто используемые в условиях на значение.

< — условие выполняется, если значение слева от знака < меньше, чем значение справа от знака.

<= — условие выполняется, если значение слева от знака <= меньше, чем значение справа от знака, а также если значения равны.

> — условие выполняется, если значение слева от знака > больше, чем значение справа от знака.

>= — условие выполняется, если значение слева от знака >= больше, чем значение справа от знака, а также если значения равны.

= — условие выполняется, если сравниваемые значения равны.

<> — условие выполняется, если сравниваемые значения не равны.

BETWEEN — условие выполняется, если значение слева от оператора находится в диапазоне, указанном справа от оператора. Например, условию [Имя] BETWEEN “а” AND “к” удовлетворяет значение Иванов, но не удовлетворяет значение Петров. Условие BETWEEN 0 AND 1 равносильно условию >=0 AND <=1.

IN — условие выполняется, если значение слева от оператора совпадает с одним из элементов списка справа от оператора. Список заключается в круглые скобки, элементы списка указываются в кавычках через точку с запятой.

Например: [Рейтинг] IN (“500”;”1000”;”1500”).

LIKE — условие выполняется, если значение слева удовлетворяет шаблону справа. Шаблон может содержать подстановочные знаки? (на месте этого знака может быть произвольный символ) и * (на месте этого знака может быть любое количество произвольных символов). Например, условие Like

“??.12.*” означает, что вводимая дата должна относиться к декабрю. Такое условие аналогично заданию маски ввода (см. подразд. «Маска ввода»).

IS NOT NULL — условие выполняется, если в поле введено любое значение (то есть поле не пустое). Такое условие аналогично заданию обязательности поля (см. подразд. «Обязательное поле»).

NOT — условие выполняется в том случае, если не выполняется условие,находящееся справа от оператора NOT. Например, условие [Рейтинг] NOT =0 равносильно условию [Рейтинг]<>0.

AND — условие выполняется, если выполнены оба условия справа и слева от оператора. Например, если задано условие >= #01.01.2008# AND <= Date()+30,то вводимая дата должна быть не ранее начала 2008 года, но не позднее чем через 30 дней после текущей даты.

OR — условие выполняется, если выполнено хотя бы одно из условий справа и слева от оператора. Например, условие 0 OR >=500 выполняется, если вводимое число равно нулю или не менее 500.

Полный список операторов, используемых при создании условий, а также сведения об использовании построителя выражений приведены в справочной системе Access в разделе Выражения>Создание выражений.

Следующее свойство, о котором пойдет речь, — это значение по умолчанию.

Значение по умолчанию

Значение по умолчанию автоматически устанавливается в поле при создании новой записи. Если вы зададите значение по умолчанию, это позволит вам ускорить ввод данных в том случае, когда во многих записях не потребуется менять значение по умолчанию на какое-либо другое.

Чтобы создать значение по умолчанию, введите значение свойства Значение по умолчанию. Например, чтобы в поле Дата по умолчанию устанавливалась текущая дата, введите значение Date().

Далее рассмотрим следующее свойство поля — обязательное поле.

Обязательное поле

Если поле обязательно должно быть заполнено, то в свойстве Обязательное поле выберите из списка значение Да. Программа Access не позволит сохранить запись, если не введено значение обязательного поля.

Завершим обзор свойств полей таблицы рассмотрением свойства, позволяющего создать индекс для поля.

Индексирование

Индекс — это объект базы данных, предназначенный для повышения производительности выполнения запросов. В результате создания индекса для поля значительно ускоряется выполнение операций поиска, сортировки и группировки по значениям этого поля. Чем больше записей в таблице, тем заметнее увеличивается скорость действия.

Однако следует учитывать, что добавление индекса замедляет выполнение операций создания и редактирования записей, поскольку эти операции требуют обновления индекса. Поэтому рекомендуется индексировать только те поля, к которым наиболее часто обращаются другие компоненты базы данных.Например, вы можете создать индекс для поля Клиент таблицы Заказы компании, если планируется регулярно составлять список заказов конкретного клиента.

Чтобы создать индекс для поля, в свойстве Индексированное поле выберите значение Да (Допускаются совпадения) или Да (Совпадения не допускаются). В первом случае возможно наличие записей с одинаковыми значениями индексируемого поля, во втором случае значения поля должны быть уникальны.Если вы хотите просмотреть список индексов, созданных для полей таблицы,нажмите кнопку Индексы на вкладке Конструктор. По умолчанию название индекса совпадает с названием индексируемого поля, однако можно ввести другое название. Помимо созданных вами индексов, в списке обычно присутствует еще один, поскольку первичный ключ таблицы индексируется автоматически.Теперь, когда была рассмотрена настройка полей таблицы, перейдем к работе со связями между таблицами.

Настройка связей между таблицами

В данном разделе вы узнаете, как создать и удалить связи между таблицами,как включить режим обеспечения целостности данных и как просмотреть дочерние записи при редактировании родительской таблицы.Прежде чем приступить к настройке связей, следует отметить, что для установки связи между таблицами используются общие поля этих таблиц. Вторичный ключ дочерней таблицы содержит значения первичного ключа родительской таблицы, и таким образом запись дочерней таблицы ссылается на одну из записей родительской таблицы.

Просмотр, создание, редактирование и удаление связей осуществляются на схеме данных (рис.Схема данных). Чтобы открыть схему данных, нажмите кнопку Схема данных на вкладке Работа с базами данных.

Рис.Схема данных

Создание связи

Если вы хотите создать связь между двумя таблицами, выполните следующие действия.

1. Перед созданием связи обе связываемые таблицы должны отображаться на схеме данных. Если таблица отсутствует на схеме данных, ее требуется вначале добавить. Для этого нажмите кнопку Отобразить таблицу на вкладке Конструктор. Затем в появившемся окне Добавление таблицы щелкните кнопкой мыши на названии таблицы и нажмите кнопку Добавить. Последобавления всех нужных таблиц нажмите кнопку Закрыть.

2. Щелкните кнопкой мыши на названии поля, которое является первичным ключом в родительской таблице. Удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите поле первичного ключа, наведите указатель на название того поля дочерней таблицы, которое должно стать вторичным ключом (при этом в изображении указателя появится знак +), и отпустите кнопку мыши.

3. На экране появится окно Изменение связей (рис.Изменение связей). В этом окне указаны названия связываемых полей. Убедитесь, что поля для создания связи выбраны верно. В случае обнаружения ошибки выберите другие поля.

Рис. Изменение связей

4. Выберите режим обеспечения целостности данных. Рекомендуется установитьфлажок Обеспечение целостности данных. Затем нажмите кнопку Создать.

5. Сохраните изменения схемы данных, нажав комбинацию клавиш Ctrl+S. Далее будет описано, как включить режим обеспечения целостности данных

при создании или изменении связи.

Обеспечение целостности данных

Целостностью данных в Microsoft Access называется ссылочная целостность —состояние отдельной связи или всей базы данных, при котором отсутствуют некорректные ссылки. Иными словами, целостность данных означает, что в дочерней таблице нет записей, ссылающихся «в никуда», вторичный ключ каждой записи содержит значение, существующее в столбце первичного ключа родительской таблицы.

Целостность данных может нарушиться в следующих ситуациях:

- в дочернюю таблицу добавляется новая запись, содержащая некорректное (отсутствующее в первичном ключе родительской таблицы) значение вторичного ключа, или в существующей записи дочерней таблицы значение вторичного ключа изменяется на некорректное;

- из родительской таблицы удаляется запись, в результате чего ссылки на эту запись становятся некорректными;

- в родительской записи изменяется значение первичного ключа, следовательно, ссылки на эту запись также становятся некорректными.

Исключить все эти ситуации позволяет режим автоматического обеспечения целостности данных. Этот режим включается отдельно для каждой связи в окне Изменение связи Если установить флажок Обеспечение целостности данных, программа Access не допустит выполнения операций, ведущих к нарушению ссылочной целостности. Так, запрещается:

- сохранение записи с некорректным значением вторичного ключа;

-удаление родительской записи, если для связи не установлен флажок каскадное удаление связанных записей;

-либо вместе с родительской записью автоматически удаляются дочерние записи, если флажок каскадное удаление связанных записей установлен;

Если вторичный ключ дочерней таблицы содержит некорректные значения, то включить режим обеспечения целостности невозможно: необходимо вначале удалить или изменить значения, нарушающие целостность данных.После того как режим обеспечения целостности данных включен, над линиейсвязи в схеме данных появляется символ 1 возле родительской таблицы и сим-

вол ∞ возле дочерней таблицы.Благодаря этим подписям высразу увидите, что для данной записи поддерживается целостность данных.

Редактирование связи

Если вам необходимо изменить свойства связи, например режим обеспечения целостности данных для связи, дважды щелкните кнопкой мыши на линии связи в схеме данных.

На экране появится окно Изменение связей. В этом окне выполните необходимые изменения и нажмите кнопку ОК. В следующем подразделе рассказывается, как удалить ненужную или ошибочно созданную связь между таблицами.

Удаление связи

Чтобы удалить связь, щелкните кнопкой мыши на линии связи в схеме данных (линия при этом станет жирной) и нажмите клавишу Delete. На появившейся панели подтвердите необходимость удаления связи, нажав кнопку Да. На этом заканчивается рассмотрение операций со связями. Последний подраздел этого раздела посвящен просмотру дочерних записей при работе с роди-

тельской таблицей.

Отображение дочерних записей

Итак, если между таблицами создана связь, то, открыв родительскую таблицу в режиме таблицы, вы сможете просматривать и записи дочерней таблицы.Чтобы увидеть записи, ссылающиеся на данную родительскую запись, нажмите знак + слева от записи. Откроется подтаблица, содержащая дочерние записи(рис. Просмотр дочерних записей).Если таблица имеет несколько дочерних таблиц, то вы можете выбрать ту из них, которая будет отображаться в виде подтаблицы.

Если подтаблица не выбрана, при первом щелчке кнопкой мыши на знаке + появляется окно Вставка подтаблицы. В этом окне щелкните кнопкой мыши на названии нужной дочерней таблицы (при этом внизу окна отобразятся названия первичного ключа и вторичного ключа, с помощью ко-

торых образована связь таблиц). Нажмите кнопку ОК.

Рис. Просмотр дочерних записей

Если подтаблица уже была выбрана, но вы хотите выбрать другую дочернюю таблицу в качестве подтаблицы, выполните следующие действия.

1) Перейдите в режим конструктора (кнопка Режим вкладки Главная).

2) На вкладке Конструктор нажмите кнопку Страница свойств.

3) В появившемся окне свойств (рис. 2.24) щелкните кнопкой мыши на значении свойства Имя подтаблицы. Справа от значения свойства появится кнопка.

4) Нажмите эту кнопку и выберите из списка название дочерней таблицы, записи которой будут отображаться в подтаблице.

5) Сохраните изменения, нажав сочетание клавиш Ctrl+S.

6) Вернитесь в режим таблицы (нажмите кнопку Режим на вкладке Главная или Конструктор).

Теперь при нажатии знака + будут отображаться записи выбранной вами подтаблицы.

Просмотр таблицы

В этом разделе описываются возможности поиска и просмотра данных, которые

предоставляет режим таблицы. Если таблица небольшая, то никаких специаль-

ных инструментов для ее просмотра не требуется. Однако если таблица содер-

жит сотни записей, то для поиска нужной информации удобно использовать

горячие клавиши и кнопки навигации, фильтры, сортировку и другие средства,

облегчающие работу с большими таблицами.

Перемещение по таблице

Перемещаться по таблице вы можете не только с помощью мыши и полос прокрутки. Если вы предпочитаете работать с клавиатурой, то для навигации по таблице вы можете использовать горячие клавиши:

Enter, Tab или → Переход к следующему полю

Shift+Tab или ← Переход к предыдущему полю

↑ Переход к текущему полю следующей записи

↓ Переход к текущему полю предыдущей записи

Home Переход к первому полю текущей записи

End Переход к последнему полю текущей записи

Pg Dn Прокрутка вниз

Pg Up Прокрутка вверх

Ctrl+Pg Dn Прокрутка вправо

Ctrl+Pg Up Прокрутка влево

Для перехода между записями также предназначена панель навигации, расположенная в нижней части окна таблицы. Панель содержит следующие кнопки:

— переход к первой (самой верхней) записи;

— переход к предыдущей записи;

— переход к следующей записи;

— переход к последней непустой записи;

— переход к последней (пустой) строке таблицы для создания новой записи.

Кроме того, если известен порядковый номер строки в таблице (этот номер может не совпадать с идентификатором записи!), вы можете перейти на эту строку, введя ее номер в поле, расположенное между кнопками и, и нажавклавишу Enter.

Если вы хотите изменить макет таблицы в соответствии со своими предпочтениями, то можете воспользоваться группой команд Шрифт на вкладке Главная

В группе команд Шрифт вы можете задать шрифт и его размер для таблицы, а также использовать следующие кнопки:

— применение полужирного начертания шрифта;

— применение курсивного начертания шрифта;

— использование подчеркивания;

— выравнивание значения поля соответственно по левому краю,по центру или по правому краю. В отличие от других команд данной группы,команды выравнивания применяются не ко всей таблице, а только к текущему столбцу;

— выбор цвета шрифта;

— выбор цвета фона для таблицы;

— отображение и скрытие линий сетки;

— выбор дополнительного цвета фона, используемого в ка-

ждой второй строке таблицы для визуального разделения сосед-них строк;

— вызов окна Формат таблицы для указания дополнительных параметров, в том числе:

-включения/выключения эффекта «утопленных» и «приподнятых» ячеек;

-задания цвета и форма линий сетки;

-выбора обратного порядка столбцов.

Кроме параметров, задаваемых с помощью группы команд Шрифт и окна Формат таблицы, вы можете изменить размер ячеек таблицы. Чтобы изменить высоту строк таблицы, подведите указатель мыши к нижней границеодной из строк и перетащите границу на нужный уровень. Поскольку строки таблицы в Access имеют одинаковую высоту, изменение будет применено ко всем строкам.Чтобы изменить ширину столбца, аналогичным образом перетащите с помощью кнопки мыши правую границу его столбца. Ширина остальных столбцов при этом не меняется.

Вы можете также скрыть часть столбцов или, наоборот, восстановить отображение ранее скрытых столбцов. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и в контекстном меню выберите пункт Отобразить столбцы. Появится окно Отображение столбцов.

В этом окне снимите флажки возле названий тех столбцов, которые необходимо скрыть, и установите флажки для тех столбцов, которые должны отображаться. Затем нажмите кнопку Закрыть.

После внесения изменений сохраните макет таблицы, нажав сочетание клавиш Ctrl+S.

Наконец, программа Access предоставляет возможность изменить настройки по умолчанию, то есть параметры внешнего вида, которые действуют для всех таблиц, если не задано иное. Например, если изменить шрифт по умолчанию, то новый шрифт будет применен ко всем таблицам, как новым, так и ранее созданным, кроме тех таблиц, для которых был вручную установлен другой шрифт.

Если вы решили отредактировать настройки по умолчанию, нажмите кнопку Office в левом верхнем углу окна, а затем кнопку Параметры Access в правом нижнем углу появившегося меню. На экране появится окно Параметры Access. В левой области окна выберите пункт Таблица. Внесите необходимые изменения в настройки по умолчанию и нажмите кнопку ОК. Новые настройки влияют на внешний вид вновь открываемых или создаваемых таблиц; чтобы применить их к уже открытой таблице, нужно закрыть ее и снова открыть.

Поиск и замена

В режиме таблицы вы можете выполнить быстрый поиск записи по известному фрагменту значения одного из полей, а также быструю замену одного фрагмента другим. Например, если обнаружено, что в названии одной из улиц в поле Адрес допущена опечатка и требуется исключить наличие этой опечатки везде, где упоминается эта улица, запустите поиск по ошибочному названию улицы

с заменой на корректное название.В отличие от запроса на выборку или на обновление, операция быстрого поиска и замены предоставляет только один критерий поиска, зато использовать

эту операцию намного проще и удобнее.

Для запуска быстрого поиска или быстрой замены выполните следующие действия.

1. Откройте таблицу в режиме таблицы. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+F.

На экране появится окно Поиск и замена

Рис.. Окно Поиск и замена

2. Если требуется замена данных, перейдите на вкладку Замена.

3. Задайте условия поиска:

-в поле Образец введите фрагмент значения поля, который требуется найти;

-если выполняется замена, в поле Заменить на введите текст, которымнужно заменить найденный фрагмент;

-в поле Поиск в выберите область поиска: текущий столбец или всю таблицу;

-в списке Совпадение выберите значение С любой частью поля, чтобы найти все значения полей таблицы, содержащие образец в качестве подстроки;

-в поле Просмотр выберите направление поиска: вперед (вверх), назад(вниз) или по всей обрасти поиска;

-если необходимо при поиске различать прописные и строчные буквы, установите флажок С учетом регистра;

-если при поиске нужно учитывать не только значение поля, но и форматотображения, установите флажок С учетом формата полей.

4. Для поиска значения, удовлетворяющего заданным условиям, нажмитекнопку Найти далее.

Если найденный фрагмент необходимо заменить значением поля Заменить на, нажмите кнопку Заменить.

Если необходимо без дальнейшего просмотра заменить все фрагменты, которые будут найдены в выбранном направлении поиска, нажмите кнопку Заменить все.

5. Для поиска следующего значения, удовлетворяющего заданным условиям,

снова нажмите кнопку Найти далее.

6. Для выхода из окна Поиск и замена нажмите кнопку Отмена.

Сортировка

Вы можете сделать просмотр записей таблицы более комфортным, если упорядочите их по значениям какого-либо поля. Для этого щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца и откройте на ленте вкладку Главная. В группе команд Сортировка и фильтр нажмите кнопку для сортировки по возрастанию или кнопку для сортировки по убыванию.

Результат сортировки зависит от типа данных поля:

-значения текстовых полей упорядочиваются по алфавиту;

-числа и денежные суммы упорядочиваются по величине;

-даты упорядочиваются в хронологическом порядке;

-при сортировке логических значений по возрастанию первыми следуют истинные значения, при сортировке по убыванию первыми следуют ложные значения.

Для полей с типом данных Поле МЕМО, Поле объекта OLE, Гиперссылка и Вложение сортировка не поддерживается.Время сортировки в таблице с большим количеством записей значительно сокращается, если для поля был создан индекс.

Если вам необходимо упорядочить записи по значениям нескольких полей,выполните следующие действия.

1. Расположите столбцы друг за другом в той последовательности, в которой будет осуществляться сортировка. Например, если в таблице Клиенты необходимо отсортировать записи по значению поля Рейтинг, а записи с одинаковым рейтингом упорядочить по имени клиента, необходимо поместить столбец Рейтинг непосредственно перед полем Имя. Для перемещения столбца вначале выделите его, щелкнув кнопкой мыши на его названии, затем повторите операцию, не отпуская кнопку мыши, перетащите столбец в нужное место.

2. Выделите диапазон столбцов для сортировки. Для этого щелкните кнопкой мыши на названии первого столбца, затем нажмите клавишу Shift и, удерживая ее нажатой, щелкните кнопкой мыши на названии последнего столбца.

3. Откройте на ленте вкладку Главная и нажмите кнопку для сортировки по возрастанию или кнопку для сортировки по убыванию.Чтобы созданная сортировка была применена при следующем открытии таблицы, сохраните изменения, нажав сочетание клавиш Ctrl+S.

Фильтрация

Для выборочного отображения записей таблицы служат фильтры. Фильтр содержит условия отбора записей: в результате применения фильтра в таблице отображаются только те записи, которые удовлетворяют условиям, остальные записи скрыты.

В программе Access предусмотрены следующие типы фильтров:

-простой фильтр и фильтр по выделению обеспечивают отбор записей по

значениям одного столбца;

-фильтр по форме позволяет отбирать записи по значениям нескольких

столбцов;

-расширенный фильтр позволяет использовать сложные условия отбора.

Простой фильтр и фильтр по выделенному легко создать, однако фильтр по форме предоставляет более гибкие возможности отбора записей. Расширенный фильтр имеет много общего с запросом на выборку.Создание фильтров каждого типа будет обсуждаться в последующих лабораторных работах

Если вы желаете использовать однажды созданный фильтр при следующем открытии таблицы, необходимо разрешить сохранение фильтров. Для этого выполните следующие действия.

1. Перейдите в режим конструктора (кнопка Режим вкладки Главная).

2. На вкладке Конструктор нажмите кнопку Страница свойств.

3. В появившемся окне свойств таблицы щелкните кнопкой мыши на значении свойства Фильтр при загрузке. Нажмите кнопку справа от значения свойства и выберите из списка значение Да.

4. Сохраните изменения, нажав сочетание клавиш Ctrl+S.

5. Вернитесь в режим таблицы (кнопка Режим вкладки Главная или вкладки Конструктор).

Теперь, когда для свойства Фильтр при загрузке установлено значение Да, для сохранения фильтра после создания или изменения достаточно нажать сочетание клавиш Ctrl+S. Сохраненный фильтр будет доступен при следующем открытии таблицы.

Для управления фильтрами служит группа команд Сортировка и фильтр вкладки). Чтобы включить или отключить созданный фильтр,нажмите кнопку Применить фильтр. Чтобы удалить фильтр, нажмите кнопку Дополнительно и в появившемся меню выберите пункт Очистить все фильтры.

Простой фильтр и фильтр по выделенному

Простой фильтр содержит условие на значение одного столбца. Создание простого фильтра заключается в выборе одного из встроенных критериев отбора (набор критериев зависит от типа данных столбца). В таблице можно применить одновременно несколько простых фильтров, каждый для своего столбца. Фильтр по выделенному полностью аналогичен простому фильтру и отличается только способом создания.

Если вы хотите создать простой фильтр, выполните следующие действия.

1. Щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца.

2. На вкладке Главная нажмите кнопку Фильтр. На экране появится окно сортировки и фильтрации

3. Создать условие отбора можно одним из двух способов:

-в перечне всех значений поля снимите флажок Выделить все. Затем установите флажки для тех значений поля, которые необходимо включить в фильтр. Нажмите кнопку

ОК. В результате будут отобраны те записи в которых значение поля совпадает с одним из значений, отмеченных флажком;

-щелкните кнопкой мыши на пункте меню, расположенном непосредственно над перечнем значений: в зависимости от типа данных этот пункт может называться Текстовые фильтры, Числовые фильтры или Фильтры дат. В подменю выберите один из встроенных фильтров, затем,следуя появляющимся на экране инструкциям, введите константы, с которыми будут сравниваться значения поля. Например, если для числового поля выбирается встроенный фильтр Между, программа Access предлагает ввести нижнюю и верхнюю границу интервала значений.

Создать фильтр по выделенному еще проще, поскольку константы для условия отбора можно не вводить вручную, а выбрать в самом столбце. Итак, чтобы создать фильтр по выделенному, выполните следующие действия.

1. В столбце, для которого создается фильтр, щелкните кнопкой мыши в том поле, значение которого необходимо использовать в условии отбора.

2. На вкладке Главная нажмите кнопку Выделение. Затем в появившемся меню выберите один из встроенных фильтров.

3. Если выбран фильтр Между, программа Access предложит указать границы интервала значений. Для других фильтров никаких дополнительных действий не требуется.

После того как для поля создан простой фильтр или фильтр по выделенному,справа от названия поля отображается кнопка.

Если требуется удалить фильтр для одного из столбцов, нажмите кнопку и в окне сортировки и фильтрации выберите пункт Снять фильтр. При этом отсутствует возможность снова включить фильтр, его придется создать заново.А вот кнопка Применить фильтр, расположенная на ленте в группе команд Сортировка и фильтр, позволяет включать или отключать одновременно все простые фильтры и фильтры по выделенному, созданные в таблице.

Фильтр по форме

Фильтр по форме предоставляет больше возможностей отбора, чем совокупность нескольких простых фильтров, при этом на его создание требуется меньше времени. Кроме того, фильтр по форме удобно использовать для поиска конкретной записи в таблице.

Если вы решили создать фильтр по форме, выполните следующие действия.

1. Откройте таблицу в режиме таблицы. На вкладке Главная в группе команд

Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, затем в появившемся меню выберите пункт Изменить фильтр. На экране появится форма для создания фильтра (рис. 2.32). Форма содержит те же поля, что и сама таблица, и может состоять из нескольких вкладок. Значки вкладок располагаются внизу формы. На каждой вкладке можно заполнить только одну

строку.

Рис.. Форма для создания фильтра

2. Щелкните кнопкой мыши в поле, для значений которого нужно создать условие отбора. Укажите условие отбора одним из следующих способов:

-выберите значение из списка (например, чтобы в таблице Заказы отобразить заказы одного клиента, в поле Клиент выберите номер этого клиента);

-введите выражение (например, чтобы отобразить заказы за период с начала года до текущей даты, введите в поле Дата выражение >= #01.01.2008#AND <= Date()).

В результате применения фильтра будут отобраны записи, удовлетворяющие одновременно всем условиям, заданным в разных полях на одной вкладке. Например, если указать оба приведенных выше условия, то будут отображаться записи о заказах, сделанных выбранным клиентом в задан-

ный период.

3. Щелкните кнопкой мыши на значке вкладки Или и введите группу условий, аналогично пункту 2. При этом появится еще одна вкладка Или, поэтому можно ввести несколько групп условий.

В результате применения фильтра, заданного с помощью нескольких вкладок формы, будут отобраны те записи, которые удовлетворяют условиям хотя бы одной вкладки. Иными словами, наборы записей, отобранные с помощью условий каждой вкладки, объединяются. Например, если на второй вкладке задать аналогичное условие, но выбрать другой номер клиента, то в результиру ющий набор попадут записи о заказах обоих клиентов в указанный период.

4. Чтобы отобразить результат фильтрации, нажмите на вкладке Главная кнопку Применить фильтр.

Расширенный фильтр

В расширенном фильтре условия отбора представлены более наглядно, чем в фильтре по форме. Кроме того, расширенный фильтр похож на простой запрос на выборку, работающий с одной таблицей, поэтому его можно загрузить из запроса и сохранить в виде запроса.

Итак, если вам необходимо создать расширенный фильтр, выполните следую-щие действия.

1. Откройте таблицу в режиме таблицы. На вкладке Главная в группе команд Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, затем в появившемся меню выберите пункт Расширенный фильтр. На экране появится вкладка (или окно) создания расширенного фильтра.

В нижней части окна расположена сетка конструктора. Каждый столбец сетки содержит условия на значение одного из полей таблицы. Если для таблицы уже был создан фильтр (например, фильтр по форме), то в сетке отображаются параметры этого фильтра. Однако будет рассмотрен случай,

когда сетка пуста и фильтр создается «с нуля».

2. Щелкните кнопкой мыши в сетке на первой ячейке строки Поле. Выберите из списка название поля таблицы, для значений которого нужно создать условие отбора.

3. Щелкните кнопкой мыши на первой ячейке строки Сортировка. Выберите из списка направление сортировки записей по значениям этого поля.

4. Щелкните кнопкой мыши на первой ячейке строки Условие отбора. Введите выражение, задающее условие на значение поля. Например, чтобы отобразить заказы за период с начала года до текущей даты, введите в поле Дата выражение >= #01.01.2008# AND <= Date().

5. Если требуется задать условие на значение еще одного поля, аналогичным образом заполните следующий столбец сетки.

6. Если требуется задать несколько групп условий, введите их в следующие строки таблицы. Запись таблицы попадет в результирующий набор, если она удовлетворяет одновременно всем условиям в какой-либо из строк.Иными словами, наборы записей, отобранные с помощью каждой строки расширенного фильтра, объединяются.

7. Чтобы отобразить результат фильтрации, нажмите на вкладке Главная кнопку Применить фильтр.

8. На основе расширенного фильтра можно быстро создать запрос. Для этого вернитесь на вкладку (или в окно) создания расширенного фильтра.На ленте откройте вкладку Главная, в группе команд Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и в появившемся меню выберите пункт

Сохранить как запрос. В появившейся панели введите название запроса и нажмите кнопку ОК.

Итак, вы научились создавать фильтры всех четырех типов. Теперь рассмотрим последнюю в этой главе операцию, выполняемую с таблицей, — распечатку таблицы на принтере.

Печать таблицы

Если вам нужно вывести таблицу на печать, откройте ее в режиме таблицы,нажмите кнопку Office в левом верхнем углу главного окна и в появившемся меню выберите пункт Печать. На экране появится окно Печать. В этом окне выберите принтер, с помощью которого нужно напечатать таблицу, и укажите параметры печати. Перечень этих параметров зависит от модели принтера. Нажмите кнопку ОК, чтобы запустить печать таблицы.

Более подробные сведения о печати документов приведены в справочной системе Windows (Пуск _ Справка и поддержка, раздел Печать и факс).

Задание
Модифицируйте базу данных,приготовленную для предыдущей лабораторной применяя несколько связанных таблиц,фильтры,маску,индексацию и т.д

Поиск по сайту: