Язык и стиль инструктивно-методических документов

К инструктивно-методическим документам относятся служебная записка, протокол, распоряжение, указание и др. Рассмотрим некоторые из этих документов, наиболее часто встречающихся в деловой практике.

Служебная записка – это документ, адресованный руковод­ству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов слу­жебных записок: докладные, аналитические, обзорные, инфор­мационно-статистические и др.

Служебная записка состоит из заголовка, све­дений об адресате и разработчике, даты написания, наименова­ния темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бума­ги формата А4.

Образец
служебной записки

Протокол – это документ, содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания, конференции и принятых по обсуждаемым на них вопросам решений.

Различают два типа протоколов: простые (или крат­кие), называемые еще протоколами решений, и сложные (или полные). В простых протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, фамилии выступивших в прениях и принятые решения. В сложных протоколах фиксируется весь ход и результаты собрания, заседания, конференции и т.п., а также вопросы и выступления присутствующих, предложения и решения.

Протокол составляется по следующей форме:

1. Название документа (ПРОТОКОЛ) пишется в середи­не строки заглавными буквами.

2. Номер протокола (протоколы нумеруются в пределах календарного года).

3. Дата заседания.

4. Вводная часть, где указываются:

1) фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствую­щих);

2) повестка дня с указанием докладчиков.

Вопросы в повестке дня необходимо располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные стояли первыми. Вопросы перечисляются в именительном па­деже. Наименование должности, инициалы и фамилию пишут в родительном падеже.Например: Перспективы развития объединения "Стройинвест" до 2006 года. Доклад директора объеди­нения "Стройинвест" П.К. Молотова;

5. Основная часть протокола, где фиксируется весь ход совещания, собрания, конференции, встречи и т.п.

Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию ну­меруют арабскими цифрами. Текст позиции строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (это ключевые слова протокола). Например:

Образец
выписки из протокола

Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел "ВЫСТУПИЛИ" и оформляются по той же схеме.

6. Подписи. Протокол должны подписывать председатель и секре­тарь совещания, собрания или заседания.

Помните, что протокол – один из наиболее распростра­ненных видов документов в сфере делового общения. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и со­держать информацию, по существу характеризующую ход обсу­ждения вопросов.

Поиск по сайту: