А) Виды контроля

Любая функция управления может быть эффективной только при на­личии эффективно действующей системы контроля. Контроль — это критически важная и сложная функция управления, неприятная, одна­ко, для работников организации.

Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учи­тывать в первую очередь, состоит в том, что он должен быть всеобъем­лющим Контроль не может оставаться прерогативой исключительно руководителя, назначенного контролером, и его помощников. Каждый руководитель независимо от своего ранга должен осуществлять кон­троль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предва­рительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Некоторые наиболее важные виды контроля в организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они, как таковые, позволяют осуществлять предва­рительный контроль над деятельностью организации.

Основное средство осуществления предварительного контроля — реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, их строгое со­блюдение — это способ убедиться, что работа выполняется в заданном направлении

Если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях:

• в области человеческих ресурсов — достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных кадров. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работников состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стажработы в данной области и проверить документы и рекомендации представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятное и привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров им плат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, какие знания нужно пополнить и какие навыки еще выработать руководящему составу, рядовым исполнителям, прежде чем приступить к фактическому исполнению своих обязанностей, Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что наня­тые работники будут трудиться эффективно;

• в области материальных ресурсов — осуществляется путем выра­ботки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведе­ния физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой об­ласти состоит в выборе такого поставщика, который убедительно дока­зал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техни­ческим условиям. К методам предварительного контроля материаль­ных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита;

• в области финансовых ресурсов — бюджет (текущий финан­совый план), который позволяет также осуществлять функцию пла­нирования. Бюджет - механизм предварительного контроля в том смысле, что дает уверенность в том, что, когда организации потребу­ются наличные средства, эти средства у нее будут. В бюджетах уста­навливают также предельные значения затрат и не позволяют тем са­мым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведе­ния работ. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения определенных видов работ, направленных на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь - это обмен данными о полученных результатах. Простейший пример обратной связи — сообщение начальника подчи­ненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить наличие непредвиденных проблем и скорректировать свою ли­нию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути в решении поставленных перед ней задач.

Заключительный контроль — фактически полученные результаты сравнивают с требуемыми либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода вре­мени. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции:

• дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается про­водить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность оценить, насколько реали­стичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем;

• способствует мотивации. Если руководство организации связы­вает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, фактические результаты надо измерять точно и объективно.

Поиск по сайту: