Документационное обеспечение

Документационное обеспечение — организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом являются:

Ø своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

Ø доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

Ø печатание документов по кадровым вопросам;

Ø регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

Ø формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

Ø копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

Ø контроль за исполнением документов;

Ø передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором — децентрализованным.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

• плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

• первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

• отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

• по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);

• организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.). Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:

Ø личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.;

Ø личные карточки;

Ø трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д.

Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

Поиск по сайту: