Документальное оформление поступления производственных запасов

Материальные ценности поступают от поставщиков, подот­четных лиц, в порядке децентрализованных закупок, от собствен­ного производства, от ликвидации основных средств, безвозмезд­ное получение, в счет вклада в уставный капитал (фонд).

Документы по поступлению, а затем по расходованию мате­риальных ресурсов играют наиважнейшую роль для целей контро­ля за движением, сохранностью и экономным расходованием средств.

Все лица, имеющие отношение к товарно-транспортным опера­циям, должны тщательно изучить Инструкцию по заполнению товар­но-транспортных накладных, форма № ТТН-1, и товарных накладных, форма № ТН-2, а также все другие товарные документы.

Предприятия-покупатели заключают договоры поставок с предприятиями-поставщиками. В этих договорах предусматрива­ются все права и обязанности обеих сторон, объем, ассортимент, сроки поставок, меры ответственности за нарушение условий дого­вора. Отгружая материалы, поставщик высылает покупателю рас­четные и другие сопроводительные документы — платежное требование-поручение, товарно-транспортную накладную, сертификаты, удостоверения качества, счета-фактуры, квитанцию к железнодорож­ной накладной и др.

При отгрузке и перевозке товаров автомобильным транспортном основным документом является товарно-транспортная накладная (ТТН-1), которую грузоотправитель выписывает в 4 экземплярах: пер­вый — остается у грузополучателя и служит основанием для оприходо­вания груза; второй — остается у грузоотправителя и служит основани­ем для списания материальных ценностей; третий и четвертый экземп­ляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику. Третий — служит основанием для расчета за транспорт, и перевозчик его отправит плательщику-заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путево­му листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю.

При отсутствии расхождений между фактическими данными груза и данными поставщика в ТТН-1 никаких дублирующих документов» типа приходного ордера (форма № М-4) выписывать не следует. На ТТН-1 ставится штамп грузополучателя с указанием количества и стоимости груза, дата и Ф.И.О. получателя материалов и его подпись (материально ответственного лица).

Когда же при приемке груза расхождения установлены, то при­емка груза приостанавливается и создается комиссия с участием пред­ставителя поставщика или представителя незаинтересованной органи­зации для составления акта приемки (ф. № М-7), который является ос­нованием для предъявления претензии поставщику. Фактический груз в этом случае принимается по приходному ордеру (ф. № М-4).

Со всеми материально ответственными лицами (экспедиторы, за­ведующие складами, кладовщики и др.) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности в двух экземплярах (один — ад­министрации, второй — экспедитору, заведующему складом).

Материально ответственные лица должны знать Положение о приемке товаров по количеству и качеству, сроках составления актов с учетом специфики товаров, материалов и места составления актов (на станции или складе грузополучателя), знать требования по заполнению товарных документов, в частности ТТН-1 и ТН-2 (это бланки строгой отчетности, имеющие типографский номер и серию). Сама бухгалтерия предприятий всех форм собственности должна руководствоваться По­ложением о порядке использования бланков строгой отчетности № 21 от 21.02.2002 г. Министерства финансов РБ.

Используется и другая форма накладной — товарная накладная (ф. № ТН-2), которой оформляется приемка и отпуск груза, если его перемещение осуществляется без участия автотранспортных средств (почтой или нарочным), и заполняется она в двух экземп­лярах: первый — с подписью и печатью отправителя и получателя груза остается у грузополучателя, второй — у грузоотправителя.

Напоминаем, поставщик имеет право вносить в накладную ого­воренные исправления, а получатель этого делать не имеет права.

При получении материалов непосредственно со склада постав­щика экспедитор должен иметь доверенность, которая выписывается в одном экземпляре (форма № М-2, М-2а) и действует не более 15 ка­лендарных дней со дня выписки, а при плановых платежах — весь ка­лендарный месяц. Гражданским кодексом РБ (ст. 187) установлен срок действия доверенности (постоянной) до 3 лет.

Учет выданных доверенностей ведется в специальном журнале (форма № М-3).

Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннули­рованию.

Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги или расчетные чеки в торговле, на колхозных рынках, у населения, у кооператоров. К авансовому отчету должен быть приложен товарный счет и кассовый чек (из магазина) и акт (справка), где указывается дата, место покупки материалов, наименование материалов, их количество и цена, данные паспорта продавца. На поступившие материалы составляется приходный ордер.

Поиск по сайту: