Механизм принятия управленческого решения и его документирование

В процессе деятельности организации управленцам необходимо постоянно принимать управленческие решения, которые направленны на приведение управляемого объекта к желаемому состоянию. Именно поэтому для принятия управленческого решения необходимы отклонения в деятельности организации.

1. Этап принятия управленческого решения.

1.1. Возникновение проблемной ситуации, определение проблемы и ее описание.

1.2. Сбор и обработка информации.

1.3. Определение имеющихся и необходимых ресурсов для решения проблемной ситуации.

2. Формирование решения.

2.1. Формирование нескольких возможных решений сложившейся проблемной ситуации.

2.2. Выработка критериев (то есть ценностей, которыми мы будем руководствоваться при принятии решения) принятия решения.

2.3. Выбор одного из возможных решений на основе выработанных критериев.

2.4. Выработка курса действий и его документирование (приказы, служебные записки и т.д.).

2.5. Оценка возможных последствий принятия и реализации решения и проектирование мер по их минимизации и документирование (приказы, служебные записки и т.д.).

3. Реализация решения.

3.1. Реализация определенных действий.

3.2. Обеспечение регулирования хода выполнения принятого решения.

3.3. Документирование результатов исполнения решения (служебная и докладная отчетность).

В ходе ответа по каждому подпункту привести примеры документов, с помощью которых документируются результаты деятельности.

Планирование как одна из функций управления организацией

Планирование (прогнозирование) заключается в систематическом поиске возможностей действовать и в прогнозировании последствий этих действий в заданных условиях

Основные задачи планирования деятельности организации в стратегическом аспекте деятельности:

- выбор оптимальной стратегии деятельности организации;

- обеспечение устойчивости и развития деятельности организации;

- обеспечение выполнения планов (организационный аспект);

- формирование мероприятий, обеспечивающих выполнение планов;

- координация выполнения планов;

- стимулирование выполнения планов.

Основные принципы планирования:

- преемственность стратегического и тактического планов;

- ранжирование объектов планирования по их важности;

- адекватность плановых показателей;

- согласованность плана с параметрами внешней среды;

- вариантность плана;

- сбалансированность плана (при условии обеспечения резерва по важнейшим показателям);

- экономическая обоснованность плана;

- обеспечение обратной связи системы планирования.

Планирование можно классифицировать по нескольким критериям:

- по степени охвата (общее и частичное),

- содержанию в аспекте предпринимательской деятельности (стратегическое - поиск новых возможностей и продуктов, тактическое - предпосылки для известных возможностей и продуктов, оперативное - реализация данной возможности),

- предмету (объекту) планирования (целевое, средств - потенциал, оборудование, материалы, финансы, информация; программное, действий),

- сферам функционирования (производство, маркетинг, НИОКР, финансы),

- охвату (глобальное, контурное, макровеличин, детальное),

- срокам ( кратко-, средне-, долгосрочное),

- жесткое и гибкое.

Критерии выбора формы планирования (принципы планирования):

- полнота (требуется учесть все),

- детализация (глубина ее определяется целью планирования),

- точность,

- простота и ясность,

- непрерывность,

- эластичность и гибкость (использование плановых резервов, учет множественности возможных альтернатив, отсрочка деталей планирования до выяснения обстановки, вариантность),

- выравнивание при планировании (учет "узких мест"),

- экономичность.

При оценке экономичности планирования следует учесть его полезность (что обычно трудно) и затраты на планирование.

Подход менеджмента к планированию может быть осуществлен постановкой критериев и задач планирования, определением средств планирования, методов согласования планов, направлений и методов планирования.

Следует четко определить:

- объект планирования (что планируется),

- субъект планирования (кто планирует),

- период (горизонт) планирования (на какой срок),

- средства планирования (например, компьютерное обеспечение),

- методику планирования (как планировать),

- согласование планов (каких, с кем и на каких условиях).

15. Основы планирования производства

Планирование – это функция производственного менеджмента, включающая следующий комплекс работ: анализ ситуации и факторов влияния внешней среды, прогнозирование, оценка и оптимизация альтернативных вариантов достижения целей, разработка и реализация плана.

Число применяемых принципов планирования определяется спецификой, положением и устойчивостью организации. Применительно к общественным организациям, действующим на принципах некоммерческих объединений отметим наиболее значимые тенденции в планировании: сокращение сроков разработки планов (при сохранении или увеличении периода упреждения прогнозов), повышение качества планов за счет увеличения числа применяемых принципов планирования, внедрения современных методов оптимизации (в том числе и автоматизации работ по планированию).

Качество плана — это совокупность параметров плана, отвечающих принципам и научным подходам к планированию и обеспечивающих минимальное отклонение запланированных значений параметров от фактических, полученных в результате осуществления или реализации плана. Чем сложнее организация, больше период планирования и неопределенность ситуаций, характеризующих условия разработки и реализации планов, тем больше будет поле допуска параметров плана.

Критерием качества разработки и выполнения планов может быть степень адекватности расчетного планового показателя фактическим данным, на основе которых он был разработан:

где К_кп - критерий качества разработки и выполнения планового показателя, %; П_ф - фактическое значение планового показателя в отчетном периоде; П_р — расчетное (нормативное, прогнозное) значение планового показателя. По формуле может рассчитываться критерий качества выполнения важнейших показателей плана. Чем больше период планирования (упреждения), тем больше будет значение К_кп.

Условиями повышения качества планов являются:

- применение научных подходов к управлению;

- применение принципов планирования;

- повышение качества информационного и методического обеспечения планирования;

- стимулирование качества планов.

Критерий качества выполнения плана, определяемый по ранее рассмотренной формуле, может применяться также для расчета и анализа степени напряженности показателей. В качестве критериев качества планов рекомендуется применять показатели, характеризующие реальность и напряженность планов, их оптимальность, сбалансированность и обоснованность, а также уровень риска. Это, безусловно, хорошие критерии. Однако что с чем сравнивать? Как на стадии планирования определить значения относительных критериев? Только напряженность отдельных плановых показателей (а не плана в целом) можно определить по той же формуле. В целом же качество плана будет определяться числом и степенью применения научных подходов и принципов планирования.

Процесс планирования — процесс разработки и принятия управленческих решений в области планирования. Этот процесс составляет внутреннюю структуру системы планирования (рисунок 4). Рассмотрим содержание компонентов внутренней структуры системы планирования.

Рисунок4. – Процесс планирования

1. Научное сопровождение состоит из научных подходов к планированию, принципов и методов планирования. К методам планирования относятся экономико-математические и статистические методы, балансовые методы, сетевые методы планирования и управления и др. Качество научного сопровождения планирования является главным фактором обеспечения качества планов.

2. Планы, отвечающие целям организации, — это система стратегических, тактических (текущих) и оперативно-календарных планов по различным аспектам деятельности организации.

3. Обеспечение разработки планов включает ресурсное, информационное, кадровое, методическое, правовое обеспечение этого процесса.

4. Управляемая подсистема — это совокупность объектов планирования: для менеджера — специалисты, разрабатывающие планы; для специалистов — непосредственные плановые задания и параметры, которые нужно спрогнозировать, обосновать, состыковать, оформить в плановые документы и т. д.

5. Управляющая подсистема — менеджеры, осуществляющие руководство разработкой планов, организацию их выполнения.

Процесс разработки плана включает следующие укрупненные работы:

1) изучение проблемы;

2) формирование системы планирования;

3) уточнение нормативов конкурентоспособности планируемого объекта и других требований;

4) разработка управленческого (планового) решения;

5) оформление, согласование и утверждение плана;

6) доведение плановых заданий до исполнителей;

7) координация выполнения плана;

8) учет и контроль выполнения конкретных плановых заданий и параметров;

9) стимулирование выполнения плана.

Методы организации работ по планированию.

Распространенными методами организации работ по планированию являются сетевые методы и построение оперограмм.

Сетевое планирование и управление (СПУ) — это графоаналитический метод управления процессами создания любых мероприятий. Сетевой график — полная графическая модель комплекса работ, направленных на выполнение единого задания. В данной модели определяются логические взаимосвязи и последовательность работ. Основными элементами сетевого графика являются работа (изображается стрелкой) и событие (изображается кружком). Любая непрерывная последовательность взаимосвязанных событий и работ носит название путь. Фрагмент укрупненного комплекса работ по планированию представлен на рисунке 5.

Рисунок 5 – Фрагмент укрупненного комплекса работ по планированию:

события (1 - получено задание на планирование; 2 - выполнен анализ методических документов по планированию, моделированию, оптимизации; 3 - уточнены нормативы; 4 - выполнен прогноз основных параметров плана; 5 - выполнены работы по моделированию некоторых параметров плана; 6 — выполнено экономическое обоснование плана; 7 — разработан проект плана);

работы (1-2 – анализ методических документов - 2,5 мес.; 1-3 – уточнение нормативов - 4,5 мес.; 1-4 – прогнозирование параметров плана - 3,5 мес.; 2-5 – моделирование, - 3 мес.; 3-6 – анализ параметров плана, - 2,5 мес.; 4-6 – экономическое обоснование плана, - 4 мес.; 5-7 – согласование проекта плана, - 3 мес.; 6-7 – согласование проекта плана, - 2,5 мес.)

Проведем краткий анализ сетевого графика. Критическим (наиболее продолжительным) является путь 1-4-6-7 продолжительностью 10 мес. (3,5 + 4 + 2,5). Путь 1 - 3-6-7 имеет продолжительность 9,5 мес. (4,5 + 2,5 + 2,5), путь 1-2-5-7 имеет продолжительность 8,5 мес. (2,5 +3+3). Срыв любого события на критическом пути (на рисунке обведен жирной линией) ведет к срыву всего комплекса работ. Остальные пути имеют некоторый резерв времени, например, путь 1-3-6-7 имеет резерв 0,5 мес. (5%), путь 1-2-5-7— в 1,5 мес (15%). Напряженность последнего пути равна 0,85, что означает допустимость задержки событий 2 и 5 в сумме не более чем на 1,5 мес. Таким образом, сетевые модели позволяют наглядно установить взаимосвязи событий и оптимизировать комплекс работ.

Поиск по сайту: