Процессоры электронных таблиц

Лекция №3. Использование редактора электронных таблиц Ms Exсel в рекламной практике

Основные понятия электронной таблицы

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.

Рабочая книга - представляет собой основной документ Excel. Она хранится в файле с произвольным именем с расширением «.xls». По умолчанию рабочая книга состоит из 16 листов, имеющих имена: Лист 1, …Лист 16. пользователь может изменить имя листа.

Лист - предназначен для создания и хранения таблиц, диаграмм и макросов. Состоит из 256 столбцов, которые имеют имя А, В, С,...Z,…AA,AB… и строки 1,2,3… 16384

Рисунок 1

Для хранения имени столбца используется 1 байт памяти, для хранения строки 256.

Ячейка – представляет наименьшую структурную единицу для размещения данных внутри рабочего листа. В качестве данных могут быть: текст, числовые значения, формулы функции и параметры форматирования. Ячейка, выбранная с помощью указателя называется активной. Тип данных вводимых в ячейку определяется системой непосредственно при вводе. При этом признаком текста является пробел, буква, апострофов, цифровых- цифра с первой позиции, признаком формул- знак равно.

Блок ячеек - прямоугольная область, объединяющая отдельные ячейки, адрес блока формируется по диагональным ячейкам.

Адресация ячеек. Существует 2 вида ячеек: 1) относительная (пример с В3)- при проведении копирования и перемещении, относительный адрес ячейки всегда меняется: при копировании вниз № строки увеличивается на 1, при копировании вправо имя столбца изменяется на 1 букву в сторону увеличения; 2) абсолютная- не изменяется при проведении любых манипуляций с ячейками, обозначенных $B$3, не изменится № строки, ни название столбца. Если B$2-не изменится № строки, $B2-не изменится название столбца.

Формула - математическая запись вычислений, производимых над данными в таблицах. Она начинается со знака равенства или математического оператора и записанного в ячейку таблицы. Результатом выполнения формулы является вычисление значения. Пример: =$A$12+B2. Если ячейка содержащая формулу, активна, то формула проявляется в строке ввода, то есть становится видна. В противном случае в ячейки проявляется по формуле значение.

Функция - математическая запись, указывающая на выполнение определенных вычислительных операций. Она состоит из имени и 1 или несколько аргументов, заключенных в круглые скобки. Пример: =SUM(A1:A10);LOGIO(B2);lg(B2)

Форматирование - задание определенных параметров для внешнего представления данных, записанных в 1 или нескольких ячейках. К параметрам форматирования относится: вид и размер шрифта, рамка, цвет, выравнивание содержимого ячейки. Они задаются с помощью команд меню или кнопок панели инструментов. Его можно произвести до ввода данных в таблицы. Нельзя форматировать 1 ячейку.

Стиль - представляет набор параметров форматирования, применяемых к выделенным ячейкам при указании имени стиля. Существует набор стилей, хранящихся в библиотеке стилей. Следует использовать после завершения работы с таблицей.

Список - специальным образом оформленная таблица с которой можно работать как с базой данной. Плюсом является то, что возможно манипулировать данными.

Рисунок 2

Примечание - это текст, используемый в качестве комментария к содержимому 1 или нескольких ячеек. Примечание также может быть знаковым.

Процессоры электронных таблиц

Пакеты прикладных программ, предназначенных для создания электронных таблиц и манипулирования их данными. Данный класс программ широко используется в рекламной практике.

Предоставляет следующие возможности:

• Создание табличной структуры, традиционной для хранения данных.

• Вычисление по заданным формулам (математическим, инженерным, статистическим) результирующих значений, зависящих от других ячеек таблиц (их содержимого).

• Организация связи между несколькими таблицами, то есть значение одной таблицы могут формироваться на основе данных из другой таблицы. Причем изменение данных в исходной таблице автоматически несет за собой изменение данных в итоговой таблице.

• Создание сводных, то есть интерактивных таблиц, облегчающих анализ большого объема данных. Пример: сводная таблица финансов большого рекламного агентства, которая формируется в центральном офисе.

• Использование баз данных (списков), позволяющих проводить операции сортировки, вычисление промежуточных итогов и фильтрацию данных.

Рисунок3

• Осуществление консолидации данных, при которой данные из нескольких таблиц могут быть объединены в 1 таблицу. Пример: ассортимент товаров, продаваемых филиалами коммерческого предприятия.

• Использование сценариев - поименованные массивы исходных данных, по которым формируются конечные, итоговые значения в 1 и той же таблице.

• Автоматизированный поиск ошибок вычислений по формулам.

• Защита данных от изменения посторонними лицами. Здесь могут быть использованы возможные комбинации уровней защиты.

• Структурирование данных, позволяющих скрывать или отображать определенную часть таблицы.

• Примечание - механизм авто заполнения, при котором в нескольких ячейках таблицы может быть введено заранее подготовленное значение.

• Использование таблицы подстановок, которая может содержать 1 или несколько переменных с различными значениями.

Таким образом, табличный процессор кроме специфических функций, перечисленных выше, поддерживает общие функциональные возможности текстовых процессоров. Пример: использование макросов (набор команд предназначенных для автоматизирования вычислений на языке Visual Basic for Application), построение диаграмм, авто замена и проверка орфографии, использование стилей, шаблонов, авто форматирование данных, обмен данных с другими приложениями, наличие развитой справочной системы, печать с настройкой параметра и другие сервисные возможности.

3. Особенности обработки числовых данных в электронных таблицах

К числовому типу относятся:

• константы (16Е +0,3).

• даты (02.03.04).

• время (14:34).

• дата и время (28 октябрь, 1999, 15:16).

Любые данные, которые не распознаются программой в качестве числовых, интерпретируются как текстовые. Длина текста, помещающаяся в ячейку не может превышать 255 символов. Данные любого типа могут быть представлены в определенном формате. Пример: приведем пример представления 1 в различных форматах.

Рисунок 4

4. Объединение электронных таблиц

При работе с электронными таблицами часто возникает необходимость их объединения.

Существуют инструменты объединения:

• Организация межтабличных связей. Связи между таблицами осуществляются путем путем использования внешних ссылок, адресов ячеек, содержащих кроме имени столбца и номера строки имя файла данные из которых используются [Exam.xls] C2. [Exam.xls]- имя файла,С2- ячейка. Таблица на которой нет внешней ссылки рассматривается как дополнительная, а таблица на которой есть внешние ссылки считается основной. Обе таблицы должны находиться в 1 папке или 1 каталоге. Между 2 таблицами могут существовать двух сторонние связи (перекрестные ссылки).

• Консолидация электронной таблицы и их частей. Оп мимо создания межтабличных связей путем указания имен файлов (пункт №1), многие электронные таблицы предлагают пользователю специальный режим консолидации. Этот режим содержит необходимые команды, для объединения таблиц и их частей, расположенных как на 1 листе, так и на разных листах и в разных рабочих книгах.

• Объединение файлов. Команда объединение файлов имеет 3 формы, используемые для копирования, суммирования, вычитания данных из исходной таблицы в объединенную.Технология создания электронных таблиц, объединяющих данные нескольких исходных таблиц такова: в оперативной памяти сервера или главного компьютера создается электронная таблица, в которую засылаются данные из исходных электронных таблиц, находящихся на жестком диске.

5. Построение диаграмм

Диаграммы и графики позволяют заметно повысить наглядность представления числовых табличных данных в документах Еxcel. Основное назначение диаграмм - использование в отчетной документации, это позволяет соотносить планируемые параметры, используемые в рекламной практике и коммерческой деятельности с реально полученными параметрами.

В Еxcel используется около 20 различных диаграмм. Наиболее используемые столбцовые и круговые. Для того чтобы построить диаграмму можно воспользоваться мастером построения диаграмм, либо же вставить готовую диаграмму из меню Вставка --> Рисунок --> Диаграмма.

Рисунок 5

6. Технология решения задач коммерческой и рекламной практики средствами электронной таблицы

Существует обобщенная технология работы с электронными таблицами. Она включает 4 этапа:

• Формирование структуры таблицы. Она включает определение заголовка таблицы, название строк и столбцов, а так же ввод в ячейки таблицы исходных данных, формул и функций.

• Работа с данными.

• Исследование сформировавшейся таблицы. Такое исследование может быть связано с использованием определенных математических формул, моделей, методов одновременной работы с несколькими таблицами и методом работы с базой данных.

• Математические модели помогают на основе имеющихся таблицы, получить новую информацию, решением типовых задач компьютерного моделирования. Они звучат так: «что будет если…?», обратная задача: «как сделать чтобы…?».

Решение таких задач дает возможность пользователю узнать как изменятся входные параметры при изменении 1 или нескольких величин.

Расширением таких задач являются задачи анализа чувствительности, позволяющие определить как изменяется решение модели при изменении входных величин, заданным шагом в определенном диапазоне значений. Задача компьютерной модели «как сделать чтобы…?» возникает в случае если цель достижения определенного значения модели, пользователь ищет значение входных параметров, обеспечивающих достижение этой цели. Различные виды анализа данных, содержащихся в исходной таблице можно проводить с использованием функций и процедур. Пример: входящие в состав электронной таблицы статистические функции могут быть использованы в статистическом анализе или для прогноза, содержащихся в таблице данных. Использование финансовых функций позволяет произвести анализ эффективности, планируемых капиталовложений, рассчитать стоимость ценных бумаг. Для решения оптимизационных задач используются специальные модели математического программирования. Пример: если рекламная фирма имеет центральный офис и несколько филиалов, то появляется задача объединения документов и отчетов, приходящих из этих филиалов. Решение подобной задачи требует использования специальных многотабличных связей и программных методов для манипулирования с данными и генерации отчетных форм. Одновременная работа с несколькими таблицами - это одна из возможностей работы с данными в электронной таблицы. Если при работе с большими электронными таблицами требуется найти ту или иную строку (столбец) или отсортировать строки (столбцы) в нужном порядке, то следует использовать инструментарий СУБД, в этом случае электронная таблица интерпретируется как база данных.

Представление результатов 1 или 2 этапов в графическом виде, позволяющих наиболее ярко их интерпретировать.

Обеспечивает вывод результирующих данных на печать. При этом данные могут быть выведены как в табличной форме, так и форме графической диаграммы.

Схематично обобщенная технология.

7. Электронные таблицы для 4 класса информационных технологий (поддержки принятия решений)

Задачи этого класса характеризуются необходимостью проведения расчетов по различным исходным данным, например анализ получение кредита.

Постановка задачи: покупка в кредит автомобиля, сможет ли покупатель выплачивать платеж за приобретенный авто, величина которого зависит от процента, цены, первоначального взноса и условий предоставления кредита, ссуды необходимо принять решение, выбрать 1 из альтернатив.

Рисунок 6

Вычисление ежемесячного платежа производится специальной функцией. Структура, которая имеет вид @PMT (PV,Rate,Nper) вычисляет сумму периодического платежа при условии, что PV- размер суды, Rate- процентная ставка, Nper-число платежных периодов, при этом значение, которое определено для Rate, должны корректироваться с единицами, используемыми для Nper, если платеж делается ежегодно, то N измеряется в годах, если ежемесячно, то в месяцах. Для 1 альтернативы функция будет иметь следующие параметры @PMT(14999,13/12,36) или @PMT(B6,B7/12,B9*12). Функция носит характер примера, в любой версии электронной таблицы можно найти подобную функцию в разделе финансовые функции. В версии Excel название финансовых функций используется на русском языке.

Разработанная таблица дает возможность выбрать покупателю 1 из 4 альтернатив и ответить на следующие вопросы: альтернатива 1- может ли покупатель выплачивать определенный месячный платеж за машину; альтернатива 2- что будет если вы согласитесь на дорогой авто и получите ссуду от его производителя; альтернатива 3- что будет если вы следующим летом заработаете некоторую сумму для первого платежа; альтернатива 4 - что будет, если вы увеличите срок возврата суды и получите более низкую процентную ставку.

Рассмотренные примеры иллюстрируют возможности электронной таблицы в решении задач вида «что будет, если…?» и обратного «как сделать, чтобы…?». Последняя задача возникает в том случае, если цель исследования- определение значений, параметра задач компьютерного моделирования. Различные виды анализа данных можно проводить с использованием встроенных функций и процедур: 1) статистических, 2) финансовых.

Поиск по сайту: