Приемы унификации языка служебных документов

Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных доку­ментов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предпола­гает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение со­поставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.

Стандартизация официальных бумаг заключается в уста­новлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти пра­вила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового обще­ния, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Цель	Тип документа	Языковые модели
Информи­рование	служебная записка сопроводительное письмо письмо-сообщение и т. д.	довожу до Вашего сведения...; высылаем запрошен­ные Вами...; извещаем Вас о том, что...; информируем Вас о том, что...; сообщаем, что...; [уведомляем, что...;
Побужде­ние	приказ, распоряжение указание и т. д.	назначить расследова­ние по факту...; ввести в эксплуатацию изыскать дополнитель­ные возможности для...; обязываю всех началь­ников отделов предприятия...;
Придание юридиче­ского статуса чему-либо	Договор	наименования сторон) заключили настоящий [оговор о нижесле­дующем; настоящий договор со­ставлен в том, что...; организация в лице администрации обязу­йся...;
Доверенность	нижеподписав­шийся,... доверяю...; настоящей доверенностью уполномочиваю...;
Справка	дана... в том, что... действительно работает
Инициирование, поддержание отношений	гарантийное письмо	гарантируем, что...; фирма... гарантирует...;
письмо-просьба	просим Вас...; убедительно прошу Вас решить вопрос...; нам хотелось бы привлечь Вас...; сообщите нам, пожалуйста...;
Выражение предупреждения, требования, отказа	письмо-приглашение и т. д.	примите наше приглашение...; позвольте пригласить Вас...; мы будем весьма признательны за участие в...;
письмо-напоминание	Напоминаем, что...; вторично ставим Вас в известность...;
письмо-требование (рекламация)	мы предъявляем претензию к (качеству товара); мы официально заявляем Вам рекламацию на...;
письмо-ответ (отказ от предложения) и т. д.	Ваше предложение отклонено по следующим причинам...; к сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о...;

Таким образом, все смысловые аспекты документа реали­зуются в виде устойчивых логических форм — моделей. В ре­зультате процесс составления официальной бумаги сводится к. соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей.

Приведение языковых и текстовых средств служебных до­кументов к единому образцу, т. е. стандартизация и унифика­ция деловой письменной речи, оправдано соображениями удоб­ства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

Наименее трудоемким способом составления официально­го письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторя­ющейся информации.

Типовой текст — это текст-стереотип, используемый в ка­честве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называет­ся типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогич­ным ситуациям делового общения на производстве, в торгов­ле, в государственных учреждениях и т. д.

Трафаретизация — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их пе­ременной информацией, которая зависит от конкретной ситуа­ции. Примеры трафаретных бланков текстов — бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В дело­вой переписке также используются трафаретные тексты, на­пример, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Тра­фаретным способом оформляются тексты договоров, соглаше­ний, контрактов. Применение трафаретных бланков существен­но сокращает время, затрачиваемое на составление докумен­тов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.

Процесс создания трафаретных писем — это выделение для группы однородных писем постоянных частей текста или рек визитов и определение объемов пробелов для вписывания ме­няющихся сведений.

При составлении текстов-трафаретов важно помнить сле­дующую закономерность порядка слов в русском языке: посто­янная информация всегда предшествует переменной (поэтому трафаретный текст не может начинаться с пробела); постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Поиск по сайту: