 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Оформление деловых писем
Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо должно составляться в том случае, если невозможно решить вопрос другими, более оперативными методами (личная беседа, телефонный разговор). Многочисленные виды служебных писем можно разделить на две группы: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа. Ниже приведены условные названия таких писем:
| · Письма, требующие ответа; | · Письма, не требующие ответа; |
| · Письмо-просьба; | · Письмо-предупреждение; |
| · Письмо-обращение; | · Письмо-напоминание; |
| · Письмо-предложение; | · Письмо-отказ; |
| · Письмо-запрос; | · Письмо-распоряжение; |
| · Письмо-требование; | · Сопроводительное письмо; |
| · Письмо-претензия; | · Письмо-извещение; |
| · Письмо-приглашение; | · Гарантийное письмо; |
| · Информационное письмо; | · Инструкционное письмо. |
Из названия в целом ясна направленность содержания документа. Поясним лишь некоторые виды писем.
Сопроводительное письмо прилагается к основному документу в тех случаях, когда он требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.
Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты какого-либо вида работ, сроки выполнения и обеспечение качества продукции. Если в гарантийном письме речь идет о денежных операциях, то его обязательно подписывает главный бухгалтер организации.
Инструкционные {директивные) письма исходят из органов государственной власти различного уровня и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения руководителю предприятия по вопросам отчетности, налогов, экологии.
Для составления письма используется специальный бланк для внешних документов. Основное отличие его в том, что он содержит в заголовочной части полный перечень реквизитов предприятия: название, почтовый адрес, номер телефона, факс, адрес электронной почты, а в гарантийных письмах еще и банковские реквизиты. Заголовочная часть письма содержит правую и левую части. В левой части указываются реквизиты: эмблема, название предприятия, полный юридический адрес, дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом — заголовок к тексту. Название документа не указывается. В правой части указываются составные части реквизита "Адресат". Реквизит "Адресат" содержит:
· наименование фирмы, в которую направляется документ (в именительном падеже);
· наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
· должность, инициалы, фамилия лица, которому направляется документ (в дательном падеже).
Не все составные части реквизита могут быть указаны. Например, почтовый адрес не указывается, если письмо направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам. Если письмо направляется частному лицу, то, естественно, не будут указаны название предприятия и должность.
Если письмо направляется двум-трем адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, а затем остальных. В случае если письмо направляется многим адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается адрес только одного получателя.
Составные части реквизита "Адресат" располагаются в правой стороне заголовочной части, не менее чем в 8 см от границы левого поля документа.
Примеры оформления реквизита "Адресат".
Поиск по сайту: