Классификация документов

Характерным свойством документов является то, что они служат источниками и носителями информации. Слово «документ» в переводе с латинского означает «по­учительный пример», «способ доказательства». Доку­менты широко используются в повседневной деятельно­сти. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, учета, являются способом доказательства (так как имеют юри­дическую силу), историческими источниками. В доку­ментах закрепляется государственное устройство, они служат также средством «общения» между учреждения­ми, организациями, предприятиями и гражданами. В со­ответствии с ГОСТ Р 51141 - 98 документ - зафиксиро­ванная на материальном носителе информация с рекви­зитами, позволяющими ее идентифицировать.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также воз­можность передачи ее другому лицу, многократное по­вторное обращение к информации. Следовательно, доку­мент может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять та­ким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того чтобы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержа­нию.

Для того чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и мето­ды работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов — это деление доку­ментов на классы по наиболее общим признакам сход­ства и различия.

В текущей работе классификация документов про­изводится на этапе группировки их в дела — это пер­вичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Де­ло — это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, со­ответствующим образом оформленную. Нельзя под­шить в одно дело документы с различным по характе­ру содержанием, например письма об исполнении за­дания по строительству объекта и приказы о повыше­нии квалификации сотрудников.

Документы классифицируются по различным при­знакам.

По способу фиксации информации до­кументы делятся на письменные, графические, фото-, видео- и кинодокументы, электромагнитные.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчет­ные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. д.

По наименованию различают большое количе­ство документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, пример­ные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые доку­менты разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функ­циями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят ре­комендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями длявнутреннего пользования.

Трафаретные докумен­ты изготовляются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на поли­графических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, со­держащие несколько вопросов.

По месту составления документы подразде­ляются на внутренние и внешние. Внутренние — до­кументы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не вы­ходящие за его пределы. Внешние — входящая и ис­ходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

По срокам исполнения документы подразде­ляют на срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают слу­жебные и официально-личные (именные).

По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные документы под­разделяются в свою очередь на действительные и не­действительные. Недействительным документ ста­новится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например по истечении срока действия.

По назначению (стадиям создания) до­кументы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, со­держащий исходную информацию и надлежащим об­разом оформленный. Как правило, созданию докумен­та предшествует стадия черновика — документа в предварительной редакции (проект документа). В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Следует раз­личать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего до­кумента, оставшаяся у отправителя, которая изготавли­вается одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из доку­мента - копия части документа, а дубликат - повтор­ный экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долго­временного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделя­ются на системы документации: плановая, организа­ционно-распорядительная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразо­ванию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструк­торская, технологическая, по изобретениям и откры­тиям и т. д.

Применительно к религиозной деятельности — богослужебные документы: богослужебный журнал, журналы крещений, венчаний, отпеваний.

______________________________________________

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением раз­ных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимо­сти от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов (классификация по содержанию):

- организационные документы предприятия (устав, учредительный до­говор, структура и штатная численность, штатное расписание, должност­ные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

- д окументы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудо­вые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, ли­цевые счета по зарплате, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские докуме нты предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

информацио н но-справочные документ ы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его дея­тельности (налоги, охрана окружающей среды и Т.п.) Эти документы доставляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринима­тельской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или орга­низационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением явля­ются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъектив­ных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) фак­торов какая-либо группа документов может преобладать или быть незна­чительной.

_____________________

Поиск по сайту: