|
|||||||
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция |
Виды документов и их классификацияМногофункциональность и чрезвычайное многообразие документов позволяют классифицировать их по различным признакам. По происхождению, документы подразделяют на официальные (служебные) и личные. Официальными считаются документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке, удостоверяющие личность человека и его права, а также документы, содержащие сведения биографического характера - паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д. Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности. По наименованию, документы классифицируют как акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д. По содержанию различают следующие деловые документы:
· по административным вопросам; · вопросам материально-технического снабжения; · планирования; · бухгалтерского учета; · подготовки кадров; · внешнеторговой деятельности и т.д. · 4. По видам деятельности различают официальные деловые документы: · организационно-распорядительные; · финансово-расчетные; · снабженческо-сбытовые. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, с помощью которых определяются функции и права органа управления, устанавливаются структура и штаты подразделений, контролируются подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т.д. Можно выделить следующие группы ОРД: · организационные (уставы, учредительные договоры, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка); · распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения); · справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы); · документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки); · документы предпринимательской деятельности (контракты, договоры). Финансово-расчетная документация обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денежных средств. Значительное место в общем объеме делопроизводства занимает документация материально-технического снабжения и сбыта (ДМТС). Выделяют следующие группы ДМТС: · договорные (хозяйственные договоры по снабжению и сбыту продукции); · переписка между коммерческими службами и органами снабжения и сбыта (запросы, извещения, ответы, напоминания, коммерческие письма); · сопроводительная по отгрузке и транспортировке (сертификаты, спецификации, накладные, коммерческие акты, доверенности на получение материальных ценностей); · претензионные (претензионные письма, рекламации, исковые заявления, кассационные жалобы); · рекламные (рекламные объявления, листки, брошюры, презентации). По месту составления различают документы: · внешние, полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие). К внешним относятся также документы, полученные извне или направленные в адреса других организаций; · внутренние, составленные в данном учреждении и используемые внутри его; · входящие — документы, поступившие на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны вызывать появление соответствующих исходящих, причем в заранее установленные сроки. Отдельную группу входящих документов составляют нормативные документы вышестоящих органов, которые поступают от государственных и муниципальных органов власти и регулируют деятельность предприятия, например, положения о налогах, об охране окружающей среды и т.п.; · исходящие — документы, которые являются ответом организации на соответствующие входящие. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия. По средствам фиксации на материальном носителе различают документы: · рукописно-печатные; · электронные; · фото-, видео- и кинодокументы. Рукописно-печатные документы изготавливаются на бумаге рукописным, машинописным, типографским способом или на множительных аппаратах. Электронные документы применяют для записи информации на магнитные и оптические носители. Для их воспроизведения используют компьютер, магнитофон, видеомагнитофон. Такие документы могут содержать текст, графические объекты, звуковые фрагменты, например, речь, фотографии, видео- или кинофрагменты. Фото-, видео- и кинодокументы фиксируют информацию на фото-, видео- или кинопленке и позволяют запечатлеть процессы, которые невозможно или затруднительно фиксировать другим путем. По характеру отображаемой информации известны документы: · текстовые; · гипертекстовые; · графические; · звуковые; · мультимедиа; · гипермедиа. Текстовый документ содержит в основном текст с небольшим включением иллюстраций. Гипертекстовым называется документ, включающий гиперссылки — интерактивные ссылки на другие документы, необходимые для получения дополнительной информации. К графическим документам относятся чертежи, схемы, карты и рисунки. Звуковые документы позволяют фиксировать живую речь — заседания коллегиальных органов, протоколы допросов и др. Мультимедиа документы наряду с текстом и графикой включают звук и видеоизображения. Гипермедиа документы объединяют в себе гипертекст и мультимедиа. Информация представлена в них в любой форме (текст, рисунки, звук и кино), наряду с этим они содержат гиперссылки на другие документы. В последнее время гипермедиа документы получили широкое распространение в связи с использованием компьютерных сетей. По форме (способу создания) различают документы: · индивидуальные; · типовые; · трафаретные. Индивидуальные документы создаются в произвольной форме, например, документы личного характера. Типовые документы представляют собой текст — образец, на основе которого строятся тексты аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок, например, типовые номенклатуры дел предприятия. Трафаретные документы содержат часть текста, отпечатанного заранее, а часть текста в них вписывается при составлении документа. Как правило, такие документы создаются на бланках. По стадиям создания существуют: · документы-оригиналы; · копии документов. Оригиналом называется документ, созданный в первый раз индивидуальным автором или коллективом авторов. Если оригинал составлен по определенной форме и подписан должностными лицами, то он называется подлинником. Оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными и имеют каждый одинаковую юридическую силу. Копия — это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке. Различают несколько видов копий: · дубликат — это копия, выдаваемая взамен утерянного подлинного документа, она имеет одинаковую юридическую силу с подлинником; · выписка — это копия, воспроизводящая часть текста документа; · отпуск — это полная копия отосланного документа, подшиваемая в дела отправителя. Правильность выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Правильность отпуска удостоверяется пометкой "верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство. По срокам хранения различают документы: · постоянного (вечного) хранения; · долговременного хранения (более 10 лет); · временного хранения (до 10 лет). Поиск по сайту: |
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.005 сек.) |