Информационно-справочные документы. Данная группа включает следующие документы

Данная группа включает следующие документы.

Протокол. Это документ, фиксирующий ход обсуж­дения вопросов и принятия решений на собраниях, со­вещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов (см. прил. 12 «Делопроизводство»).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. После заголовка, который должен быть со­гласован с названием вида документа (ПРОТОКОЛ), во вводной части указывают фамилии и инициалы пред­седателя и секретаря заседания. Затем отмечают пер­сонально в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствующих. Если присутствующих более 10, то указывают их количество с пометкой «список прилагается». Заканчивается вводная часть повесткой дня, в которой перечисляют все вопро­сы, подлежащие рассмотрению, а также инициалы и фамилии докладчиков.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), отдельно по каждому вопросу. Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишут прописными буквами, после них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца ука­зывают инициалы и фамилию докладчика. Затем после тире (с прописной буквы) приводят основные поло­жения доклада (от первого лица). В разделе ВЫСТУПИЛИ схема изложения такая же.

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкова­ния. В нем используются глаголы в неопределенной форме (поручить, организовать, возложить и т. д.). Текст строится по схеме «действие — исполнитель — срок».

Для некоторых разновидностей протокола вводятся такие реквизиты, как грифы утверждения и согласо­вания.

Отредактированный протокол подписывают предсе­датель и секретарь. Решение, принятое на заседании, Доводят до сотрудников организации в виде копии са­мого протокола или выписки из него постановляющей части. После того, как секретарь ознакомит выступивших под расписку с содержанием их выступления, протокол помещается в дело.

На основании протокола можно получить самостоя­тельный документ «Выписку из протокола» (см. прил. 13 «Делопр-во»). В выписке записывают вводную часть протокола, включая повестку дня, а затем приводят дословную запись основной части рассматриваемого вопроса.

Акт. Это документ, составленный несколькими ли­цами и подтверждающий установленные факты и со­бытия (см. прил. 14, 15 «Делопроизводство»). В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: ликвидации организаций, приема-передачи (дел, материальных ценностей и т.д.), списания, инвентаризации, проведении испытаний, испорченных товаров и др.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и кон­статирующей. В вводной части акта указывают осно­вание, которым является, как правило, распорядитель­ный или нормативный документ. Затем перечисляют состав комиссии (должность, инициалы и фамилия каж­дого ее члена, обязанность, выполняемая в комиссии). В констатирующей части акта излагают цели и задачи актирования, описание и характер проведения работ, установленные факты, а также выводы и за­ключения.

В конце текста перед ссылкой на приложение дают­ся сведения о количестве экземпляров акта и о том, в какие структурные подразделения они направлены.

Акт подписывают председатель и члены комиссии, причем указывают их временные обязанности, а не должность. Для ряда актов (по материальным, финан­совым вопросам) необходимо утверждение руководите­лем организации (предприятия) и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Доверенность. Это документ, который организация выдает должностным лицам на получение ими от по­ставщиков товароматериальных ценностей. В зависимо­сти от того, кем оформляются полномочия (предприя­тием или частным лицом), доверенности подразделяют на официальные (см. прил. 16 «Делопроизводство») и личные (см. прил. 17 «Делопроизводство»).

Доверенность может быть оформлена рукописным или машинописным способом на бланке организации (предприятия). Официальная доверенность выдается бухгалтером в одном экземпляре под расписку в журнале учета доверенностей лицу, которому поручается получение ценностей. Для юри­дической полноценности документа следует указывать срок действия доверенности. Если срок действия в до­веренности не указан, то документ сохраняет силу в течение года со дня выдачи.

Докладная записка. Это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоя­тельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (см. прил. 17 «Делопроизводство»).

Докладная записка может составляться как по ини­циативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию руководителя (отчет о ходе или завершении какой-либо работы и т.д.) Текст до­кладной записки состоит из двух частей. В первой описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, произ­водят их анализ. Во второй части излагают выводы и предложения. Бывают внутренние и внешние доклад­ные записки. Внешние подписывает руководитель орга­низации (предприятия).

Служебная записка. Это документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должно­стным лицом другому внутри организации (предприя­тия), кроме прямых руководителей.

Объяснительная записка. Это документ, в котором ра­ботник организации (предприятия) объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, ин­струкции, указания, нарушения правил. Различают так­же объяснительные записки, которые прилагают к неко­торым документам, например к отчетам, актам, сметам. Их назначение в этом случае — дать пояснение каким-либо фактам в указанных документах (см. прил. 18 «Делопроизводство»).

Справка. Это документ, содержащий описание, под­тверждение тех или иных фактов и событий (см. прил. 19 «Делопроизводство»). Различают две группы справок: служебные и личные.

Справки составляют по указанию вышестоящих ор­ганов или должностного лица. Они содержат запраши­ваемую информацию без выводов и предложений. Справки, составляемые по требованию вышестоящего органа, подписывает руководитель организации (пред­приятия).

Справки оформляют на общих бланках. Правила их оформления и состав реквизитов сходны с правилами оформления докладных записок, но в отличие от по­следних не содержат мнения автора о сути излагаемых вопросов. Если справка включает несколько вопросов, то текст разбивают на подразделы. Число подразделов определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст может быть оформлен в виде таблицы. Если справка содержит сведения финансового характера, то ее подписывают руководитель организации (предприя­тия) и главный бухгалтер и, кроме того, ставится пе­чать. Справки личного характера удостоверяют какой-либо юридический факт. Они подготавливаются на трафаретных бланках, подписываются руководителем организации (предприятия) и главным бухгалтером, заверяются гербовой печатью.

Письма

Письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Служебное письмо. Оно выражает не личные интересы, а интересы организации, т. е. юридического лица.

Письма (факсы) оформляют на специальных бланках для писем (форматы А4, А5). Как правило, письмо посвящается одному вопросу, поэтому существует око­ло сорока видов служебных писем. Каждый из них имеет свою языковую форму, которая и определяет грамматику и стиль письма.

По содержанию и назначению письма бывают: ин­струкционные, гарантийные, информационные, рек­ламные, коммерческие, рекламационные (претензион­ные), кредитные, письма-запросы, сопроводительные и др. (см. прил. 20—22 «Делопроизводство»).

Инструкционные (директивные) письма исходят из государственных или муниципальных органов вла­сти и управления и содержат, как правило, рекомен­дации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относят письма, содер­жащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предла­гаемых товаров, услуг.

Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой об­ращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) на­править предложения на поставку товара, ответы про­давцов, рекламации, ответы на рекламации, кредит­ные письма и т.п.

В рекламационных (претензионных) письмах орга­низации (предприятия) требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляют подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными парт­нерами используют кредитные письма (L/c — от англ. Letter of credit), в которых продавец просит предоста­вить гарантийное письмо от банка покупателя с номе­ром валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

В письмах-запросах организация (предприятие) про­сит разъяснить какой-либо факт или действие и побу­ждает фирму-контрагента (или государственную орга­низацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляют сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной доку­мент требует дополнительного пояснения.

Служебное письмо должно состоять из введения, доказательства и заключения. Во введении излагают причины и непосредственный повод, послуживший ос­нованием для составления письма. В доказательствах излагают историю вопроса, приводят доводы, факты, ссылки на законодательство, цифровые данные, делают количественные выводы. Заключение — главный логи­ческий элемент, в нем излагают основную мысль-просьбу, предложение, согласие, отказ и т. д.

Если доказательства предшествуют заключению, порядок изложения считается прямым; при обратном порядке изложения заключение предшествует доказа­тельству, объяснению. Обратный порядок изложения применяется в письмах вышестоящих организаций к подчиненным. Прямого порядка должны придержи­ваться составители писем в вышестоящие организации и различные по положению организации. В больших по объему письмах целесообразно придерживаться также прямого порядка изложения.

Тон письма должен быть корректным и деловым. Писать надо, отдавая предпочтение простым и распро­страненным предложениям, следует избегать неточно­сти, двусмысленности изложения, неправильного ис­пользования слов, терминов.

Согласно этикету, не следует начинать письмо с от­каза. Необходимо помнить, что сложные предложения смягчают впечатление от отказа.

Необходимо по возможности придерживаться прямого порядка слов в предложении: подлежащее предшествует сказуемому; определения должны стоять перед опреде­ляемыми словами; обстоятельства желательно распола­гать ближе к тем словам, от которых ставится вопрос.

Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки.

Для большинства деловых писем характерна повто­ряемость одних и тех же оборотов, освоив которые, можно составлять тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметь следующие ва­рианты обращения:

Уважаемый Валентин Петрович! Господин Зорин! Игорь Леонидович! Уважаемый г-н Корсик! Уважаемые господа!

Последнее обращение употребляется, когда неиз­вестны имена получателей письма.

Затем были бы уме­стны слова благодарности:

Мы были рады получить Ваше письмо:

Большое спасибо за факс от 05.06.2000.

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма.

Большинство писем продолжают далее словами:

В связи с...

Согласно контракту от... №...

Письма обычно заканчивают фразами:

Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.

Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей.

С уважением.

Окончательный вариант служебного письма (кото­рый печатают на бланках в 2 экземплярах), прежде чем поступить на подпись руководителю организации, предприятия (его заместителю), проходит стадию со­гласования. С этой целью должностные лица визируют (см. реквизит 25)второй экземпляр письма.

Письма по финансовым вопросам подписывает глав­ный бухгалтер.

Письма, дающие какие-либо гарантии и имеющие юридические и финансовые последствия, заверяют печатью организации.

После подписания служебное письмо направляют в канцелярию, где его регистрируют и ставят дату. Пер­вый экземпляр отправляют адресату, второй направ­ляют в дело.

Постскриптум. Постскриптум (от лат. postcriptum — после написанного) — это дополнительная ин­формация в конце письма, по каким-либо причинам не включенная в основной текст. Размещается всегда как заключительный структурный элемент письма с отсту­пом от предыдущего элемента в 2—4 межстрочных ин­тервала. Начало постскриптума обычно отмечается аб­бревиатурой P.S. При подготовке текста с помощью компьютера перекомпоновка текстовых блоков не представляет каких-либо затруднений, поэтому пост­скриптум редко встречается в деловой переписке и ис­пользуется скорее для того, чтобы лишний раз под­черкнуть наиболее важную деталь сообщения.

Поиск по сайту: