Формуляр-образец

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает: 1) форматы бумаги; 2) служебные поля; 3) конструкционную сетку; 4) расположение час­тей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати.

Для унифицированных форм документов применяются форматы бумаги A3 (297x420 мм), А4 (210x420 мм), А5 (148x210 мм), А6 (105x148 мм).

Для ОРД установлены два формата бумаги А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Введение ограничен­ного числа форматов обеспечивает возможность фор­мирования дел и удобство хранения документов.

Для формата А4 установлены следующие размеры полей. Поле с левой стороны — 30 мм, с правой — не менее 8 мм, верхнее и нижнее поле — не менее 20 мм. Поля документов служат для подшивки документов, нанесения отметок, а также предохраняют текст от преждевременного износа.

С целью экономии бумаги тексты документов, ис­пользуемых внутри организации (предприятия), раз­решается оформлять на двух сторонах листа (для до­кументов со сроком хранения до 3 лет).

При печатании документа на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть не менее 8 мм, правого — не менее 30 мм, верхнего и нижнего — не менее 20 мм.

При оформлении многостраничного документа пер­вая его страница печатается на бланке, а все после­дующие на чистых листах бумаги одинакового с блан­ком формата и качества. Второй и последующие эк­земпляры документа допускается печатать на бумаге, не совпадающей по цвету и качеству с первым, но оди­накового с ним формата.

Документы, оформляемые на двух и более страницах, должны быть пронумерованы начиная со второй страни­цы. Нумерация страниц выполняется арабскими цифра­ми без каких-либо знаков посередине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза листа. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Тексты документов, изготавливаемых с помощью пе­чатающих устройств, на бумаге формата А4 оформляют через 1,5 межстрочного интервала, на А5 - через 1 интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типо­графскому изданию, а также доклады и телеграммы до­пускается печатать через 2 интервала.

Формуляр образец состоит из 3 частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

(Смотри ниже Рис. 2.1)

(Приложение – рисунок 2.

Для каждого формата документов предусмотрено два варианта расположения реквизитов заголовочной части. Первый вариант — угловой, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т. д., а также наимено­вание вида документа (приказ, акт и т.д.) размещают­ся в левом верхнем углу, оставляя в правом углу ме­сто для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вариант является более пред­почтительным.

Второй вариант — продольный, при котором рекви­зиты, включающие сведения об организации, выпус­тившей документ, наименование документа, размеща­ются по всей верхней части листа. Этот вариант распо­ложения реквизитов применяют при большом количе­стве знаков в данных реквизитах.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположен­ные в углу листа, выравниваются (центруются) от­носительно середины листа документа, т. е. нахо­дятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.

Организациям (предприятиям), работающим с зару­бежными партнерами, необходимы специальные блан­ки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении рекви­зитов, в верхней части листа слева печатаются рекви­зиты на белорусском (русском) языке, справа — на иностранном. При продольном расположении рекви­зитов бланка сначала печатаются реквизиты на бе­лорусском (русском) языке, а ниже — на иностран­ном.

В целях экономии площади листа ряд организаций (предприятий) в верхней части бланка указыва­ет только свои эмблему и наименование, а адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизи­ты располагает прямо на нижнем поле листа, хотя такое расположение реквизитов не предусмотрено СТБ 6.38—95.

Формуляр-образец наглядно показывает место распо­ложения реквизитов. Максимально возможный перечень реквизитов составляет 32 наименования. Для каждого конкретного вида документов применяются не все рекви­зиты, а лишь те из них, которые соответствуют докумен­там данного типа. Конкретные виды ОРД составляют на основе формуляра-образца.

Формул яр-образец формата А4 устанавливает сле­дующий состав реквизитов (рис. 2.1):

1 — Государст­венный герб Республики Беларусь; 2 — эмблема орга­низации;

3 — код организации (предприятия) по Об­щегосударственному классификатору Республики Бе­ларусь «Предприятия и организации» (ОКПО); 4 — код документа по Общегосударственному классифика­тору Республики Беларусь «Унифицированные доку­менты» (ОКУД);

5 — наименование вышестоящей ор­ганизации;

6 — наименование организации (пред­приятия); или 7 — наименование структурного подразде­ления;

8 — почтовый адрес отправителя;

9 — комму­никационные данные (телеграфный адрес, номер теле­тайпа, телефакса, телефона, электронной почты, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, название банка и т.д.);

10 — название вида Документа;

11 — да­та; 12 — индекс (№) документа;

13 — ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — гриф ограничения дос­тупа к документу (секретно, сов. секретно, конфиденциально, КТ(ком. Тайна);

16 — адресат (наимен. учреждения; должность ФИО; почтовый адрес)

17 — гриф утвержде­ния – особый способ (наряду с подписью (23) и печатью (26) удостоверения документа после его подписания (удостоверение документов – это форма выражения ответственности за их содержание и законность);

18— резолюция (группа - служебные отметки; содержит ФИО исполнителя, предписание действий, порядок и сроки исполнения, подпись руководителя, дату резолюции);

19 — заголовок к тексту (используем в дополнение к рекв. 10, например: АКТ (10) инвентаризации кассы (19);

20 — отметка о контроле (группа - служебные отметки; отметка «КОНТРОЛЬ»);

21 — текст - * см. пояснение;

22 — отметка о нали­чии приложения;

23 — подпись (см. 17) – обязательный реквизит, состоит из должности, личной подписи и ее расшифровки;

24 — гриф согласова­ния (внешнее согласование, ставится после подписи);

25 — визы (внутреннее согласование – обычно на экземплярах, остающихся в организации);

26 — печать (см. 17) ** - см. пояснение;

27 — фамилия испол­нителя и номер его телефона (группа - служебные отметки);

28 — отметка о завере­нии копии (группа - служебные отметки; «Копия верна», должность,подпись,печать);

29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело(группа - служебные отметки; «В дело»);

30 — отметка о переносе дан­ных на магнитный носитель;

31 — отметка о поступ­лении документа в организацию, на предприятие (на входящих документах!);

32 — предупредительный знак (для машинописи).

* Текст (21). Это основной реквизит документа. Его печатают через 2—4 межстрочных интервала после ре­квизита «Заголовок к тексту» (19), начиная от нулевого положения табулятора.

Тексты документов печатают, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Простейшей частью тек­ста является абзац. Абзацем называют часть текста, несущую законченную мысль и представляющую собой смысловое единство. Абзацы в тексте печатают, начиная от первого положения табулятора (5 печатных знаков от границы левого поля). Нормальным считает­ся абзац, содержащий не более 2—3 предложений.

В тексте документа обычно выделяют две смысло­вые части: в первой части указывают основание или причину создания документа, а во второй — выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Тексты сложных, больших по объему документов могут делиться на составные части: разделы, подразде­лы, пункты, подпункты. Каждую составную часть до­кумента нумеруют арабскими цифрами. Номер каждой части должен включать номера соответствующих со­ставных частей более высоких степеней деления, раз­деленных точкой. Например:

1. Раздел 1.1.Подраздел 1.1.1. Пункт 1.1.1.1. Подпункт

Перечисление требований внутри пункта, подпункта обозначают арабскими цифрами со скобкой, например: 1); 2) и т.д. После каждого перечисления ставят точку с запятой.

При подготовке текста документа необходимо соблю­дать следующие основные принципы:

♦ достоверность и объективность содержания;

♦ полнота информации;

♦ краткость изложения;

♦ унификация и стандартизация языка и стиля до­кумента;

♦ нейтральность тона.

Текстовая часть документа может быть представлена в виде трафарета, анкеты или таблицы. (Таблица должна быть построена в соответствии с СТБ 1.5—96).

К элементам текста можно отнести реквизиты:

♦ заголовок текста;

♦ отметка о наличии приложений.

** Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая пе­чать — круглая, в ее центре изображен герб государ­ства, а по окружности дается полное наименование уч­реждения (организации, предприятия). Оттиск такой печати проставляют на подлинниках документов, удо­стоверяющих личность, стаж, квалификацию, на дого­ворах, актах. Ее проставление часто оговаривается в специальных нормативных актах. Кроме гербовой пе­чати, в учреждениях бывает несколько простых печа­тей. Они могут иметь различную форму: квадратную; прямоугольную; треугольную; круглую. На простой печати нет изображения герба, а на его месте помеща­ется название учреждения (организации, предприятия) или его структурного подразделения. Простыми печа­тями удостоверяют размножение экземпляра распоря­дительного документа, копии документов, пропуск и др.

Поиск по сайту: