Требования к содержанию и оформлению реквизитов документов

К основным реквизитам документов относятся: государственный герб, эмблема, наименование и код организации, код формы документа, дата и др. (см. Перечень реквизитов в п. 4.2.4). Рассмотрим требования, предъявляемые к их содержанию и оформлению.

Государственный герб Российской Федерации. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Эмблема организации – условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Она может состоять из особым образом оформленных начальных букв фирмы либо рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Код организации и код документа обычно печатают на бланке при его изготовлении.

Наименование организации-адресанта документа дается и в полном, и в сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.

Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах. Этот реквизит могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, электронной почты и другие коммуникационные данные, а также коммерческие данные: номер счета в банке, наименование банка, фамилия и инициалы коммерческого директора банка.

Дата является обязательным реквизитом. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланке письма дата обычно располагается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. Способ написания даты зависит от характера документа.

В России применяются два способа оформления дат – цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ считается наиболее экономичным. Элементы даты приводятся арабскими цифрами, отделенными точками, в последовательности: число, ме­сяц, год. Например: 01.09.2002.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера оформление даты выглядит следующим образом: 01 сентября 2002 года или 01 сентября 2002 г.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полуго­дия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре– ноябре 2001 г.; в I квартале 2002 г.; в III–IV кварталах 2002 г.; в первом полугодии 2002 г.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на который дается ответ и располагается ниже индекса и даты исходящего письма. Этот реквизит бывает только на бланке для писем.

Адресат включает 1) наименование организации-получателя; 2) долж­ность, фамилию, имя, отчество получателя; 3) адрес. Адресат располагается в верхней правой части бланка. Должность и фамилию лица, которому адресовано письмо, нужно писать в дательном падеже, а наименование организации указывать в именительном падеже. Например:

Адрес указывается в следующей последовательности:

название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа, республики;

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

Всероссийский научно-исследовательскийинститут документоведения и архивного дела

Б. Черкасский пер., д. 5/2/6,

Центр, Москва, 103012

или:

Директору фирмы "Авис"

Г-же И.А. Кондратьевой

Ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

Самара, 443081

Документ может содержать до четырех адресатов (но не больше!). На бланке официального письма каждый адрес размещается на отдельной строке. Например:

Техническому директору ОАО

"Красногорский комбинат фургонов"

В.Н. Крутову

Начальнику ОТК

Т.А. Зудиной

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Составные части реквизита "адрес" следует отделять друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Заголовок к тексту выражает краткое содержание текста. Он не выделяется кавычками, пишется с прописной буквы и располагается слева. 3аголовок должен быть предельно кратким и емкими и представлять собой словосочетание, формулирующее тему, например:

О выделении средств на покупку компьютеров

По вопросу стоимости недвижимости

На ваш запрос отвечаем

Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание.

Текст документа должен быть информативным, лаконичным, точным не допускать разночтений; состоять из простых, стилистически нейтральных предложений и включать в себя стандартные языковые формулы с использованием специальных терминов.

Текст документа составляют на русском или национальном языке[12][3].

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Первая часть включает в себя указание причин (мотивов) его составления. Например: В соответствии с Постановлением правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 307 "Об утверждении положения в введении государственного мониторинга" предлагаем вам….

Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, рекомендации, предложения.

Текст официального письма обязательно включает приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, которые являются этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Вступительное приветственное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную строку: Уважаемый господин Новиков А.Н.! Уважаемая госпожа Грязнова А.Г.!

Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне письма под основным содержанием и также выносится в отдельную строку: С уважением… С глубоким уважением… С пожеланиями успехов… С наилучшими noжeлaнuямu…

Подпись. В состав данного реквизита входят: 1) наименование должности лица, подписавшего документ; 2) инициалы, фамилия лица, т.е. расшифровка подписи; 3) собственноручная личная подпись. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну за другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последне­го листа документа. Отметка об исполнителе включает обычно фамилию (или фами­лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его рабочего теле­фона, например:

Васильев

32-45-78

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: 1) ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его испол­нении; 2) помету В дело и номер дела, в котором бу­дет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01.07.99 № 124

В дело № 0115

Печать. На письмах, требующих особого удостоверения, подтвержде­ния их юридической силы, ставится печать организации. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными ак­тами. Печати бывают гербовые и простые.

Итак, каждый реквизит выполняет определен­ную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке).

Поиск по сайту: