Требования к оформлению реквизитов

Основные реквизиты документов содержат следующие элементы.

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право.

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблема организации (логотип) или товарный знак (знак обслуживания) — условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном — в середине верхней части листа. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государствен­ный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и располагают в правом верхнем углу документа. Реквизит служит для ускорения передачи документа по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Наименование (код) формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) и располагают в правом верхнем углу документа под кодом организации.

8. Наименование организации, являющейся автором документа. Этот реквизит записывается в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах. Сокращенное наименование организации или аббревиатура размещается на бланках после полного наименования и помещается в скобках. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования перед своими собственными. Реквизит «Наименование организации» располагается под реквизитом «Эмблема организации».

9. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Реквизит располагается на нижнем поле документа или в левом верх­нем углу под реквизитом "Наименование организации".

10. Наименование вида документа. Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме факсов и писем (исключение составляют гарантийные письма). Название вида документа печатают прописными буквами. Реквизит "Наименование вида документа" помещают в заголовочной части документа после реквизита "Наименование оргfнизации" и адресных данных предприятия и располагают в центре страницы на продольных бланках и непосредственно от границы левого поля на угловых бланках.

11. Дата. Один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Этот реквизит проставляется не­посредственно от границы левого поля под реквизитом "Наименование вида документа". Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа.

Датой документа является:

· дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

· дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

· дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0 (ноль), например 01.02.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2003 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.01.05.

12. Регистрационный индекс — условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации. Индекс документа проставляется рядом с реквизитом "Дата". Составные части ин­декса разделяются косой чертой, например: 125/1-7, где 125 — номер, который присвоен письму в журнале регистрации входящих или исходящих документов; 1 - структурное подразделение; 7 — номер дела в этом подразделении.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа вклю­чает регистрационный номер и дату документа, на который дастся ответ. Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На № 12/1-5 от 03.05.2002.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Этот реквизит оформляется непосредственно от гра­ницы левого поля, например: г. Переславль-Залесский. Если в название фирмы уже входит наименование населенного пункта, то повторно можно его не указывать, например: Московский институт электронной техники (МИЭТ ТУ).

15. Реквизит «Адресат». Документы направляются в адрес организаций, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата могут выступать физические лица. При направлении документов в адрес организации реквизит оформляется следующим образом:

Министерство финансов РФ Управление налоговой реформы

· При направлении документов должностному лицу реквизит оформляется следующим образом:

ОАО "Юпитер"

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А. С. Николаеву

· При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата, например:

Генеральному директору издательства

"Бизнес и компьютер"

И. П. Матвееву

· Реквизит «Адресат» оформляется в правой верхней части документа с отступом 8 см от границы левого поля. При необходимости в состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82. Москва, 117393

16. Гриф утверждения. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения их руководителем организации, коллегиаль­ным органом или вышестоящим органом власти. При утвержде­нии документа постановлением, решением, приказом, протоко­лом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наиме­нования органа, утвердившего документ, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом начальника

Главного управления

лицензирования и контроля

от 23.04.2000 №34

или

УТВЕРЖДЕН

Протоколом совета университета

от 07.12.2000 №4

· Если документ утверждается единолично руководителем орга­низации, то гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗЛО "Гранд"

Личная подпись И. В. Сергеев

12.09.2002

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. «Гриф утверждения» располагают в правом верхнем углу до­кумента и печатают с отступом 10 см от границы левого поля. В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предпри­ятия.

17. Резолюция соответствующего должностного лица содер­жит указания по исполнению документа или отношение руко­водителя к проблеме или вопросам, содержащимся в документе, например:

Никитину П. С.

Прошу подготовить проект соглашения

с фирмой "Юпитер" к 21.02.2003

Личная подпись

05. 02.2003

или

Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 01.02.2003.

На письмах и факсах резолюция располагается между рекви­зитами "Адресат" и "Текст" на первом листе документа.

18. Реквизит «Заголовок к тексту» содержит краткое изложение смысла составляемого документа, например:

О создании экспертной комиссии.

Заголовок располагают после реквизитов "Дата" и "Регистра­ционный индекс".

19. Отметка о контроле за исполнением документа, которая обозначается буквой "К" (наносится от руки красным фломасте­ром) или специальным штампом "Контроль". Этот реквизит рас­полагается на левом поле документа, на уровне заголовка.

20. Текст документа — важнейший и обязательный реквизит для всех видов организационно-распорядительных документов. Тексты документов могут быть составлены на основе унифици­рованных текстов (типовых и трафаретных) или в произвольной форме; они могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, свя­занного текста или путем комбинации этих форм.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей:

· в первой (вводной) части указывают причины, основания, цели составления документа;

· во второй (основной или заключительной) части форму­лируют решения, выводы, просьбы, предложения, рекоменда­ции.

Текст может содержать только одну часть — заключительную, например, в приказах — только распорядительную часть (без констатирующей), в письмах, заявлениях - просьбу (без поясне­ния), в справках, докладных записках — оценку фактов, выводы.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах используются следующие формы изложения текста:

· в распорядительных документах организаций (приказах, рас­поряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках и т.п.) изложение текста должно идти от первого лица единствен­ного числа — приказываю, предлагаю, обязываю, прошу;

· в распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа — поста­новляет, решил (о);

· в совместных распорядительных документах текст излага­ют от первого лица множественного числа — приказываем, пред­лагаем, решили;

· текст протокола излагают от третьего лица множественно­го числа — слушали, выступили, постановили.

21. Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка о их наличии. Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагают у границы левого поля под реквизитом "Текст", перед реквизитом "Подпись", например:

Приложение: 1. Контракт от 20.07.2001 № 21/3 на 5л. в 2 экз. 2. Акт приемки работ от 15.09.2001 № 17на 1л. в 4 экз.

Если приложение к документу существует в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с ука­занием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №2 к приказу Росархива от 05.06.2003 №319

22. Подпись — обязательный реквизит любого документа, как
служебного, так и личного. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

В состав реквизита "Подпись" входят:

· наименование должности лица, подписавшего документ;

· личная подпись;

· расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:

Генеральный директор личная подпись М.А. Орлов

Главный бухгалтер личная подпись Н.И. Павлова

При подписании документа несколькими лицами, занимаю­щими одинаковую должность, их подписи располагают на од­ном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись И.А. Петров Личная подпись П.В. Конов

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии. Реквизит "Подпись" помещают с отступом в два интервала после реквизитов "Текст" и "Отметка о наличии приложения".

23. Реквизит «Гриф согласования документа» оформляется под реквизитом "Подпись" в нижней части страницы с нулевым отступом от границы левого поля.

Гриф согласования состоит:

· из слова СОГЛАСОВАНО;

· наименования должности лица, с которым согласован до­кумент (включая наименование организации);

· личной подписи и ее расшифровки;

· даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А. Г. Грязнова

23.02.2005

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.10.2004 №512-178

24. Реквизит «Визы согласования документа» (внутреннее согласование). Согласование документа проводят до его подписания и оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату визи­рования и должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела: Личная подпись В.А. Сидоров
25.12.2002

25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать всегда круглая с изображением в центре Государственно­ го герба, а по окружности — названия учреждения. Гербовая печать ставится на подлинниках, требующих особого удостоверения, например, на паспорте, дипломе, чеках, доверенностях и т.п. Гербовые печати ставятся только на подписи первых лиц организации. На служебных письмах печать не ставится. Простые печати могут быть разной формы, без изображения герба. Они ставятся на размноженных экземплярах документов, справках, пропусках, при опечатывании пакетов.

26. Реквизит «Отметка о заверении копии» располагается ниже реквизита "Подпись".

В случае подписания руководителем только первого экземп­ляра документа, остальные копии заверяются секретарем-рефе­рентом, удостоверяющим полное соответствие копии подлин­нику. При заверении соответствия копии документа подлиннику проставляют:

· заверительную надпись "Верно";

· должность лица, заверившего копию;

· личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фа­милию);

· дату заверения, например:

Подпись

Верно

Начальник отдела кадров личная подпись Н.Н. Молоткова

07.06.2000

27. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или обо­ротной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, после реквизитов "Подпись" и "Визы согласования", например:

В.А. Сидоров 709-44-23

28. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляют в том случае, если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в этом документе. Реквизит "Отметка об исполнении" включает следующие дан­ные:

· ссылку на дату и номер (индекс) документа, свидетель­ствующего о его исполнении;

· слова "В дело" и "Номер дела", в котором будет храниться документ;

· подпись исполнителя документа или руководителя под­разделения и дату проставления отметки.

Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа первого экземпляра документа после реквизита "Отметка об исполнителе", например:

Отправлен факс № 1218 от 01.04.2002

В дело 01-05. Исполнитель личная подпись Серова

29. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов:

· сокращенного наименования предприятия, получившего

· документ;

· даты поступления документа, при необходимости — часы и минуты;

· его входящего номера, например:

АО "Грант" 01.02.2003, 15.45 Вх № 001

30. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» оформляется в нижнем колонтитуле в левом нижнем углу каж­дой страницы документа и содержит:

· наименование файла на машинном носителе (при введении документа в память ПК);

· фамилию лица (оператора), осуществляющего введение до­кумента в ПК или его код;

· дату;

· другие поисковые данные, устанавливаемые в организа­ции.

Поиск по сайту: